Rozliczanie miesięcznego ryczałtu samochodowego dla pracownika

Niektóre prace wymagają użytkowania przez pracownika samochodu lub innego środka transportu. Nie zawsze dysponuje nimi pracodawca. Trudne może być zapewnienie pojazdu pracownikowi, zwłaszcza w sytuacji regularnego przemieszczania się podczas wykonywania przez niego codziennych obowiązków. Pracodawca może zatem dokonywać zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika, związanych z używaniem prywatnych pojazdów w celach służbowych do jazd lokalnych. W artykule zostały omówione reguły obowiązujące w tym zakresie.

Część I. Przyznanie i wypłata ryczałtu

Kwota miesięcznego ryczałtu przyznanego pracownikowi w związku z używaniem do jazd lokalnych pojazdu prywatnego do celów służbowych nie jest uzależniona od wymiaru czasu pracy w danym miesiącu czy liczby dni kalendarzowych. Jest ona stała, jednak na jej wysokość mają wpływ nieobecności pracownika oraz fakt nieużywania pojazdu, o ile obejmuje to cały dzień roboczy.

Umowa o używanie pojazdu do celów służbowych

Na podstawie zawartej z pracownikiem umowy cywilnoprawnej pracodawca może rozliczać koszty użytkowania - do celów służbowych - prywatnego pojazdu (najczęściej samochodu osobowego, ale również motocykla czy motoroweru) w jazdach lokalnych (§ 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy; dalej: rozporządzenie w sprawie zwrotu kosztów używania pojazdów do celów służbowych).

Umowa zawarta między pracodawcą a pracownikiem dotyczy nie tylko rzeczywistego wykorzystania pojazdu prywatnego, ale również zapewnienia dyspozycyjności tego pojazdu w razie konieczności takich przejazdów. Należy pamiętać, że .