Kiedy i w jakiej wysokości zaewidencjonować zaliczkę od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności

Prowadzimy hurtownię materiałów budowlanych. Sprzedaż odbywa się przede wszystkim na rzecz osób fizycznych nieprowadzących żadnej działalności gospodarczej. Do mniejszościowych klientów możemy zaliczyć firmy, tj. podmioty prowadzące działalność. Pytanie dotyczy ewidencji zaliczki od klienta będącego osobą fizyczną nieprowadzącą żadnej działalności. Otóż kiedy i w jakiej wysokości zaewidencjonować otrzymaną od takiego klienta zaliczkę na poczet sprzedaży materiałów budowlanych? Często zdarza się, że otrzymujemy zaliczkę, następnie zamawiamy towar, a klient może go odebrać dopiero kilka dni później, po uregulowaniu całej płatności. Kiedy zatem i w jakiej wysokości ewidencjonować zaliczki na kasie?