Prowadzenie nierzetelnej ewidencji księgowej w technice komputerowej

W jednostce budżetowej nie przestrzegano przepisów dotyczących obowiązku zamykania ksiąg rachunkowych prowadzonych techniką komputerową na koniec miesiąca oraz na koniec poszczególnych lat obrotowych. W dalszej częsci tekstu wskażemy, jakie konsekwencje i niebezpieczeństwa wiążą się z nieprzestrzeganiem przepisów dotyczących zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych w technice komputerowej.

OPIS NIEPRAWIDŁOWOŚCI: W jednostce budżetowej nie wykonano operacji zamknięcia miesiąca oraz zamknięcia wstępnego i trwałego ksiąg rachunkowych roku obrotowego (prowadzonych w technice komputerowej) za lata 2013-2016. W niezamkniętych księgach rachunkowych dokonywano zapisów na temat operacji gospodarczych z naruszeniem terminów księgowania (np. w roku 2016 wprowadzono po kilkadziesiąt zapisów do ksiąg rachunkowych roku 2013, 2014 i 2015, dotyczących powstania należności i zobowiązań, zbycia, nabycia i likwidacji środków trwałych, poniesienia nakładów inwestycyjnych), co spowodowało, że sprawozdania finansowe i budżetowe za lata 2013-2015 zawierały inne dane niż ujawnione w księgach rachunkowych według stanu na 31 grudnia 2016 r. Kierownik jednostki stwierdził, że nie wiedział nic o nieprawidłowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych, ponieważ za zadania z tego zakresu odpowiada główny księgowy. Główny księgowy natomiast wyjaśnił, że za powstanie nieprawidłowości odpowiada kierownik jednostki, który chciał zaoszczędzić środki na wydatki - w tym celu nie wyrażał przez kilka lat z rzędu zgody na opłacanie informatyka, który powinien wykonywać operację zamknięcia ksiąg rachunkowych. Główny księgowy nie odniósł się w wyjaśnieniach do faktu wprowadzania do ksiąg rachunkowych zapisów po upływie roku obrotowego, którego dotyczyły te księgi.