Monitor Księgowego 24/2006 z 20.12.2006 [dodatek: Monitor Księgowego, str. 85]
Data publikacji: 17.12.2006
1. Czy wypłacony chałupnikowi zwrot kosztów ustalony kwotowo podlega oskładkowaniu i opodatkowaniu
Zatrudniamy chałupnika. Oprócz wynagrodzenia obliczonego za wykonaną pracę dokonujemy zwrotu kosztów poniesionych przez chałupnika, takich jak zużycie energii elektrycznej, gazu, transportu, własnych narzędzi. Zwrot kosztów został określony w umowie kwotowo, w stałej ryczałtowej kwocie. Wypłaty te dokonywane są poza listą płac, ponieważ zgodnie z art. 12 ust. 5 ustawy o podatku dochodowych od osób fizycznych nie stanowią przychodu uzyskanego z pracy nakładczej. Czy postępujemy prawidłowo? Czy wypłacony chałupnikowi zwrot kosztów ustalony kwotowo podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu?
PROBLEM
RADA
Państwa postępowanie nie jest prawidłowe. Jeśli zwrot kosztów chałupnika nie następuje według rzeczywistych poniesionych kosztów, tylko jest dokonywany w formie ryczałtu (stałej ustalonej z góry wartości), to kwota zwrotu będzie stanowiła podstawę podatku i składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
UZASADNIENIE
Do przychodu osób wykonujących pracę nakładczą nie wlicza się wartości surowców i materiałów pomocniczych dostarczonych przez te osoby oraz zwrotu poniesionych przez nie kosztów z tytułu transportu, zużytej energii, opału, konserwacji maszyn i urządzeń. Koniecznym warunkiem w tym przypadku jest wypłacanie należności z tych tytułów w wyodrębnionej pozycji, a nie łącznie z wynagrodzeniem za wykonaną pracę. W Państwa sytuacji kwota zwrotu jest ustalona na stałym poziomie i nie odzwierciedla rzeczywistych kosztów poniesionych przez chałupnika.
Aby dla celów podatkowych kwoty zwrotu dodatkowych kosztów nie były traktowane jako przychód chałupnika, muszą odzwierciedlać rzeczywiste poniesione koszty. Oznacza to, że ustalone w umowie rekompensaty za koszty poniesione przez chałupnika w formie ryczałtu (stałej kwoty) nie będą korzystały ze zwolnienia podatkowego oraz składkowego.
Warto również dodać, że zasady zwrotu wykonawcy poniesionych przez niego kosztów elektryczności, gazu, wody, opału itd. przy świadczeniu pracy w lokalu chałupnika, jak też zapłaty z tytułu użytkowania, amortyzacji i konserwacji maszyn, urządzeń i narzędzi stanowiących własność chałupnika powinny być określone w umowie albo w zakładowym regulaminie pracy nakładczej.
Roszczenia wykonawcy wynikające z umowy o pracę nakładczą, a dotyczące zwrotu kosztów poniesionych przy wykonywaniu tej umowy, podlegają rozpoznaniu przez organy właściwe do rozpatrywania sporów o roszczenia pracowników ze stosunku pracy.
PRZYKŁAD
Pan Jan Kowalski zawarł umowę o świadczenie pracy nakładczej - szycie rękawic roboczych. Oprócz wynagrodzenia pan Jan będzie otrzymywał zwrot za zużycie własnych materiałów, nici, igieł. Zwrot będzie dokonywany po przedstawieniu rachunków zakupu tych materiałów. Ponadto pan Jan otrzyma zwrot za zużycie energii elektrycznej według załączonych faktur i koszty amortyzacji maszyny do szycia. Zasady zwrotu z tytułu amortyzacji maszyn będą dokonywane na podstawie regulaminu pracy nakładczej. W związku z tym, że zwrot będzie dokonywany według rzeczywistych kosztów poniesionych przez pana Jana, nie będzie stanowił przychodu. Tym samym kwoty te nie będą stanowiły podstawy naliczenia podatku i składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
• art. 12 pkt 5 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 217, poz. 1588
• § 12a, § 35 rozporządzenia Rady Ministrów z 31 grudnia 1975 r. w sprawie uprawnień pracowniczych osób wykonujących pracę nakładczą - Dz.U. z 1976 r. Nr 3, poz. 19; ost.zm. Dz.U. z 1996 r. Nr 60, poz. 280
Anna Sadowska
specjalista w zakresie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, Mazars Polska
POTRZEBUJESZ POMOCY?