Kontrola merytoryczna dowodów księgowych – zasady, praktyka, cyfryzacja

Wstęp

Każdy dokument księgowy, który stanowi podstawę do wypłaty środków z kasy lub rachunku bankowego jednostki sektora finansów publicznych, trzeba poddać kontroli merytorycznej. To kluczowy element systemu kontroli zarządczej – zapewniający, że wydatek jest uzasadniony, poniesiony zgodnie z prawem, zasadą celowości i gospodarności.

Mimo jednoznacznych wymogów prawnych obowiązek ten wciąż jest realizowany niewłaściwie. Kontrole prowadzone w jednostkach państwowych i samorządowych wielokrotnie wykazują nieprawidłowości, wynikające najczęściej z braku świadomości, jakie znaczenie ma kontrola merytoryczna i na czym rzeczywiście polega – w ujęciu zarówno wstępnym (ex ante), jak i następczym (ex post). Wskazówki zawarte w Poradniku porządkują zasady praktycznego stosowania kontroli merytorycznej w jednostkach.

Z Poradnika można dowiedzieć się m.in.:

• kto jest ostatecznie odpowiedzialny za wykonanie kontroli merytorycznej i dlaczego nie powinien jej wykonywać główny księgowy jednostki,
• kto odpowiada za wykonywanie kontroli merytorycznej w jednostkach organizacyjnych mających własną księgowość oraz obsługiwanych przez CUW,
• w jaki sposób kierownik jednostki może skutecznie delegować obowiązki z zakresu kontroli merytorycznej na pracowników merytorycznych,
• jaki jest zakres przedmiotowy kontroli merytorycznej dla większości dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych stosowanych w jednostkach,
• co należy zawrzeć w treści opisu merytorycznego dla różnych rodzajów dokumentów,
• czy kontrola merytoryczna ma obejmować 100% dowodów księgowych stanowiących podstawę wypłat, w tym listy płac i dowody dotyczące ZFŚS, czy też może być ograniczona do wybranych prób,
• na jakich dokumentach nie ma potrzeby zamieszczania opisu merytorycznego,
• jakie kroki należy podjąć w razie stwierdzenia błędów merytorycznych w dokumentach – czy należy unieważnić operację, czy wymóc na wykonawcy prawidłowe działanie, czy też wyeliminować dowód księgowy z obiegu,