Komentarz do KPA 2018 - Art. 72

1

[Utrwalanie pozostałych czynności] Ustawodawca w komentowanym art. 72 k.p.a. reguluje instytucję tzw. adnotacji. Czynności organu administracji publicznej, z których nie sporządza się protokołu, a które mają znaczenie dla sprawy lub toku postępowania, utrwala się w aktach w formie adnotacji podpisanej przez pracownika, który dokonał tych czynności.

Adnotacją jest krótka notatka służbowa, sporządzona przez pracownika organu administracji bez zachowania określonej szczególnej formy. Adnotacje dotyczą ustaleń bieżących, pomocnych przy rozpatrywaniu sprawy, jednakże nie dotyczą ustaleń, od których zależy lub może zależeć rozstrzygnięcie. Kodeks postępowania administracyjnego wymaga utrwalenia w formie adnotacji przyczyny odstąpienia od zasady zapewnienia stronom czynnego udziału w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwienia im wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań (art. 10 § 3 k.p.a.). Ponadto utrwalenia w formie protokołu lub adnotacji podpisanej przez stronę wymaga treść rozstrzygnięcia sprawy w sposób ustny oraz istotne motywy takiego rozstrzygnięcia (art. 14 § 2 k.p.a.). Pismo, którego przyjęcia odmawia adresat, powinno być zwrócone nadawcy z adnotacją doręczającego o odmowie przyjęcia pisma i datą odmowy. Pismo wraz z adnotacją włącza się do akt sprawy (art. 47 § 1 k.p.a.). Sporządza się również adnotację o milczącym załatwieniu sprawy, wskazując treść rozstrzygnięcia oraz jego podstawę prawną (art. 122e k.p.a.).