Czy podczas kontroli przestrzegania przepisów o minimalnym wynagrodzeniu inspektor pracy może żądać dodatkowych dokumentów

Mamy zawartą jedną umowę zlecenia na świadczenie usług marketingowych. Podczas kontroli przestrzegania przepisów o minimalnym wynagrodzeniu inspektor pracy zakwestionował przedstawioną przez nas liczbę godzin wykonanej usługi i zażądał szczegółowego wykazu czynności świadczonych przez wykonującego zlecenie. Czy naszym obowiązkiem jest prowadzenie takiej dokumentacji? - pyta Czytelnik z Koszalina.

Istnieje jedynie obowiązek potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Jeśli prowadzą Państwo dodatkowe listy lub wykazy, z których mógłby wynikać czas wykonywanych usług, inspektor pracy w trakcie kontroli przestrzegania przepisów o minimalnym wynagrodzeniu może zobowiązać Państwa do ich okazania.

W przypadku umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług wysokość wynagrodzenia powinna być ustalona w umowie w taki sposób, aby wysokość wynagrodzenia za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług nie była niższa niż wysokość minimalnej stawki godzinowej (13,70 zł w 2018 r.). W tym celu strony zawartej umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług powinny określić w jej treści sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Jeśli strony nie określą w umowie sposobu potwierdzania liczby godzin, przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia (art. 8b ust. 2 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).

W przypadku natomiast zawarcia umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług w formie ustnej wymagane jest, aby przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna przed rozpoczęciem wykonania zlecenia lub świadczenia usług potwierdziły przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi - w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej - ustalenia co do sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. W razie zaś braku takiego potwierdzenia przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia (art. 8b ust. 3 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).

Szczególna forma potwierdzenia liczby godzin zlecenia/wykonania usługi nie jest wymagana, a strony stosunku cywilnoprawnego nie są zobowiązane do prowadzenia typowej ewidencji czasu pracy wymaganej dla pracowników (osób świadczących pracę na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę). Strony umowy cywilnoprawnej w sposób dowolny mogą zrealizować nałożony na nich obowiązek. Nie jest zatem konieczne, aby zlecający lub wykonujący usługę szczegółowo ewidencjonował zakres wykonanych czynności, godziny wykonania usługi w poszczególnych dobach lub tygodniach. Dopuszczalne jest potwierdzanie liczby godziny zlecenia na fakturze, rachunku, poprzez złożenie pisemnego oświadczenia czy pisemnej miesięcznej ewidencji godzin.

Przykład

Zleceniobiorca, wykonywał umowę zlecenia przez 2 tygodnie. Za tę umowę wystawił zleceniodawcy rachunek. Na rachunku wskazał, że na wykonanie umowy zlecenia poświęcił 28 godzin. Takie postępowanie w zakresie prowadzenia ewidencji godzin pracy osób zatrudnionych na umowę zlecenia będzie prawidłowe.

Jednocześnie nie jest wykluczone prowadzenie przez zleceniodawcę/powierzającego wykonanie usługi lub zleceniobiorcę/wykonującego usługę szczegółowej ewidencji powierzonych czynności i zadań, raportowanie, rejestrowanie czasu wykonywania usług w systemie komputerowym bądź innym urządzeniu.

Przestrzeganie przepisów ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę podlega kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Inspektorzy pracy są upoważnieni nie tylko do swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń podmiotu kontrolowanego, ale również m.in. do:

• żądania od podmiotu kontrolowanego oraz od wszystkich pracowników lub osób, które są lub były zatrudnione, albo które wykonują lub wykonywały pracę na jego rzecz na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym osób wykonujących na własny rachunek działalność gospodarczą, pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą oraz wzywania i przesłuchiwania tych osób w związku z przeprowadzaną kontrolą;
• żądania przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy;
• sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego, ich przesłuchiwania i żądania oświadczeń w sprawie legalności zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej.

W związku z tym inspektor pracy przeprowadzający u Państwa kontrolę z zakresu przestrzegania przepisów ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę i wypłacania minimalnej stawki godzinowej jest uprawniony m.in. do:

• odbierania od zleceniobiorców i zleceniodawców wyjaśnień,
• przesłuchiwania zleceniobiorców/wykonujących usługę w charakterze świadków,
• analizowania treści zawartych umów cywilnoprawnych,
• sprawdzania rzetelności potwierdzania liczby godzin wykonanych usług, w tym porównywania tego potwierdzenia z inną dokumentacją, pod warunkiem że jest prowadzona w zakładzie (np. z raportami, wystawianym fakturami, logowaniami do systemu),
• analizowania wystawianych rachunków (w zakresie wysokości wypłaconego wynagrodzenia oraz terminu jego wypłaty).

Inspektorzy PIP nie mogą natomiast żądać od Państwa prowadzenia szczegółowej ewidencji czasu pracy zleceniobiorców lub wykonujących usługę. Taka ewidencja może być natomiast wymagana w przypadku podważenia przez inspektora pracy faktu zawarcia umowy cywilnoprawnej (w razie wystąpienia przesłanek zawarcia stosunku pracy) i zobowiązania Państwa do zawarcia w miejsce obowiązujących umów zlecenia - umów o pracę.

Podstawa prawna:

• art. 8a-8c ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 847; ost. zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 650),

• art. 23 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 623).

Beata Tofiluk

specjalista z zakresu prawa pracy