Dowody dotyczące rozliczania kosztów podróży służbowych

Do rozliczania kosztów podróży służbowych pracowników jednostek sfery publicznej służą następujące dokumenty:

● polecenie wyjazdu służbowego (rachunek kosztów podróży służbowej),

● wniosek o wypłatę zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowej,

● stosowane w przypadku podróży służbowych odbywanych zarówno pojazdami pracodawcy, pojazdami stanowiącymi własność pracowników, jak i pojazdami komunikacji publicznej.

Ponadto wykorzystuje się oświadczenia o korzystaniu z pojazdów prywatnych do celów służbowych, na podstawie których dokonuje się rozliczeń z tytułu korzystania z tych pojazdów przez pracowników do jazd lokalnych wykonywanych dla realizacji zadań służbowych.

1. Rozliczenie kosztów podróży służbowej

Do rozliczania kosztów podróży służbowych służy druk "Rachunek kosztów podróży" (dokument własny, wewnętrzny jednostki), który składa się z części:

● polecenia wyjazdu służbowego,

● wniosku o wypłatę zaliczki na pokrycie kosztów tej podróży i potwierdzenia jej odbioru,

● rachunku kosztów podróży służbowej.

"Polecenie wyjazdu służbowego" jest wystawione przez pracownika zajmującego się sprawami kadrowymi, na podstawie zlecenia pracodawcy (lub osoby przez niego upoważnionej), w jednym egzemplarzu. W dokumencie tym należy wpisać:

● numer polecenia (według zasad numerowania obowiązujących w jednostce, np. 223/06/2013 - oznacza 223 polecenie wydane od początku 2013 r., wystawione w czerwcu 2013 r.),

● datę wydania polecenia,

● imię, nazwisko, stanowisko służbowe (ewentualnie także numer legitymacji służbowej) delegowanego pracownika,

● miejscowość oddelegowania,

● czas oddelegowania (daty wyjazdu w podróż i powrotu po jej odbyciu),