Obowiązki skarbnika miasta w zakresie kontroli wstępnej dowodów księgowych

Kontrola w urzędzie miejskim wykazała, że dowody księgowe, będące podstawą dokonywania wypłat z rachunku bankowego urzędu, nie były sprawdzane pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym lub były poddawane nierzetelnej kontroli - a mimo to były zatwierdzane przez skarbnika miasta jak prawidłowe. Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły praktycznie wszystkich dowodów księgowych wytypowanych do kontroli i polegały m.in. na:

• braku opisu merytorycznego i podpisu pracownika odpowiedzialnego za wykonanie kontroli merytorycznej,
• zamieszczeniu opisów merytorycznych sprzecznych za stanem rzeczywistym (przeczących danym zawartym w samym opisywanym dowodzie księgowym lub umowie, na podstawie której jednostka zaciągnęła zobowiązanie),
• zamieszczaniu opisów merytorycznych przez dwóch różnych pracowników - o wzajemnie wykluczającej się treści (np. z jednego opisu na dowodzie wynikało, że zamówienie jest zwolnione z obowiązku stosowania prawa zamówień publicznych, a z drugiego, zamieszczonego poniżej na tym samym dowodzie, że zamówienia udzielono w trybie z wolnej ręki lub zapytania o cenę),
• braku podpisu pracownika odpowiedzialnego za wykonanie kontroli formalno-rachunkowej - lub potwierdzeniu wykonania tej kontroli dopiero po dokonaniu wydatku.