7. Przeprowadzanie, rozliczanie i dokumentowanie wyników inwentaryzacji - krok po kroku

Izabela Motowilczuk

W zależności od tego, jaką metodą jest przeprowadzana inwentaryzacja, różnie będą wyglądały kwestie związane z jej przygotowaniem, przeprowadzeniem i rozliczeniem. Różne też będą dokumenty wykorzystywane na poszczególnych etapach prac inwentaryzacyjnych.

7.1. Spis z natury

Jest to podstawowa metoda inwentaryzacji, która polega na:

● stwierdzeniu rzeczywistej ilości majątku pozostającego w posiadaniu jednostki (poprzez jego przeliczenie, zmierzenie, zważenie lub oszacowanie) i ujęciu wyników tych ustaleń w arkuszach spisu z natury,

● dokonaniu wyceny spisanych składników majątkowych i ustaleniu ich rzeczywistej wartości,

● porównaniu ilości i wartości składników majątkowych wynikających ze spisu z ilością i wartością ujętą w księgach rachunkowych,

● ustaleniu różnic inwentaryzacyjnych i wyjaśnieniu przyczyn ich powstania,

● zaewidencjonowaniu różnic w księgach rachunkowych i ich rozliczeniu.

7.1.1. Cel i istota spisu z natury

Istotą spisu z natury jest to, że komisja inwentaryzacyjna (bądź zespół spisowy) dokonuje przeliczenia składników majątkowych w miejscu ich użytkowania - tak jak je widzi. Tylko takie postępowanie gwarantuje, że wyniki spisu będą zgodne ze stanem rzeczywistym, a komisja będzie również w stanie:

● ocenić, czy majątek jednostki jest właściwie zabezpieczony przed zagarnięciem lub zniszczeniem i użytkowany zgodnie ze swoim przeznaczeniem, bądź też czy jednostka nie gromadzi zbędnych lub też nadmiernych zapasów magazynowych,

● przedstawić odpowiednie wnioski odnośnie do propozycji usprawnienia procedur gospodarowania majątkiem kierownikowi jednostki.

W związku z tym postępowanie spotykane czasami w różnych jednostkach, polegające na zastępowaniu rzetelnego spisu z natury - przepisaniem danych z ksiąg rachunkowych na arkusze spisowe - przeczy istocie tej inwentaryzacji i z racjonalnego punktu widzenia jest bezcelowe (nie spełnia żadnego zadania w prowadzeniu rachunkowości i gospodarki finansowej jednostki i ma na celu jedynie obejście prawa).