1. Jak przechowywać elektroniczne dane księgowe

Zgodnie z ustawą o rachunkowości przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych z użyciem komputera ochrona danych powinna polegać na:

l stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych

l tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych

l zapewnieniu ochrony programowej i organizacyjnej programów komputerowych i danych

l doborze stosownych środków ochrony technicznej i fizycznej (o których pisaliśmy w 10 numerze „BRIF”)

Ustawodawca pozostawia bardzo dużą dowolność w kształtowaniu procedur oraz zabezpieczeń, które mogą być dostosowane do specyficznych potrzeb firmy. Mechanizmy te powinny zostać określone w dokumencie jednostki nazwanym np. „Polityka zabezpieczenia techniczno-organizacyjnego zasobów informacyjnych i informatycznych”.

Na jakim nośniku przechowywać dane

Podstawowym obowiązkiem jednostki wynikającym z ustawy o rachunkowości jest stosowanie odpornych na zagrożenia nośników danych. Kierownik jednostki ma zadecydować o użyciu komputerowych nośników danych i procedur zapewniających trwałość zapisu. W przeciwnym razie należy się zastosować do wymogów art. 72 ust. 2 ustawy i wydrukować księgi rachunkowe w terminach przewidzianych w art. 13 ust. 6, czyli nie później niż na koniec roku obrotowego.

Niestety, ustawa o rachunkowości nie określa, jaki komputerowy nośnik może być uznany za wytrzymały i niezawodny. Wybór nośników zależy przede wszystkim od ważności gromadzonych danych oraz możliwości finansowych firmy.