Czy pracodawca może zobowiązać pracownika do założenia profilu zaufanego

PROBLEM

Jesteśmy jednostką budżetową (szkołą) i od 1 lipca 2026 r. jesteśmy zobowiązani do wprowadzania umów i zamówień do Centralnego Rejestru Umów (CRU). Nasz pracownik nie może zalogować się do CRU za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a założenia profilu zaufanego odmówił. Jaki zapis powinien zatem znaleźć się w regulaminie pracy, z którego wynikałoby, że pracownik – w celu wykonywania obowiązków służbowych – powinien założyć profil zaufany?

RADA

Pracodawca nie może zobowiązać pracownika do wykorzystywania profilu zaufanego do celów służbowych ani żądać jego założenia. Może jedynie zwrócić się do pracownika z prośbą o dobrowolne założenie i wykorzystywanie profilu w tym celu.

UZASADNIENIE

Rolą pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi możliwości wykonywania pracy. Jeżeli zatem pracodawca oczekuje, że pracownik będzie w celach służbowych korzystał z dostępów elektronicznych, powinien sam taką możliwość zapewnić – między innymi poprzez sfinansowanie podpisu elektronicznego. Nie może natomiast zobowiązać pracownika do używania profilu zaufanego.

Stanowisko to potwierdza Rzecznik Praw Obywatelskich w piśmie z 29 kwietnia 2021 r. (sygn. VII.520.6.2020.MKS), wskazując, że: brak jest [...] konkretnego przepisu prawa mogącego być podstawą żądania przez pracodawcę założenia profilu zaufanego przez pracownika i wykorzystywania go w celach służbowych. Wykonanie takiego polecenia powinno być zatem dobrowolne i wymaga zgody pracownika. Brak zgody lub jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania pracownika ani powodować wobec niego jakichkolwiek negatywnych konsekwencji – w szczególności nie może uzasadniać odmowy zatrudnienia ani wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia (art. 22^1a § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy).

Podobny pogląd wyraża A. Kozłowska, wskazując, że: ze względów prawnych wykorzystanie profilu zaufanego przez pracownika w sprawach realizowanych na rzecz pracodawcy jest wysoce wątpliwe i wchodzi w grę wyłącznie wtedy, gdy pracownik wyrazi zgodę na wykorzystanie prywatnego profilu w celach służbowych – wówczas podstawą przetwarzania danych będzie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, ze wszelkimi konsekwencjami przetwarzania danych na podstawie zgody, a nie przepis prawa, jak ma to miejsce w przypadku podpisu kwalifikowanego (A. Kozłowska, Profil zaufany [w:] A. Prasal, E. Perłakowska, A. Kozłowska, Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją z uwzględnieniem e-doręczeń, 2025).

Takie samo stanowisko zajmuje Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych – organ nadzorczy właściwy w zakresie ochrony danych osobowych. Pracodawcy pozostaje zatem oparcie się wyłącznie na dobrowolności pracownika, co w praktyce organizacyjnej może rodzić istotne trudności.

Marek Rotkiewicz

prawnik specjalizujący się w prawie pracy, specjalista z zakresu kadr i zatrudnienia