7. Metody budowania systemów

BEATA OLEJNIK

W zasadzie wszystkie jednostki sektora finansów publicznych mają (albo powinny mieć) opracowany dokument obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych. Z praktyki wiadomo, że zawiera on opis dokumentów, jakie występują w jednostce, kto je podpisuje, itd. Najczęściej jednak po prostu dokument taki w jednostce istnieje i na tym kończy się jego rola. Zaglądają do niego kontrolerzy i sprawdzają, czy zawiera odniesienia do aktualnie obowiązujących aktów prawnych czy nie. Tymczasem instrukcje powinny spełniać rolę przewodnika po specyfice jednostki.

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, tak jak każda inna instrukcja, powinna zawierać taki zestaw informacji, który pozwoli osobie nowo zatrudnionej w jednostce, w pierwszym dniu pracy, z taką procedurą w ręku załatwić każdą sprawę, która nie wymaga ingerencji kierownictwa (patrz: delegacja uprawnień str. 33), w terminie właściwym dla danej sprawy.

W obiegu dokumentów bardzo istotnym elementem jest czas, w którym dany dokument przebędzie swoją drogę. Od tej szybkości zależy, czy np. zapłacimy fakturę w terminie i nie poniesiemy kosztów dodatkowych, itd. Równie istotne jest miejsce, do którego dotrze dokument i zawarta w nim informacja.