Przechowywanie informacji zawierających dane osobowe w placówkach oświatowych – z uwzględnieniem przepisów RODO

Placówka oświatowa, w związku z wykonywaną działalnością, gromadzi różnego rodzaju dokumenty zawierające dane osobowe swoich uczniów, ich rodziców, a także nauczycieli i pracowników niepedagogicznych. Wchodząc w posiadanie takich dokumentów, placówka staje się administratorem zamieszczonych w nich danych osobowych i ciążą na niej związane z tym obowiązki. Wyjaśniamy, jakie dane osobowe, w jakich dokumentach i na jakich zasadach mogą być przechowywane w placówkach oświatowych.

Zasady ogólne związane z przechowywaniem danych

Z art. 26 ust. 1 pkt 4 obowiązującej obecnie ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (dalej: ustawa o ochronie danych osobowych), administrator danych przetwarzający dane w placówce, dbając o ochronę interesów osób, których dane dotyczą, ma obowiązek zapewnić, aby dane te były przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

Zasadę tę podtrzymuje wchodzące w życie od 25 maja 2018 r. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO). Zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. e RODO, wszelkie informacje zawierające dane osobowe będą musiały być przez placówkę przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Dane osobowe będzie można przechowywać przez okres dłuższy, o ile będą one przetwarzane wyłącznie do celów:

• archiwalnych w interesie publicznym,
• badań naukowych lub historycznych, lub
• statystycznych

- z zastrzeżeniem że zostaną wdrożone odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy RODO w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą.