Gorące tematy dla biur rachunkowych

W publikacji zebrano kluczowe zagadnienia, z którymi na co dzień stykają się księgowi, doradcy podatkowi oraz właściciele biur rachunkowych. Zawarte w niej treści koncentrują się na najnowszych i najistotniejszych zmianach legislacyjnych oraz praktycznych problemach interpretacyjnych, w tym związanych z KSeF, nowymi uprawnieniami PIP czy zagadnieniami z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń.

1. Fakturowanie sprzedaży na rzecz podmiotów zagranicznych i przez podmioty zagraniczne w KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF ) służy do wystawiania dokumentów uznanych za faktury według ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). Dlatego nie wystawimy za pomocą tego systemu dokumentów wewnętrznych, np. faktur wewnętrznych, które są często sporządzane, aby rozliczyć transakcje zagraniczne, takie jak WNT czy import. Dokumenty te muszą być nadal wystawiane poza systemem.

1.1. Kiedy podmioty zagraniczne wystawiają faktury w KSeF

Wynikający z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF nie ma charakteru bezwzględnego, gdyż przepisami art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT określone są przypadki, których obowiązek ten nie dotyczy.

Tabela 1. Faktury niewystawiane za pomocą KSeF



Zatem podatnik zagraniczny, który jest zarejestrowany do VAT w Polsce, a nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności, nie jest zobowiązany, lecz uprawniony, do wystawiania i odbierania faktur w KSeF. Polski NIP nie zobowiązuje go do tego. Potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w piśmie z 27 maja 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-2.4012.153.2025.1.RST).

Należy pamiętać, że aby wystawiać faktury w KSeF, należy posiadać polski NIP. Wyjątkiem jest samofakturowanie WDT dokonywane przez zagranicznego podatnika z numerem VAT UE w imieniu polskiego podatnika.

1.1.1. Kiedy podmiot zagraniczny ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności i wystawia faktury w KSeF

Przepisy krajowe oraz unijne w zakresie VAT nie wprowadzają odrębnej definicji stałego miejsca prowadzenia działalności w związku z fakturowaniem. Dlatego dla potrzeb KSeF należy odpowiednio posiłkować się definicją wprowadzoną w celu ustalania miejsca świadczenia usług oraz w orzecznictwie TSUE.

Definicja stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium kraju, dla potrzeb określania miejsca świadczenia usług, została wskazana w rozporządzeniu wykonawczym Rady (UE) nr 282/2011 z 15 marca 2011 r. ustanawiającym środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej: rozporządzenie 282/2011).

Przy czym, zgodnie z art. 11 ust. 3 rozporządzenia 282/2011, fakt posiadania numeru identyfikacyjnego VAT nie jest wystarczający, by uznać, że podatnik posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Z perspektywy podatnika zagranicznego, w celu potwierdzenia jego obowiązku w zakresie wystawiania faktur ustrukturyzowanych, istotne jest zbadanie wyłącznie jednego przypadku, tj. czy podatnik ten posiada czynne stałe miejsce prowadzenia działalności.

Pojęcie „stałe miejsce prowadzenia działalności ” nie jest tożsame z pojęciem „zakład” stosowanym dla celów opodatkowania dochodów. Stwierdzenie istnienia zakładu nie implikuje automatycznie istnienia stałego miejsca prowadzenia działalności i vice versa. Również powiązania osobowe lub kapitałowe w relacjach między podatnikami nie powodują powstania stałego miejsce prowadzenia działalności.

Jak podkreśliło Ministerstwo Finansów w wydanych objaśnieniach podatkowych z 28 stycznia 2026 r., oceny przesłanek istnienia stałego miejsce prowadzenia działalności należy każdorazowo dokonywać w kontekście rzeczywistości gospodarczej i handlowej konkretnej sprawy, co stanowi podstawowe kryterium stosowania wspólnego systemu VAT.

Według MF stałe miejsce prowadzenia działalności istnieje, jeżeli łącznie spełnione są następujące przesłanki:

1) w miejscu tym znajduje się zaplecze personalne i techniczne usługodawcy,

Stałe miejsce prowadzenia działalności co do zasady nie będzie występować u podmiotu zagranicznego korzystającego z usług pracowników innej spółki, jeżeli ci pracownicy nie podlegają instrukcjom ani kontroli tego podmiotu zagranicznego, podmiot ten nie ma wpływu na ustalanie organizacji ich pracy, pracownicy nie mają prawa zawierania ani negocjowania kontraktów handlowych w sposób wiążący dla tego podmiotu zagranicznego. Wymienione przesłanki nie stanowią zamkniętego katalogu, jak również nie muszą być kumulatywnie spełnione w przedsiębiorstwie.

2) zaplecze to posiada strukturę, która umożliwia świadczenie usług,

Stałe miejsce prowadzenia działalności nie jest placówką wykonującą jedynie działalność o charakterze pomocniczym, taką jak rekrutacja pracowników czy zakup towarów i usług dla celów wykonywania działalności operacyjnej przez zagranicznego przedsiębiorcę, przyjmowanie zleceń, składanie zamówień, wsparcie kontroli (np. jakości).

3) miejsce, w którym znajduje się to zaplecze, charakteryzuje się stałością wystarczającą do świadczenia usług,

W przypadku gdy podmiot zagraniczny wykorzystuje znajdujące się w kraju zaplecze personalne i techniczne innego podmiotu, dla wypełnienia kryterium stałości przy ocenie istnienia stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej co do zasady konieczne jest:

• zawarcie umów o świadczeniu usług lub umów najmu dotyczących zaplecza technicznego i personalnego, które nie podlegają rozwiązaniu w krótkim czasie,
• posiadanie przez zagraniczny podmiot kontroli nad zapleczem personalnym i technicznym oraz
• dysponowanie nim w sposób porównywalny do sytuacji, w której zaplecze personalne i techniczne stanowiłoby „własność” zagranicznego podatnika.

1.2. Jak wystawiamy faktury podmiotom zagranicznym

Poza przypadkami wymienionymi przepisami art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT (zob. tabela 1) faktury, również na rzecz podmiotów zagranicznych, muszą być wystawiane przy użyciu KSeF, ale nie muszą być dostarczane za pomocą tego systemu.

Należy jednak zauważyć, że w sześciu sytuacjach, określonych przepisami art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani udostępniać faktury wystawione przy użyciu KSeF w sposób uzgodniony z nabywcą. Faktury te nie muszą być dostarczone w KSeF. Cztery przypadki dotyczą podmiotów zagranicznych. Będzie tak, gdy:

• miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego,
• nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,
• nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę,
• nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia SME, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT.

1.2.1. Jak ustalić, czy podatnik zagraniczny, któremu wystawiamy fakturę, ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności

Jak potwierdził Minister Finansów w wydanych objaśnieniach podatkowych, polski podatnik nie powinien być obligowany do prowadzenia skomplikowanych analiz w celu ustalenia istnienia stałego miejsce prowadzenia działalności swojego kontrahenta. W tym zakresie należy wymagać obiektywnych i jednoznacznych kryteriów, na podstawie których podatnik może stwierdzić, czy nabywca towarów lub usług ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności.

Z objaśnień tych wynika, że dla celów wystawiania faktur przykładowe kryteria, które powinien zastosować podatnik w celu ustalenia istnienia stałego miejsce prowadzenia działalności nabywcy towaru lub usługi oraz ewentualnego uczestnictwa tego stałego miejsca prowadzenia działalności w nabyciu towarów lub usług, mogą być następujące:

• w razie braku informacji pozwalających przeprowadzić analizę, czy nabywca (zagraniczny podatnik) posiada stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium Polski, podatnik może przyjąć, że taki nabywca nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski. W takim przypadku powinien udostępnić nabywcy z siedzibą poza Polską fakturę ustrukturyzowaną w sposób z nim uzgodniony, np. w formie papierowej;
• jeżeli nabywca (zagraniczny podatnik) złoży podatnikowi oświadczenie w zakresie posiadania stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski i ewentualnego uczestnictwa tego stałego miejsca prowadzenia działalności w nabyciu towaru lub usługi, podatnik powinien przyjąć stan zgodny ze złożonym oświadczeniem;
• jeżeli nabywca podaje dla celów transakcji NIP, pod którym jest zidentyfikowany w Polsce, i nie złoży podatnikowi oświadczenia o braku stałego miejsca prowadzenia działalności lub o braku uczestnictwa stałego miejsca prowadzenia działalności w nabyciu towarów lub usług, podatnik może założyć, że nabywca posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności i to miejsce uczestniczy w nabyciu świadczonych usług lub towarów. W takim przypadku podatnik nie ma obowiązku udostępniania nabywcy z siedzibą poza Polską faktury ustrukturyzowanej w uzgodniony z nim sposób.

1.2.2. Jakie dane powinna zawierać faktura wystawiona w KSeF dokumentująca dostawy towarów

Dane, jakie powinna zawierać faktura ustrukturyzowana wystawiona dla podmiotu zagranicznego, określa obowiązująca struktura FA(3), i zależy to od tego, co dokumentuje.

1.2.2.1. Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów

Faktura dokumentująca wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, wystawiona w KSeF, powinna zawierać:

• w danych sprzedawcy (Podmiot1) m.in. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (pole NIP), poprzedzony kodem PL (pole PrefiksPodatnika),
• w danych nabywcy (Podmiot2) m.in. numer, za pomocą którego nabywca towaru jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim (uzupełniamy pole NrVatUE zamiast NIP), oraz dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej, właściwy dla tego państwa członkowskiego (pole KodUE), a także
• w polu P_13_6_2 sumę wartości sprzedaży objętej stawką 0% (WDT),
• w polu P_12 (na poziomie wiersza faktury) wybieramy oznaczenie stawki podatku 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów: „0 WDT”.

1.2.2.2. Eksport towarów

Faktura dokumentująca eksport towarów, wystawiona w KSeF, powinna zawierać:

• w danych sprzedawcy (Podmiot1) m.in. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (pole NIP),
• w danych nabywcy (Podmiot2) m.in. identyfikator podatkowy, za pomocą którego nabywca towaru jest zidentyfikowany w swoim kraju, gdy posiada taki numer i jest on inny niż NIP oraz numer VAT UE (uzupełniamy pole NrID) albo wpisujemy „1” w polu BrakID, gdy nabywca nie posiada takiego numeru, a także
• w polu P_13_6_2 sumę wartości sprzedaży objętej stawką 0% (eksport),
• w polu P_12 (na poziomie wiersza faktury) wybieramy oznaczenie stawki podatku 0% dla eksportu towarów: „0 EX”.

1.2.3. Jak udostępniać fakturę wystawioną w KSeF

Fakturę wystawioną w KSeF możemy dostarczyć w dowolny sposób. Ustawodawca nie ingeruje w uzgadniany przez strony sposób udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Jak czytamy w wyjaśnieniach MF na temat dostarczania faktur podmiotom zagranicznym:

1.2.4. Jak stworzyć wizualizację faktury

Nie został wprowadzony jeden obowiązujący wzór wizualizacji e-Faktury, w przypadku przekazywania faktury nabywcy w sposób uzgodniony lub w sytuacji posługiwania się fakturą ustrukturyzowaną poza systemem.

Dostawcy aplikacji do wystawiania faktur mogą tworzyć własne wizualizacje, dostosowane do potrzeb swoich klientów.

O sposobie prezentacji poszczególnych danych na wizualizacji decyduje wystawca faktury. MF nie zaleca przesyłania do KSeF pliku XML zawierającego tylko podstawowe dane wymagane przepisami, przy jednoczesnym wskazywaniu wszystkich danych dodatkowych tylko na wizualizacji (np. terminów czy formy płatności, numeru rachunku bankowego czy dodatkowych informacji o przedmiocie transakcji).

Wizualizacja e-Faktury może zawierać informacje w języku obcym. Możliwe jest wystawienie faktury w języku polskim (tj. plik XML w języku polskim), a następnie jej zwizualizowanie w języku obcym lub np. zastosowanie wizualizacji w dwóch językach równocześnie. Kluczowe jest jednak, aby dane umieszczone na wizualizacji (w języku obcym) pod względem merytorycznym odpowiadały zawartości pliku XML faktury w języku polskim. Nie ma również przeszkód, aby plik XML faktury przesyłany do KSeF zawierał dane przygotowane w języku obcym.

1.2.5. Jak oznaczyć fakturę kodem QR

Posługiwanie się fakturą ustrukturyzowaną poza KSeF wymaga opatrzenia jej kodem QR (z odpowiednim napisem zawierającym numer KSeF faktury), a w przypadku faktur wystawianych w trybie offline i nieprzesłanych jeszcze do KSeF – dwoma kodami QR (z napisami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”).

Tabela 2. Jak oznaczyć wizualizację faktury kodami QR, które udostępniane są w KSeF

W przypadku gdy faktura jest przesyłana odbiorcy w formacie ustrukturyzowanych danych uniemożliwiających naniesienie tego kodu (linku lub kodu QR) bezpośrednio na fakturę, podatnik może wraz z tą fakturą przesłać odrębny:

• link/odrębne linki, razem z odpowiednimi oznaczeniami (w zależności od sytuacji: numer KSeF, napis „OFFLINE”, napis „CERTYFIKAT”),
• znak graficzny/odrębne znaki graficzne razem z odpowiednimi oznaczeniami (w zależności od sytuacji: numer KSeF, napis „OFFLINE”, napis „CERTYFIKAT”).

1.2.6. Jak udostępnić fakturę podmiotowi zagranicznemu w KSeF

Nie można wykluczyć sytuacji, gdy podmiot zagraniczny będzie chciał posiadać dostęp do faktury w KSeF. Jeśli ma nadany polski NIP, to nie będzie z tym problemu, gdyż zaloguje się jak każdy inny podatnik, jeżeli tylko posiada odpowiednie narzędzia.

Jeśli nie ma NIP, musimy mu udostępnić kod QR. Po zeskanowaniu kodu QR, przy użyciu smartfona, lub kliknięciu w link, każda osoba ma możliwość szybkiej i uproszczonej weryfikacji zgodności faktury z jej oryginalnymi danymi zawartymi w KSeF. Nie jest w tym przypadku wymagane uwierzytelnienie w systemie. Po zeskanowaniu kodu QR lub kliknięciu w link nastąpi odczyt informacji zawartych w kodzie i zostaną wyświetlone podstawowe dane identyfikujące tę fakturę wraz z informacją, czy dokument znajduje się w KSeF. W przypadku pozytywnej weryfikacji użytkownik zostanie poproszony o wskazanie danych dostępowych faktury. Po wprowadzeniu tych danych możliwe jest pobranie całej faktury.

Dostęp w KSeF do faktury wymaga podania:

• numeru faktury (wartość z pola P_2),
• identyfikatora podatkowego NIP lub innego identyfikatora nabywcy towarów lub usług albo informacji o braku identyfikatora,
• kwoty należności ogółem (wartość z pola P_15).

1.3. Czy podmiot zagraniczny może dokonywać samofakturowania w imieniu polskich podatników

Obowiązujące w Polsce oraz innych państwach członkowskich (a często również w państwach spoza UE) przepisy przewidują możliwość tzw. samofakturowania, tj. wystawiania faktur w imieniu i na rzecz podatnika przez podmiot nabywający towary lub usługi. W Polsce możliwość ta wynika z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT.

Z przepisów ustawy o VAT dotyczących obowiązkowego KSeF nie wynika wyłączenie obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF, gdy będą one wystawiane w ramach samofakturowania. W konsekwencji również w takich przypadkach faktury należy co do zasady wystawiać przy użyciu KSeF.

Nie dotyczy to jednak podatników zagranicznych. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, zwalnia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF w ramach samofakturowania, gdy podatnicy nie są zidentyfikowani na potrzeby tej czynności za pomocą polskiego NIP. Mogą to robić, gdy będą posiadali unijny numer VAT UE z innego kraju UE i będą samofakturować WDT.

Oceny istnienia obowiązku wystawienia faktury w ramach samofakturowania przy użyciu KSeF trzeba dokonać z punktu widzenia podatnika, w imieniu którego faktury są wystawiane, oraz statusu nabywcy.

W konsekwencji obowiązek wystawiania w ramach samofakturowania faktur przy użyciu KSeF przez nabywającego towary lub usługi:

• istnieje, jeżeli podatnikiem, w którego imieniu wystawiane są faktury, jest podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, a nabywca posiada polski NIP; gdy nabywca będzie podatnikiem VAT UE z innego kraju UE bez polskiego NIP, będzie mógł, ale nie musiał, wystawiać faktury w KSeF w ramach samofakturowania z tytułu WDT;
• nie istnieje, jeżeli podatnik, w imieniu którego wystawiane są faktury, nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju (ze względu na brzmienie art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT) lub posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę (ze względu na brzmienie art. 106ga ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT).

1.3.1. Jak wystawiać faktury w imieniu polskiego podatnika, gdy miejsce świadczenia znajduje się w innym państwie członkowskim UE

Należy jednak zauważyć, że polskie przepisy o wystawianiu faktur mają zastosowanie tylko w zakresie wynikającym z przepisów art. 106a ustawy o VAT. Według tych regulacji polskie przepisy o wystawianiu faktur mają zastosowanie, jeżeli:

• miejsce świadczenia dokumentowanej czynności znajduje się na terytorium innego państwa członkowskiego (np. usług, dla których miejsce świadczenia jest ustalane na podstawie art. 28b ustawy o VAT),
• osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towaru lub usługobiorca i
• faktura dokumentująca te czynności nie jest wystawiana przez tego usługobiorcę w imieniu i na rzecz polskiego podatnika w ramach tzw. samofakturowania (art. 106a pkt 2 lit. a ustawy o VAT).

Powoduje to, że polskie przepisy o wystawianiu faktur nie mają zastosowania do faktur dokumentujących czynności, których miejsce świadczenia znajduje się na terytorium innego państwa członkowskiego, jeżeli faktury te są wystawiane w ramach samofakturowania.

Oznacza to, że do takich faktur wystawionych przez podmiot z innego kraju UE nie mają również zastosowania przepisy określające obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF.

1.3.2. Jak nadać uprawnienia do samofakturowania podmiotom zagranicznym

Nadanie uprawnień do korzystania z KSeF w przypadku faktur wystawianych w ramach samofakturowania, jeśli nabywca wystawiający fakturę nie posługuje się polskim NIP na potrzeby wystawienia tych faktur, a posiada numer VAT UE, wymaga podania tego numeru oraz:

• nazwy nabywcy i jego adresu,
• danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego podmiotu uprawnionego i wyznaczonych z tego certyfikatu po zastosowaniu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256 w przypadku osoby fizycznej posługującej się tym certyfikatem albo
• danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej tego nabywcy, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256, gdy nabywca nie jest osobą fizyczną,
• danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podmiotu uprawnionego i wyznaczonych z tego certyfikatu po zastosowaniu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256 oraz nazwy i adresu podmiotu, do którego ten certyfikat należy, w przypadku gdy jest to inny podmiot niż nabywca.

Samofakturowanie w KSeF jest możliwe tylko wtedy, gdy zagraniczny nabywca posiada numer VAT UE nadany w swoim kraju. Nie jest natomiast możliwe w przypadku podatników spoza UE.

Jednocześnie zostało umożliwione uwierzytelnianie się w KSeF za pomocą kwalifikowanych pieczęci elektronicznych niezawierających numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika. Uwierzytelnienie oraz weryfikacja posiadanych uprawnień są możliwe po zgłoszeniu danych unikalnych identyfikujących tę pieczęć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w zawiadomieniu ZAW-FA.

W części I „Podręcznika KSeF” Ministerstwo Finansów przedstawiło następujący przykład takiego uwierzytelnienia:

1.4. Oznaczanie sprzedaży i zakupów zagranicznych w JPK_VAT

Od rozliczenia za luty 2026 r. podatnicy muszą ewidencjonowane dokumenty oznaczać nowymi kodami. Faktura wystawiona w KSeF musi być dodatkowo oznaczona numerem KSeF, jeśli na dzień złożenia JPK_VAT ma nadany ten numer.

Jeśli faktura zostanie wystawiona w trybie: offline24, awaria, niedostępność systemu, i na dzień złożenia JPK_VAT nie zostanie jej nadany numer KSeF, oznaczamy ją kodem:

• DI – w przypadku faktur wystawionych w trybie offline24 (art. 106nda ustawy o VAT) oraz w trakcie niedostępności systemu (art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT); po uzyskaniu numeru korygujemy JPK_VAT;
• OFF – w przypadku faktur wystawionych w trybie awarii, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT; po uzyskaniu numeru nie korygujemy JPK_VAT.

Do faktur wystawionych poza KSeF stosujemy kod BFK.

Gdy podstawą do rozliczenia WNT, importu usług, dostaw, dla których podatnikiem jest nabywca, jest faktura od kontrahenta, stosujemy kod BFK. Gdy rozliczamy VAT bez dokumentów od kontrahenta, wystawiając dokument wewnętrzny, stosujemy kody DI i WEW.

Podsumowując:

1. Podmioty zagraniczne, które nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, nie muszą wystawiać faktur przy użyciu KSeF. Mają jednak taką możliwość.

2. Faktury na rzecz podmiotów zagranicznych muszą być wystawiane w KSeF, ale nie muszą być dostarczane za pomocą tego systemu.

3. Oceny istnienia obowiązku wystawienia faktury w ramach samofakturowania przy użyciu KSeF trzeba będzie dokonywać z punktu widzenia podatnika, w imieniu którego faktury są wystawiane, i statusu nabywcy.

4. Faktury wystawiane w KSeF i udostępniane poza systemem należy oznaczyć kodem QR, a gdy zostaną udostępnione przed wysłaniem do KSeF – dwoma kodami.

2. Fikcyjne dokumenty księgowe – jak zgłosić fakturę scamową na koncie KSeF

Faktury na konto nabywcy w KSeF przydzielane są po jego numerze NIP. System nie sprawdza, czy jest on poprawny. Dlatego na naszym koncie mogą pojawić się faktury, które nie dokumentują dokonanych przez nas zakupów. Zasadniczo jest to zapewne wynikiem pomyłki, ale nie można wykluczyć celowego działania wystawcy. Takie faktury, nazwane przez Ministerstwo Finansów scamowymi, można zgłaszać temu ministerstwu. Dopóki jednak podatnik nie uwzględni ich w swoich rozliczeniach podatkowych, w szczególności nie odliczy wykazanego na nich VAT, nie poniesie z tego tytułu negatywnych konsekwencji podatkowych.

W celu zapewnienia przedsiębiorcom możliwości szybkiego zgłaszania faktu otrzymania faktury, w stosunku do której istnieje uzasadnione przypuszczenie, że jest ona np. wynikiem oszustwa – tzw. faktura scamowa – w API KSeF 2.0 został wprowadzony mechanizm pozwalający na automatyczne zgłoszenie takiego nadużycia administracji.

Poniżej krok po kroku przedstawiono sposób zgłoszenia faktury scamowej z poziomu konta w KSeF. Opis obejmuje kolejne etapy postępowania oraz wskazuje, jak prawidłowo przekazać zgłoszenie za pośrednictwem systemu.

Krok 1. Ustal, kto może zgłosić nadużycie

Nadużycie dotyczące faktury może zgłosić osoba lub podmiot, który posiada w KSeF uprawnienia do dostępu do faktur (np. nabywca lub jego pracownik).

Zgłoszenia nadużycia nie może natomiast dokonać sam sprzedawca lub osoba bądź podmiot uprawniony przez tego podatnika.

Krok 2. Ustal, kiedy trzeba zgłosić podejrzaną fakturę

Zgłoszenie nadużycia dotyczącego danej faktury jest możliwością, którą ma podatnik, a nie obowiązkiem – nie wynika z przepisów ustawy o VAT.

Decydując się na takie zgłoszenie, jak informuje MF, należy wziąć pod uwagę kilka przykładowych, obiektywnych przesłanek, których wystąpienie może prowadzić do podejrzenia oszustwa (zob. tabela 3).

Tabela 3. Przykładowe, obiektywne przesłanki, których spełnienie może prowadzić do podejrzenia oszustwa

Krok 3. Ustal, kiedy nie należy zgłaszać faktur

Jak informuje MF, nie należy zgłaszać do administracji skarbowej faktur:

• potwierdzających rzeczywisty przebieg transakcji, w związku z którymi strony transakcji toczą spór o kwotę, na którą faktura powinna być wystawiona, np. w związku z reklamacją lub nienależytym wykonaniem tej usługi; usługa nie służy do rozwiązywania konfliktów między stronami transakcji;
• w przypadku niezadowolenia z ogólnego poziomu współpracy z danym kontrahentem (poziomu obsługi, negatywnie rozpatrzonej reklamacji);
• gdy ma to na celu jedynie zakłócić pracę konkurencji.

Krok 4. Ustal, jak zgłosić fakturę scamową

W API KSeF 2.0 został wprowadzony mechanizm pozwalający na automatyczne zgłoszenie faktury scamowej.

Aby dokonać zgłoszenia, należy:

• zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0,
• przejść do zakładki „Faktury”, a następnie „Lista faktur”,
• wybrać konkretną fakturę i przejść do jej szczegółów,
• skorzystać z opcji „Zgłoszenie nadużycia”,
• wskazać powód zgłoszenia oraz uzupełnić uzasadnienie,
• potwierdzić wymagane oświadczenie,
• zatwierdzić zgłoszenie przyciskiem „Zgłoś”.

Wypełniając zgłoszenie, należy pamiętać, że:

• jedno zgłoszenie dotyczy jednej faktury; nie jest możliwe zbiorcze zgłoszenie nadużycia w stosunku do wielu faktur;
• jedna faktura może zostać zgłoszona jako nadużycie w różnych kontekstach (np. w kontekście nabywcy czy podmiotu trzeciego);
• zgłoszenie nadużycia dotyczącego faktury w danym kontekście (np. u nabywcy) nie wpływa na oznaczenie faktury jako zgłoszonej w innych kontekstach (np. u podmiotu trzeciego).

Krok 5. Poznaj zasady weryfikacji zgłoszenia

Administracja dokonuje analizy oraz weryfikacji dokonanych zgłoszeń. Podatnik, który dokonał zgłoszenia, po jego przesłaniu nie będzie jednak informowany o przebiegu procesu weryfikacji zasadności zgłoszenia przez administrację ani o tym, z jakim skutkiem taka weryfikacja się zakończyła.

Wycofania zgłoszenia o nadużyciu nie może natomiast dokonać sam sprzedawca lub osoba bądź podmiot uprawniony przez tego podatnika.

KSeF umożliwia sprawdzenie statusu operacji zgłoszenia nadużycia/wycofania zgłoszenia nadużycia dotyczącego faktury. System będzie zwracał informacje dotyczące zgłaszania lub wycofania zgłoszeń nadużyć dotyczących faktur. Obejmują one następujący zakres:

• aktualny status zgłoszenia faktury (czy jest zgłoszona, czy wycofano zgłoszenie),
• kiedy nastąpiła ostatnia zmiana zgłoszenia faktury (zgłoszenie lub wycofanie) lub – jeśli faktura nigdy nie została zgłoszona – informacja o braku zmian,
• uzasadnienie ostatniej zmiany (zgłoszenia lub wycofania).

Krok 6. Poznaj konsekwencje niezgłoszenia faktury

Podatnik nie ponosi negatywnych konsekwencji, gdy nie zgłosi faktury do MF. Poniesie konsekwencje, jeśli z takiej faktury odliczy VAT lub zaliczy ją do kosztów. Do niego należy decyzja, czy dokona zgłoszenia.

3. Korekty faktur ustrukturyzowanych oraz faktur offline

Od 1 lutego 2026 r. do wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz faktur w trybach offline stosujemy strukturę logiczną FA(3). W tym rozdziale przedstawiamy proces korygowania takich faktur wystawianych w formie elektronicznej przy zastosowaniu struktury logicznej FA(3).

3.1. Obowiązek wystawienia faktury korygującej – zasada ogólna

Obowiązek wystawienia faktury korygującej powstaje, gdy po wystawieniu pierwotnej faktury następują zdarzenia gospodarcze mające wpływ na jej treść lub zawiera ona błędy i konieczne jest wystawienie faktury korygującej.

Faktury korygujące są specyficznym rodzajem faktur. Wystawia się je w celu doprowadzenia faktury pierwotnej do stanu odpowiadającego rzeczywistości i udokumentowania ostatecznej wielkości sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym. Istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych, tak aby dokumentowały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 9 stycznia 2026 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.1178.2025.1.AJB).

Fakturę korygującą może wystawić jedynie podatnik, który wystawił fakturę pierwotną (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 18 listopada 2025 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.654.2025.2.MR).

3.2. Kiedy podatnik ma obowiązek wystawić fakturę korygującą

Z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT wynika, że podatnik wystawia fakturę korygującą w przypadku, gdy po wystawieniu faktury pierwotnej:

• podstawa opodatkowania lub kwota podatku uległa zmianie,
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT,
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Jeżeli zatem podatnik wystawił fakturę (w tym fakturę ustrukturyzowaną albo fakturę offline), po czym miały miejsce zdarzenia, o których mowa w art. 106j ust. 1 ustawy o VAT, to podatnik jest zobowiązany do jej skorygowania przez dokonanie korekty (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 18 listopada 2025 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.654.2025.2.MR).

Podkreślić należy, że prawo do wystawienia faktury korygującej jest uzależnione od ściśle wskazanych w ustawie o VAT sytuacji. Ustawodawca nie pozostawił podatnikowi swobody w tym zakresie. Uzależnił prawo do skorygowania pierwotnie wystawionych faktur od wystąpienia określonych zdarzeń (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 1 grudnia 2025 r., 0112-KDIL1-3.4012.711.2025.2.KK).

3.3. W jakich sytuacjach podatnik może wystawić korektę faktury obniżającą podstawę opodatkowania VAT

Podstawę opodatkowania obniża się o (art. 29a ust. 10 pkt 1–3 ustawy o VAT):

1) kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen,

2) wartość zwróconych towarów i opakowań,

3) zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło,

4) wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, które były wcześniej doliczone do podstawy opodatkowania VAT jako element ceny.

Każda z tych pozycji stanowi odrębną podstawę zmniejszenia podstawy opodatkowania (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 31 stycznia 2023 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.574.2022.2.HW).

Premia pieniężna

Wypłata kontrahentowi bonusu warunkowego (tzw. premii pieniężnej) z tytułu osiągnięcia określonej wielkości sprzedaży lub terminowości regulowania należności stanowi rabat zmniejszający podstawę opodatkowania i powinna być udokumentowana fakturą korygującą (zob. uchwała NSA z 25 czerwca 2012 r., sygn. akt I FPS 2/12; interpretacja ogólna Ministra Finansów z 27 listopada 2012 r., sygn. PT3/033/10/423/AEW/12/PT-618; interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 4 grudnia 2023 r., sygn. 0114-KDIP4-2.4012.576.2023.1.MC; interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 25 kwietnia 2025 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.227.2025.1.IK).

Zwrot towarów

Podstawą do obniżenia podstawy opodatkowania i wystawienia faktury korygującej jest także zwrot towarów. Należy jednak podkreślić, że dopiero po faktycznym zwrocie towaru możliwe jest wystawienie faktury korygującej (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 7 stycznia 2026 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.624.2025.1.AK).

Kaucja

Ustawa o VAT zawiera szczególne regulacje dotyczące:

• obrotu opakowaniami kaucjonowanymi „zwykłymi” (zob. art. 29a ust. 11, ust. 12, art. 106i ust. 5 ustawy o VAT) oraz
• kaucji pobieranej za opakowanie objęte systemem kaucyjnym (zob. art. 2 pkt 49a–52, art. 17b, art. 29a ust. 11a, ust. 12c, ust. 12d, art. 109 ust. 11ia, ust. 11ib, art. 145ka ustawy o VAT).

Ograniczmy się tutaj do wskazania, że wynikający z art. 29a ust. 12c ustawy o VAT obowiązek zwiększenia podstawy opodatkowania na ostatni dzień roku o różnicę w wartości kaucji nie spowoduje obowiązku wystawienia faktury korygującej (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 28 października 2025 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.597.2025.2.ICZ).

Z kolei, jak wynika z objaśnień podatkowych Ministerstwa Finansów z 29 sierpnia 2025 r. w zakresie zasad rozliczania na gruncie podatku od towarów i usług transakcji związanych z systemem kaucyjnym w rozumieniu art. 8 pkt 13a ustawy z 13 czerwca 2013 r. o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi:

Zwrot zaliczki

Należy pamiętać, że obowiązek korekty faktury zaliczkowej wywołuje zwrot zaliczki podlegającej opodatkowaniu, ale wyłącznie faktyczny zwrot zaliczki klientowi. Jeżeli po wystawieniu faktury zaliczkowej nie dojdzie do zwrotu zaliczki, to nie ma podstaw do wystawienia faktury korygującej (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 16 lutego 2026 r., sygn.0111-KDIB3-1.4012.953.2025.2.MG).

Pomyłki

Podstawą do wystawienia faktury korygującej są również pomyłki w stawce podatku, kwocie podatku, kwocie netto lub brutto (zarówno „in minus”, jak i „in plus”) oraz w jakiekolwiek innej pozycji faktury (np. w imieniu i nazwisku lub nazwie sprzedawcy lub nabywcy, adresie sprzedawcy lub nabywcy, nazwie towaru lub usługi).

3.4. Korekta błędu w danych sprzedawcy lub nabywcy

W przypadku konieczności korekty danych sprzedawcy lub nabywcy ważnymi elementami są sekcje Podmiot1K oraz Podmiot2K.

W sekcji Podmiot1K podaje się dane identyfikacyjne i adresowe sprzedawcy, jeśli uległy one zmianie choćby częściowo w stosunku do danych zawartych na fakturze pierwotnej.

W takim przypadku w Podmiot1K należy podać pełne dane sprzedawcy występujące na fakturze korygowanej (pierwotnej). Poprawne dane (po korekcie) należy umieścić natomiast w części Podmiot1 faktury korygującej.

Podmiot1K nie dotyczy przypadku korekty błędnego NIP występującego na fakturze pierwotnej – wówczas wymagana jest korekta faktury do wartości zerowych. Do wystawienia faktury z błędnym NIP może dojść wyłącznie w przypadku, gdy wystawca faktury posiadał uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu różnych podatników (tzn. posiadał uprawnienia do kilku kontekstów) i wystawił ją w kontekście podatnika, do którego posiadał uprawnienia, ale który faktycznie nie dokonał danej sprzedaży (sprzedaży dokonał inny podatnik, do którego wystawca faktury posiada uprawnienia).

W przypadku korekty danych nabywcy występującego jako Podmiot2 w sekcji Podmiot2K podaje się dane identyfikacyjne i adresowe nabywcy. Należy podać pełne dane tego podmiotu występujące na fakturze korygowanej (pierwotnej). Korekcie nie podlegają błędne numery identyfikujące nabywcę. W przypadku korygowania pozostałych danych nabywcy wskazany numer identyfikacyjny powinien być tożsamy z numerem w części Podmiot2 faktury korygującej.

W KSeF przewidziano możliwość podawania na fakturze danych więcej niż jednego nabywcy. Sekcja Podmiot2K może pojawić się wielokrotnie, m.in. w celu podania danych wielu nabywców występujących na fakturze pierwotnej.

Istotna jest możliwość powiązania danych nabywcy, po korekcie występujących w części Podmiot2, z danymi w stanie przed korektą w sekcjach Podmiot2K. W tym celu wprowadzono pole „IDNabywcy”. Jest to unikalny klucz powiązania danych nabywcy, stosowany na potrzeby wystawienia danej faktury korygującej. Pole występuje wyłącznie na fakturach korygujących, w których ulegają zmianie dane nabywcy (wypełniona sekcja Podmiot2K). Jest to dowolny unikalny ciąg znaków (maksymalnie 32 znaki).

Jeżeli chodzi o korektę danych nabywcy, to praktyka organów podatkowych wskazuje, że w przypadku:

• wystawienia faktury pomyłkowo na całkowicie innego nabywcę,
• pomyłki w numerze NIP nabywcy (tj. element Podmiot2),

– należy fakturę skorygować „do zera” i wystawić fakturę z prawidłowymi danymi – zob. „Podręcznik KSeF 2.0 część II” oraz broszurę informacyjną dotyczącą struktury logicznej FA(3).

Korygowanie pierwotnie wystawionej faktury sprzedaży z powodu wskazania na niej błędnych lub niepełnych danych faktycznego odbiorcy towarów i usług wskazanego jako Podmiot3 powinno nastąpić przez wystawienie faktury korygującej błędne lub niepełne dane. Nie trzeba jej korygować „do zera” i wystawiać nowej faktury. Takie stanowisko zajął Dyrektor KIS w interpretacji zmieniającej z 13 kwietnia 2026 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.1091.2025.3.JM). Więcej na ten temat piszemy w punkcie 3.21. Korekta w polu Podmiot3 – zmiana stanowiska Dyrektora KIS.

3.5. Korekta faktury „do zera” z powodu braku realizacji dostawy

Organy podatkowe akceptują możliwość skorygowania „do zera” faktury w drodze wystawienia faktury korygującej, w sytuacji gdy dostawa towaru lub usługi nie została zrealizowana (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 3 grudnia 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.771.2021.1.IK).

Nie jest natomiast możliwa korekta „do zera” faktury dokumentującej faktyczną dostawę (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 11 grudnia 2025 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.919.2025.2.AM). W tym przypadku należy wystawić fakturę korygującą z poprawnymi danymi (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 27 października 2025 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.558.2025.2.IK).

3.6. Wystawianie faktury korygującej z powodu błędów w załączniku

Jeżeli faktury ustrukturyzowane lub faktury wystawione w trybie offline (faktura offline24, faktura offline w przypadku niedostępności KSeF oraz faktura awaryjna) dotyczą czynności obejmujących bardzo dużą liczbę danych, podatnik może dołączyć do nich załącznik. Odnosi się to w szczególności do danych dotyczących jednostek miary, ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług oraz cen jednostkowych netto.

Załącznik stanowi integralną część faktury. Może zawierać wyłącznie dane wymienione w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT oraz dane ściśle z nimi powiązane. Takie dokumenty są określane jako faktury z załącznikiem.

Zasady wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem określają art. 106gba ustawy o VAT oraz rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Załącznik jest częścią pliku XML faktury. Stanowi więc jej integralną część. Do KSeF nie są przesyłane załączniki w postaci osobnych plików (np. w formatach .jpg lub .pdf).

W interesującym nas zakresie należy wskazać, że wystawienie faktury korygującej jest wymagane w przypadku:

• błędów w załączniku,
• konieczności uzupełnienia faktury o załącznik (jeśli podatnik pomyli się lub zapomni wypełnić element Zalacznik w strukturze FA danej faktury, musi wystawić fakturę korygującą i w ramach korekty wypełnić m.in. węzeł Zalacznik, którego pierwotnie nie uwzględnił).

Jeżeli podatnikowi odebrano możliwość wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem, to aby wystawić fakturę korygującą, musi on ponownie zgłosić zamiar wystawiania faktur z załącznikiem do Szefa KAS i uzyskać potwierdzenie tej możliwości.

3.7. Obowiązkowa forma faktury korygującej

Fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną można wystawić wyłącznie w postaci (zob. art. 106j ust. 4 ustawy o VAT):

• faktury ustrukturyzowanej albo
• faktury offline24.

Korekty faktury offline (wszystkich typów faktur wystawionych w ten sposób) można dokonać dopiero po przydzieleniu fakturze korygowanej (fakturze offline) numeru identyfikującego w KSeF (zob. art. 106nda ust. 12, art. 106nf ust. 12, art. 106nh ust. 4 ustawy o VAT).

Fakturę korygującą fakturę offline24 można alternatywnie wystawić w postaci faktury ustrukturyzowanej albo faktury w trybie offline24 (zob. „Podręcznik KSeF 2.0 część III”).

Ministerstwo Finansów przyjmuje, że fakturę korygującą można wystawić również w:

• trybie offline – niedostępność KSeF – lub
• trybie awaryjnym.

W obu przypadkach można to zrobić dopiero po przydzieleniu fakturze pierwotnej numeru KSeF.

3.8. Cechy charakterystyczne faktury korygującej w FA(3)

Faktura korygująca powinna zawierać (art. 106j ust. 2 ustawy o VAT):

1) numer kolejny oraz datę jej wystawienia;

2) numer identyfikujący w KSeF fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w KSeF;

3) informacje zawarte na fakturze, której dotyczy faktura korygująca, czyli:

a) dane określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–5 ustawy o VAT,

b) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;

4) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;

5) w przypadkach innych niż wskazane w pkt 4 – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Faktura korygująca może zawierać oznaczenie „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA” (zob. art. 106j ust. 2a pkt 1 ustawy o VAT). W przypadku faktur korygujących w postaci ustrukturyzowanej lub faktur offline wyrazy te nie są niezbędne, gdyż wzór struktury FA(3) wymaga wskazania rodzaju faktury. Struktura logiczna faktury ustrukturyzowanej FA(3) wymaga wskazania:

• „KOR” – w przypadku faktury korygującej, także w razie wystawienia faktury korygującej do faktury uproszczonej;
• „KOR_ZAL” – w przypadku faktury korygującej fakturę zaliczkową:

– dokumentującą otrzymanie zapłaty lub jej części przed dokonaniem czynności oraz

– w związku z art. 106f ust. 4 ustawy o VAT (chodzi tu o przypadek, gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę);

• „KOR_ROZ” – w przypadku faktury korygującej fakturę rozliczeniową wystawioną w związku z art. 106f ust. 3 ustawy o VAT. Taką fakturę wystawia się po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, jeżeli wcześniejsza faktura dokumentująca otrzymanie zapłaty przed dostawą towaru (wykonaniem usługi) nie obejmowała całej zapłaty.

Faktura korygująca może zawierać przyczynę korekty (zob. art. 106j ust. 2a pkt 2 ustawy o VAT). Jej wskazanie nie jest obowiązkowe także w przypadku faktur korygujących wystawianych w KSeF.

Wystawiając fakturę korygującą, warto zwrócić uwagę na pola struktury FA(3), charakterystyczne dla tego typu dokumentów. Należą do nich w szczególności pola:

• RodzajFaktury:

– „KOR” – oznaczenie wskazywane, jeżeli wystawiana jest faktura korygująca do faktury podstawowej lub uproszczonej,

– „KOR_ZAL” – oznaczenie wskazywane, jeśli wystawiana jest faktura korygująca do faktury zaliczkowej,

– „KOR_ROZ” – oznaczenie wskazywane w przypadku faktury korygującej do faktury rozliczającej;

• PrzyczynaKorekty, które pozwala na opisanie przyczyny wystawienia faktury korygującej (obecnie podawanie przyczyny korekty nie jest obowiązkowe);
• TypKorekty, w którym można podać typ skutku korekty w ewidencji VAT. Jest to pole nieobowiązkowe i może przyjmować jedną z trzech wartości:

– „1” – korekta skutkująca w dacie ujęcia faktury pierwotnej,

– „2” – korekta skutkująca w dacie wystawienia faktury korygującej,

– „3” – korekta skutkująca w dacie innej, w tym, gdy dla różnych pozycji faktury korygującej daty te są różne;

• NrFaKorygowany, w którym podaje się poprawny numer faktury korygowanej, w przypadku gdy przyczyną korekty jest błędny numer faktury korygowanej. Pole wypełniane jest w szczególnym przypadku, jeśli przyczyną korekty jest nadanie przez podatnika fakturze pierwotnej błędnego numeru (w takim przypadku błędny numer faktury podaje się na fakturze korygującej w polu NrFaKorygowanej);
• DaneFaKorygowanej – zawiera dane dotyczące faktury korygowanej (faktur korygowanych), m.in. numer faktury, numer KSeF faktury, datę wystawienia. Element ten może wystąpić wielokrotnie (do 50 000 razy), ponieważ jedną fakturą korygującą można korygować wiele faktur pierwotnych (tzw. korekty zbiorcze);
• P_15ZK – które można wypełnić w przypadku:

– korekt faktur zaliczkowych (pole zawiera kwotę zapłaty przed korektą),

– korekt faktur rozliczających (pole zawiera kwotę pozostałą do zapłaty przed korektą);

• KursWalutyZK, czyli kurs waluty stosowany do wyliczenia kwoty podatku w przypadkach, o których mowa w dziale VI ustawy o VAT przed korektą. Pole dedykowane jest dla faktur korygujących faktury zaliczkowe, wystawianych w walucie obcej (w przypadku korekt faktur podstawowych i rozliczających kursy walut przed korektą mogą być podawane na wierszach dotyczących stanu przed korektą).

3.9. Prezentowanie „różnic” w fakturach korygujących

Jeżeli faktura korygująca wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – powinna zawierać odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej (zob. art. 106j ust. 2 pkt 5 ustawy o VAT).

W fakturach korygujących kwoty zawarte w polach – w zależności od stawki VAT – P_13_1, P_14_1, P_14_1W; P_13_2, P_14_2, P_14_2W (itd.), P_15, czyli tzw. podsumowanie faktury obejmujące kwoty podstaw opodatkowania i podatku w podziale na stawki oraz kwotę należności ogółem, wypełniane są przez różnicę w stosunku do kwoty zawartej na fakturze pierwotnej.

Jest to ogólna zasada obowiązująca we wszystkich typach faktur korygujących. Może też dotyczyć np. korekty błędnie zafakturowanej wysokości otrzymanej zaliczki.

3.10. Procedura korekty w przypadku konieczności wystawienia kilku faktur korygujących do jednej faktury pierwotnej

Może zdarzyć się sytuacja, że podatnik wystawił fakturę pierwotną, następnie wystawił do niej fakturę korygującą podstawę opodatkowania i kwotę podatku, a po pewnym czasie kolejną fakturę korygującą podstawę opodatkowania i kwotę podatku. W przypadku wystawiania kolejnych faktur korygujących do faktury pierwotnej, skutkujących zmianą wartości podstawy opodatkowania i podatku, w sytuacji gdy wcześniejsza korekta już na te wartości wpływała, należy odnosić się zawsze do wartości uwzględniających wcześniej wystawioną fakturę korygującą. W sekcji DaneFaKorygowanej należy podać natomiast dane (m.in. numer KSeF, jeśli faktura pierwotna była wystawiona w KSeF, datę wystawienia) faktury pierwotnej. Na fakturze korygującej nie jest konieczne podawanie danych (numerów, dat wystawienia) wcześniej wystawionych faktur korygujących.

3.11. Dopuszczalne metody korygowania wierszy (pozycji) faktury

W przypadku korygowania danych kwotowych zawartych w poszczególnych pozycjach (wierszach) faktury, względnie pozycjach (wierszach) zamówienia faktury zaliczkowej, mogą być stosowane trzy metody:

1) korygowanie przez różnicę,

W takim przypadku jednemu wierszowi faktury korygowanej odpowiada jeden wiersz na fakturze korygującej. Kwota wynikająca z takiego wiersza jest kwotą różnicy w stosunku do wartości zawartej na fakturze pierwotnej. Przykładem takiego sposobu korygowania jest całkowity zwrot towaru, gdzie ujemna wartość wiersza zeruje wartość wykazaną na fakturze pierwotnej.

2) korygowanie z wykorzystaniem znacznika StanPrzed,

Metoda ta umożliwia czytelną prezentację danych dla każdego przypadku korekty. Zalecana jest szczególnie w sytuacji całkowitej zmiany stawki VAT lub zmiany kursów walut.

W takim przypadku jednemu wierszowi faktury korygowanej odpowiadają dwa wiersze faktury korygującej. Pierwszy z wierszy zawiera dane w stanie przed korektą i opatrywany jest znacznikiem StanPrzed. Jest to osobne pole w wierszu przyjmujące w takim przypadku wartość „1”. Drugi z wierszy zawiera prawidłowe dane po korekcie.

Na potrzeby obliczania kwot podsumowania wartość wiersza oznaczonego znacznikiem StanPrzed przyjmuje znak przeciwny (dodatnie wartości „stanu przed” są traktowane jako ujemne). Wiersze dla „stanu przed” i „stanu po” posiadają odrębną numerację.

3) korygowanie poprzez storna,

To metoda podobna do metody wykorzystującej znacznik StanPrzed, ale zamiast jego stosowania wiersz odnoszący się do stanu przed korektą prezentowany jest ze znakiem przeciwnym. Wiersz faktury pierwotnej (o wartości dodatniej) prezentowany jest na fakturze korygującej z wartością ujemną. W celu jej uzyskania prezentuje się ujemną ilość lub ujemną cenę jednostkową.

Wystawiając fakturę korygującą, podatnik może również wykorzystać pole „UU_ID” – uniwersalny unikalny numer wiersza faktury. Funkcjonalność tego pola umożliwia jednoznaczne powiązanie wiersza faktury korygującej z wierszem faktury korygowanej, pod warunkiem że numer ten nadawany jest wierszowi już na fakturze pierwotnej. Wykorzystanie tego pola umożliwia łatwe korygowanie np. błędu w nazwie towaru, zawartej na fakturze korygowanej, poprzez podanie w wierszu faktury korygującej m.in. tego numeru. Niezbędne jest zapewnienie unikalności numeru wiersza w ramach wszystkich faktur danego podatnika lub wszystkich faktur danego podatnika w danym systemie do fakturowania. Wykorzystanie tej funkcjonalności jest dobrowolne.

3.12. Zalecenia w przypadku wystawiania korekty faktur zaliczkowych i faktur rozliczających

W przypadku faktur korygujących faktury zaliczkowe oraz faktur korygujących faktury rozliczające zaleca się przedstawienie danych zarówno przed korektą, jak i po jej dokonaniu. Dotyczy to także sytuacji, gdy korekta nie zmienia wartości zamówienia, ale wpływa na wysokość podstawy opodatkowania lub kwotę podatku.

W przypadku faktury korygującej fakturę zaliczkową dane należy wykazać w części Zamowienie. Natomiast w przypadku faktury korygującej fakturę rozliczającą należy je zamieścić w części FaWiersz. Pozwala to potwierdzić, że wartość danej pozycji faktury nie uległa zmianie.

Dotyczy to np. sytuacji, gdy przyczyną korekty jest błędnie zafakturowana wartość zaliczki, mimo braku zmiany poszczególnych pozycji zamówienia. W polu P_15 należy wówczas wskazać kwotę różnicy wartości zaliczki w stosunku do faktury pierwotnej.

W fakturach zaliczkowych występuje pole WartoscZamowienia (wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku). Powinna ona odpowiadać sumie wartości brutto poszczególnych wierszy zamówienia. Jeśli faktura korygująca dotyczy korekty wartości zamówienia, pole to powinno zawierać prawidłową wartość zamówienia w stanie po korekcie, zatem powinno odpowiadać sumie wartości brutto poszczególnych wierszy zamówienia w stanie po korekcie.

3.13. Wystawianie zbiorczej faktury korygującej do faktur wystawionych w KSeF i poza KSeF

Struktura FA(3) zawiera m.in. element DaneFaKorygowanej. Dzięki budowie tego elementu możliwe jest wystawienie w KSeF zbiorczej faktury korygującej (np. w przypadku udzielenia rabatu do wszystkich dostaw w danym okresie), odnoszącej się jednocześnie do faktur pierwotnych wystawionych poza KSeF oraz faktur pierwotnych wystawionych przy użyciu KSeF. Wówczas element DaneFaKorygowanej jest wypełniany tyle razy, ile faktur pierwotnych jest korygowanych.

Schemat. Element DaneFaKorygowanej w strukturze logicznej FA(3)

Element DaneFaKorygowanej składa się z:

• pola DataWystFaKorygowanej – data wystawienia faktury korygowanej;
• pola NrFaKorygowanej – numer faktury korygowanej;
• sekwencji typu „choice” (wybór), w skład której wchodzi sekwencja złożona z pól:

– NrKSeF – znacznik faktury korygowanej wystawionej w KSeF,

– NrKSeFFaKorygowanej – numer identyfikujący fakturę korygowaną w KSeF,

– pole NrKSeFN – znacznik faktury korygowanej wystawionej poza KSeF.

W przypadku wystawienia faktury korygującej zbiorczej:

• wskazując dane faktury pierwotnej wystawionej poza KSeF, podatnik wypełnia pola DataWystFaKorygowanej, NrFaKorygowanej oraz wskazuje „1” w polu NrKSeFN (potwierdzając, że faktura pierwotna jest fakturą wystawioną poza KSeF);
• wskazując dane faktury pierwotnej wystawionej przy użyciu KSeF, podatnik wypełnia pola DataWystFaKorygowanej oraz NrFaKorygowanej. Dodatkowo w polu NrKSeF wskazuje „1”, potwierdzając, że faktura pierwotna jest fakturą wystawioną przy użyciu KSeF, oraz wypełnia pole NrKSeFFaKorygowanej.

Zakres pól wypełnianych w elemencie DaneFaKorygowanej zależy zatem od tego, czy wskazywane są dane faktury pierwotnej wystawionej w KSeF, czy poza KSeF. Możliwa jest sytuacja, w której jedna faktura korygująca zbiorcza będzie odnosiła się zarówno do faktur pierwotnych wystawionych w KSeF, jak i poza KSeF.

3.14. Wystawianie uproszczonych zbiorczych faktur korygujących

W KSeF możliwe jest wystawienie zbiorczej faktury korygującej. Można to zrobić zarówno dla faktur korygujących „in minus”, jak i faktur korygujących „in plus”. Uproszczenia w zakresie obowiązkowych elementów faktury występują jednak wyłącznie w przypadku wystawiania faktur korygujących „in minus”, czyli wówczas, gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny dotyczącej dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie (art. 106j ust. 3 ustawy o VAT). W takiej sytuacji podatnik może wystawić fakturę korygującą zbiorczą, która:

• zawiera dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust lub udzielana obniżka,
• może nie zawierać nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą – w przypadku gdy korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów i świadczonych usług.

Jeśli korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów i usług, podatnik:

• ujmuje kwotę korekty podstawy opodatkowania (ze znakiem „–”) i kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej w polach P_13_1, P_14_1, P_14_1W; P_13_2, P_14_2, P_14_2W (itp.),
• korektę kwot należności ogółem wynikających z faktur korygowanych wskazuje w polu P_15,
• stosuje w polu RodzajFaktury oznaczenie „KOR”,
• fakultatywnie uwzględnia przyczynę wystawienia faktury korygującej w polu PrzyczynaKorekty, np. „rabat 5% w związku z osiągnięciem progu dokonanych zakupów w II kwartale 2026 r.”,
• fakultatywnie może wskazać typ skutku korekty w ewidencji na cele podatku od towarów i usług w polu TypKorekty,
• wskazuje dane poszczególnych faktur korygowanych w elemencie DaneFaKorygowanej (element ten może wystąpić w strukturze do 50 000 razy),
• uwzględnia okres faktury korygowanej, do którego odnosi się udzielany opust lub udzielana obniżka, w polu OkresFaKorygowanej (pole tekstowe, które może przyjmować zarówno zakres dat, jak i opis tekstowy, dotyczy wyłącznie faktur korygujących, o których mowa w art. 106j ust. 3 ustawy o VAT),
• nie zawiera żadnych danych w części FaWiersz.

Jeżeli zbiorcza faktura korygująca dotyczy części dostaw towarów i świadczonych usług na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, powinna zawierać dodatkowo nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą w polu P_7 w części FaWiersz.

3.15. Termin wystawienia faktury korygującej

Przepisy ustawy o VAT nie określają terminu wystawienia faktury korygującej. Jednak w praktyce należałoby tego dokonać niezwłocznie po zaistnieniu podstawy do dokonania korekty faktury, np. zauważeniu pomyłki, udzieleniu rabatu potransakcyjnego, dokonaniu zwrotu towaru, dokonaniu zwrotu zaliczki, podwyższeniu ceny.

Faktura korygująca może być wystawiona do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego z faktury pierwotnej. Faktury korygującej nie można wystawić po przedawnieniu zobowiązania podatkowego za okres (tj. miesiąc albo kwartał), w którym była rozliczona faktura pierwotna (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 21 listopada 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-1.4012.680.2025.1.EW; wyrok WSA w Opolu z 11 grudnia 2019 r., sygn. akt I SA/Op 407/19).

3.16. Rozliczanie faktur korygujących – zasady ogólne

Faktury korygujące można podzielić na takie, które:

• powodują zmniejszenie podstawy opodatkowania (tzw. faktury korygujące „in minus”) oraz
• wywołują skutki odwrotne, tj. w wyniku ich wystawienia wartość podstawy opodatkowania ulega podwyższeniu (tzw. faktury korygujące „in plus”)

– zob. interpretacje indywidualne Dyrektora KIS z 4 lutego 2026 r., sygn. 0112 KDIL1-3.4012.833.2025.1.KM; z 26 stycznia 2026 r., sygn. 0114-KDIP4-2.4012. 858.2025.1.MŻA).

3.16.1. Rozliczanie faktur korygujących „in minus”

Od 1 lutego 2026 r. w przypadku rozliczania faktur korygujących „in minus” (zmniejszających podatek należny) ważna jest forma, w jakiej została wystawiona faktura korygująca.

Zasadą jest, że obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej (zob. art. 29a ust. 13 z zastrzeżeniem art. 29a ust. 13a–13c ustawy o VAT).

Jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą inną niż faktura ustrukturyzowana, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi (zob. art. 29a ust. 13a ustawy o VAT). Przepis ten ma zastosowanie do korekt faktur wystawionych w tradycyjnej postaci. Zatem jeżeli podatnik wystawi fakturę korygującą w postaci papierowej lub elektronicznej, a nie ustrukturyzowanej, to obniżenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku należnego dokonuje w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym otrzyma potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi.

3.16.1.1. Rozliczenie faktur korygujących „in minus” w postaci offline24, offline niedostępność KSeF lub awaryjnych

Jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą:

1) w postaci faktury offline24 lub faktury offline niedostępność KSeF na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 pkt 2–6 ustawy o VAT (np. firm zagranicznych i osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej), i udostępnił ją temu nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF,

2) w postaci faktury awaryjnej i udostępnił ją nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF

– obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, można dokonać w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik przesłał fakturę korygującą do KSeF (zob. art. 29a ust. 13b ustawy o VAT).

Jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury offline (wszystkie typy faktur offline) i udostępnił ją nabywcy przy użyciu KSeF, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik przesłał fakturę korygującą do KSeF (zob. art. 29a ust. 13c ustawy o VAT).

3.16.1.2. Rozliczenie faktur offline „in minus” dotyczących mediów

W kształtującej się praktyce organów podatkowych pojawił się pogląd dotyczący faktur korygujących zmniejszających, dokumentujących sprzedaż mediów takich jak energia elektryczna i gaz. Dotyczy on faktur wystawionych w trybie offline i udostępnionych nabywcom za pośrednictwem KSeF.

Zgodnie z tym stanowiskiem korekty należy dokonać w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik prześle fakturę korygującą do KSeF. Takie stanowisko zostało przedstawione m.in. w interpretacjach indywidualnych Dyrektora KIS z 4 lutego 2026 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.833.2025.1.KM) oraz z 19 lutego 2026 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.1108.2025.1.ALN).

3.16.1.3. Rozliczenie faktur korygujących pomyłki „in minus” w kwocie podatku

Zasady rozliczania faktur „in minus” opisane w punkcie 3.16.1 stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna (zob. art. 29a ust. 14 ustawy o VAT).

3.16.1.4. Rozliczenie faktur korygujących dotyczących sprzedaży zwolnionej oraz skont

Zasady rozliczania faktur „in minus” opisane w punkcie 3.16.1 nie odnoszą się do:

• faktur korygujących na minus faktury dokumentujące sprzedaż zwolnioną – takie korekty powinny być rozliczone przez sprzedawcę za okres, w który faktura korygująca zostanie wystawiona, bez względu na formę, w jakiej zostanie wystawiona,
• faktur korygujących wystawianych z tytułu skonta – takie korekty faktury powinny być rozliczone przez sprzedawcę za okres, w którym faktura korygująca zostanie wystawiona (bez względu na formę, w jakiej zostanie wystawiona).

3.16.1.5. Zasady rozliczania faktur korygujących „in minus” przez nabywcę

Zasady rozliczania faktur korygujących „in minus” przez nabywcę reguluje art. 86 ust. 19a ustawy o VAT (w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.). Zgodnie z tym przepisem w przypadku:

• obniżenia podstawy opodatkowania, o którym mowa w art. 29a ust. 13–13c ustawy o VAT, lub
• stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze, o którym mowa w art. 29a ust. 14 ustawy o VAT

– nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą. Jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego na fakturze, której dotyczy korekta, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.

3.16.2. Rozliczanie faktur korygujących „in plus”

Zasady rozliczania faktur korygujących „in plus” nie uległy zmianie w związku z wprowadzeniem obowiązkowych faktur ustrukturyzowanych wystawianych przy użyciu KSeF.

3.16.2.1. Rozliczenie faktur korygujących „in plus” u sprzedawcy

Jeśli podstawa opodatkowania uległa zwiększeniu, korekty tej podstawy dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania (art. 29a ust. 17 ustawy o VAT) – zob. interpretacje indywidualne Dyrektora KIS: z 14 stycznia 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.792.2025.4.AKR; z 9 stycznia 2026 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.1178.2025.1.AJB; z 3 grudnia 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.576.2025.4.JO.

Tabela 4. Przyczyny korekt „in plus” i moment rozliczenia faktury korygującej

Niekiedy sposób rozliczeń między podatnikiem a zamawiającym, określony w umowie, od początku przewiduje możliwość korekty wynagrodzenia. Wynika to z faktu, że jego pierwotna wysokość jest ustalana na podstawie planowanych kosztów, które są określane z wykorzystaniem budżetowanych stawek jednostkowych wskazanych w kosztorysach (formularzach cenowych).

Po wykonaniu usług wynagrodzenie jest weryfikowane na podstawie kosztów rzeczywiście poniesionych. Zamawiający dokonuje tej weryfikacji na podstawie rozliczenia sporządzonego przez spółkę oraz przedstawionej dokumentacji dotyczącej wykonanych usług. W rezultacie wysokość wynagrodzenia może zostać skorygowana.

W takim przypadku organy podatkowe przyjmują, że wystawione przez podatnika (sprzedawcę) faktury korygujące „in plus” powinny być ujęte dla potrzeb VAT „na bieżąco”. Wystawione faktury korygujące „in plus” należy zatem rozliczać w miesiącu, w którym zostały ustalone wszystkie elementy składające się na ostateczną wysokość wynagrodzenia, tj. w miesiącu, w którym zostały oszacowane poniesione rzeczywiste koszty świadczonej usługi. Nie ma przy tym znaczenia, czy i kiedy doszło do pisemnej akceptacji ostatecznej wysokości wynagrodzenia za cały zakres prac. Organy podatkowe przyjmują, że podpisanie protokołu końcowego finansowego rozliczenia prac nie jest momentem, w którym „zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania”. Ta sama zasada dotyczy przypadku korekt należnego wynagrodzenia „in plus” dokonywanego w trakcie trwania kontraktu (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 5 września 2024 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.403.2024.1.MC).

3.16.2.2. Rozliczenie faktur korygujących „in plus” u nabywcy

Przepisy ustawy o VAT nie regulują kwestii rozliczenia faktury korygującej zwiększającej podatek naliczony. Należy tu odpowiednio stosować zasady ogólne zawarte w art. 86 ust. 10–19 ustawy o VAT, jak to przyjmowano w dotychczasowej praktyce orzeczniczej (zob. interpretacje indywidualne Dyrektora KIS: z 8 grudnia 2025 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.702.2025.1.IK, oraz z 9 stycznia 2026 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.1178.2025.1.AJB).

3.17. Jak ustalić datę wystawienia lub otrzymania faktury korygującej w KSeF

Dla rozliczenia korekt faktur znaczenie ma data wystawienia lub data otrzymania faktury korygującej. W tabeli 5 pokazano, jak ustalać datę wystawienia i otrzymania faktury korygującej w KSeF.

Tabela 5. Zasady ustalania daty wystawienia i daty otrzymania faktury korygującej w KSeF

3.18. Postępowanie w przypadku otrzymania faktur korygujących, w których prawo do odliczenia VAT jest wyłączone

Podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem:

• spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ustawy o VAT, jak i
• niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Zatem podatnik nie może odliczyć VAT naliczonego z faktur, w tym z faktur korygujących, jeżeli zaistniały przesłanki negatywne wskazane w art. 88 ustawy o VAT (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 18 lutego 2026 r., sygn. 0114-KDIP4-2.4012.806.2025.2.WH).

Podatnik nie może odliczyć VAT naliczonego, jeżeli faktura:

• dokumentuje pomyłkowo sprzedaż opodatkowaną zamiast sprzedaży zwolnionej (zob. art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy o VAT),
• dokumentuje czynności, które nie zostały dokonane (zob. art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a ustawy o VAT) – zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 24 października 2025 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.559.2025.3.IK),
• została wystawiona w wyniku pomyłki sprzedawcy lub nadużycia polegającego na wystawieniu faktury np. w celu wymuszenia płatności (tzw. faktura scamowa).

Jeżeli taka sytuacja ma miejsce, a podatnik odliczył pomyłkowo z faktury pierwotnej podatek naliczony, to po otrzymaniu stosownej faktury korygującej „in minus” nie rozlicza tej korekty faktury. Powinien natomiast skorygować JPK_VAT za okres, w którym rozliczył fakturę pierwotną. Jeśli zaś z takiej faktury pierwotnej nie dokonał odliczenia podatku naliczonego, to nie rozlicza także faktury korygującej (nie musi zatem pomniejszać podatku naliczonego).

Okoliczności, które wyłączałyby prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 88 ustawy o VAT, nie zachodzą w sytuacji, gdy na fakturze pierwotnej:

• kwota podatku naliczonego została zawyżona wskutek zastosowania zawyżonej stawki VAT (np. 23% zamiast 8% lub 0%) – zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 18 lutego 2026 r., sygn. 0114-KDIP4-2.4012.806.2025.2.WH,
• zastosowano wyższy niż prawidłowy kurs walutowy stosowany do przeliczania podstawy opodatkowania oraz kwoty VAT na PLN (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 18 lutego 2026 r., sygn. 0114-KDIP4-2.4012.806.2025.2.WH).

W takich przypadkach korekty rozlicza się na zasadach ogólnych.

3.19. Faktury korygujące błędy inne niż „kwotowe” i ich wpływ na rozliczenia VAT

Fakturą korygującą powinny być korygowane również pozycje inne niż dotyczące pozycji kwotowych faktury. W takim przypadku faktury korygujące co do zasady nie wpłyną na rozliczenie VAT, ale od tej reguły są wyjątki.

Literówka w adresie nabywcy, nazwie towaru lub usługi, w rachunku bankowym i wystawienie z tego tytułu stosownej faktury korygującej nie powinny wpłynąć na rozliczenia podatku należnego lub podatku naliczonego.

W niektórych przypadkach błędy w „niekwotowych” pozycjach faktury mogą w sposób pośredni wpłynąć na rozliczenia podatkowe, zwłaszcza VAT przez nabywcę lub sprzedawcę. Przykładowo, jeżeli wskutek wskazania błędnej daty sprzedaży na fakturze podatnik rozliczył podatek należny w niewłaściwym okresie, to po skorygowaniu tego błędu w drodze faktury korygującej konieczne będzie wykazanie podatku należnego za właściwy okres (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 18 lutego 2026 r., sygn. 0114-KDIP4-2.4012.806.2025.2.WH).

3.20. Faktury korygujące „zerujące” faktury wystawione z niewłaściwym NIP nabywcy – nowe stanowisko MF

Po wprowadzeniu KSeF wykazanie na fakturze niewłaściwego numeru NIP nabywcy zobowiązuje sprzedawcę do wystawienia faktury korygującej tę fakturę „do zera”. Skoro są to korekty „in minus”, rozliczamy je na bieżąco, czy cofamy się do okresu, w którym wykazano fakturę pierwotną? Ministerstwo Finansów zajęło w tej sprawie korzystne dla podatników stanowisko, uznając, że taka korekta może być rozliczona w tym samym okresie co pierwotna faktura. Dzięki temu takie rozliczenie będzie neutralne finansowo.

3.20.1. Faktura korygująca „zerująca” – kiedy znajduje zastosowanie

W niektórych przypadkach konieczne jest wystawianie faktur korygujących „zerujących”.

Po wprowadzeniu KSeF, jeżeli dokonana przez podatnika sprzedaż udokumentowana została fakturą ustrukturyzowaną wystawioną ze wskazaniem niewłaściwego NIP nabywcy, konieczne jest wystawienie faktury korygującej „zerującej”.

Wystawianie faktur korygujących „zerujących” (oraz nowych faktur ze wskazaniem właściwego NIP nabywcy) jest w takich przypadkach konieczne. Nie ma technicznej możliwości skorygowania błędu we wskazaniu NIP nabywcy przez wystawienie „zwykłej” faktury korygującej.

Prawidłowość takiego sposobu postępowania potwierdziło Ministerstwo Finansów w informacji z 21 maja 2026 r. (dalej: pismo MF), odpowiadając na pytania dziennikarzy. Czytamy w niej, że:

3.20.2. Termin rozliczenia faktury korygującej „do zera”

Fakturę korygującą „in minus” rozliczamy co do zasady w miesiącu przesłania jej do KSeF, gdy na fakturze korygowanej był wykazany VAT (art. 29a ust. 13 i 13a ustawy o VAT). Czy zasada ta ma również zastosowanie do faktur „zerujących”, wystawionych z powodu wykazania błędnego NIP nabywcy? Przepisy nie wyłączają takich przypadków jak korekta „zerująca”. W powołanym piśmie MF uznało jednak, że wspomniane zasady nie mają zastosowania.

W dalszej części pisma MF wyjaśniło, że takie faktury korygujące powinny być przez podatników ujmowane w ewidencji VAT oraz plikach JPK_VAT wstecznie, tj. w miesiącu, w którym ujęta została faktura pierwotna zawierająca błędny NIP nabywcy. Również w tym okresie rozliczeniowym powinna zostać wykazana sprzedaż na podstawie nowych faktur wystawionych ze wskazaniem właściwego NIP nabywcy. Jak czytamy w piśmie MF:

3.20.3. Ewidencjonowanie korekty w JPK_V7

Korekta ewidencji VAT oraz plików JPK_V7 w związku z wystawieniem faktury „zerującej” i nowej faktury powinna być przez podatników dokonywana jednocześnie. Postępując w ten sposób, unikają ryzyka czasowego wystąpienia u nich podwójnego opodatkowania danej czynności. W takim bowiem przypadku – jak czytamy w piśmie MF:

Ministerstwo Finansów nie wskazało przy tym, na czym powinno polegać „wyeliminowanie faktury z rozliczenia za okres, w którym została pierwotnie wykazana”. Jak jednak można przeczytać w punkcie 2 ogólnych założeń dotyczących wypełniania części ewidencyjnej w strukturze JPK_V7M i JPK_V7K (założenia te stanowią część broszury informacyjnej dotyczącej struktury JPK_VAT z deklaracją):

Korekta w omawianych przypadkach w istocie nie wpływa na wysokość podatku należnego (ani naliczonego), a w konsekwencji należy jej dokonywać w taki właśnie sposób. Uznać jednak należy, że prawidłowy wpis powinien być dokonywany ze wskazaniem numerów (tj. numeru faktury oraz numeru identyfikującego fakturę w KSeF) faktury wystawionej z właściwym NIP nabywcy.

3.20.4. Wykazywanie błędnej faktury i faktury korygującej przed złożeniem JPK_V7

W omawianym piśmie Ministerstwo Finansów odniosło się do sytuacji, w której przesłany został już plik JPK_VAT z wykazaną sprzedażą udokumentowaną fakturą wystawioną ze wskazaniem niewłaściwego NIP nabywcy. Równie często jednak wystawienie faktury korygującej „zerującej” taką fakturę i wystawienie nowej faktury ze wskazaniem właściwego NIP nabywcy ma miejsce przed przesłaniem pliku JPK_VAT za dany miesiąc.

Zdaniem redakcji ewidencja VAT, a w konsekwencji pliki JPK_VAT, służą wykazywaniu danych pozwalających na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej (co wynika wprost z treści art. 109 ust. 3 ustawy o VAT), a nie wykazywaniu wszelkich wystawianych i otrzymywanych przez podatników dokumentów. Dlatego nie ma potrzeby wykazywania w niej dokumentów, które są zbędne z punktu widzenia wypełnienia obowiązku wskazania danych pozwalających na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej.

Jednocześnie w omawianym przypadku ma miejsce jedna tylko sprzedaż. Dlatego, zdaniem redakcji, nie ma powodu, aby we wskazanych przypadkach wymagać od podatników dokonywania w ewidencji VAT oraz w pliku JPK_VAT trzech odrębnych zapisów, tj. zapisu:

• dokonanego na podstawie faktury wystawionej ze wskazaniem niewłaściwego NIP nabywcy,
• korygującego ten zapis oraz
• dokonanego na podstawie faktury wystawionej ze wskazaniem prawidłowego NIP nabywcy.

Wystarczające jest dokonanie w takich przypadkach jednego tylko zapisu na podstawie faktury wystawionej ze wskazaniem prawidłowego NIP nabywcy. Za takim stanowiskiem przemawia również drugie zdanie pkt 2 ogólnych założeń dotyczących wypełniania części ewidencyjnej w strukturze JPK_V7M i JPK_V7K, gdzie czytamy:

3.20.5. Błędny NIP na fakturze a ryzyko uznania jej za pustą fakturę

Artykuł 108 ust. 1 ustawy o VAT stanowi, że w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty. Teoretycznie w omawianych przypadkach można rozważyć zastosowanie tego przepisu.

Jak jednak wskazało Ministerstwo Finansów we wskazanym piśmie:

Tym samym Ministerstwo Finansów de facto wskazuje, że w omawianych przypadkach organy podatkowe nie będą traktowały jednej z wystawianych przez podatników faktur jako takich, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, czyli tzw. pustych faktur.

Na zakończenie należy zwrócić uwagę na fakt, że cytowane pismo MF nie ma charakteru interpretacji ogólnej ani objaśnień podatkowych, a więc podatnicy nie są jego treścią chronieni. Jednak w praktyce jest w zasadzie pewne, że organy podatkowe będą interpretować przepisy zgodnie ze stanowiskiem zajętym przez Ministerstwo Finansów w powołanym piśmie.

3.21. Korekta w polu Podmiot3 – zmiana stanowiska Dyrektora KIS

Korekta faktury w polu Podmiot3 nie powoduje obowiązku wystawienia faktury korygującej „do zera”. Wystawca faktury nie musi też wykazywać tej korekty w pliku JPK. Prawidłowość takiego sposobu postępowania potwierdził Dyrektor KIS w interpretacji zmieniającej (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.1091.2025.3.JM).

Stan faktyczny

Gmina była zainteresowana potwierdzeniem sposobu oraz skutków skorygowania faktury wystawionej w ramach KSeF, w przypadku gdy na fakturze pierwotnej wystawionej przez gminę dla innej JST zostanie wykazany wprawdzie prawidłowy nabywca i jego NIP (jako podatnika VAT), ale w odniesieniu do jednostki odbierającej, tj. jednostki organizacyjnej JST wykazywanej jako podmiot trzeci zostanie podana błędna nazwa lub NIP (albo zarówno nazwa, jak i NIP) danej jednostki, nie zostanie wskazany NIP takiej jednostki albo w ogóle nie zostaną wskazane ani jej nazwa, ani NIP.

Stanowisko gminy

1. W przypadku gdy na fakturze wystawionej w KSeF przez gminę dla innej JST zostanie błędnie wskazana jednostka organizacyjna JST (jako podmiot trzeci), tj. błędnie zostanie podana jej nazwa lub NIP (stosowany przez nią jako płatnika PIT), albo w ogóle nie zostanie podany NIP tej jednostki, to jeśli faktura została wystawiona na prawidłowego nabywcę, wówczas w fakturze korygującej należy zmienić jedynie dane dotyczące nieprawidłowej nazwy lub NIP jednostki organizacyjnej JST lub uzupełnić ten NIP danej jednostki.

2. Biorąc pod uwagę, że na podstawie faktury korygującej zmianie ulegną jedynie dane jednostki organizacyjnej JST jako odbiorcy faktury, a nie nabywcy zafakturowanych towarów lub usług, taka faktura korygująca nie podlega odrębnemu wykazaniu w ewidencji prowadzonej przez gminę dla celów VAT. Faktura korygująca, o której mowa, winna być przechowywana jako dokument źródłowy wraz z fakturą pierwotną.

Zmiana stanowiska Dyrektora KIS

W pierwotnie wydanej interpretacji Dyrektor KIS uznał stanowisko gminy za nieprawidłowe. Po skierowaniu przez gminę sprawy do sądu zmienił zdanie i uznał, że stanowisko gminy jest prawidłowe.

Ostatecznie Dyrektor KIS potwierdził, że:

Zatem zgodnie z aktualnym podejściem wskazanym w tej interpretacji:

• w przypadku błędów dotyczących nabywcy (Podmiot2) – nadal właściwe jest dokonanie korekty poprzez „wyzerowanie” faktury i wystawienie nowego dokumentu,
• natomiast w sytuacji, gdy nieprawidłowości dotyczą wyłącznie odbiorcy faktury (Podmiot3) – wystarczające jest wystawienie faktury korygującej o charakterze formalnym, bez ingerencji w wartości wykazane na fakturze pierwotnej.

Zmiana ta odzwierciedla bardziej precyzyjne podejście do funkcji poszczególnych danych w strukturze faktury ustrukturyzowanej. Odbiorca faktury, jako podmiot niebędący stroną transakcji w sensie podatkowym, nie wpływa na podstawę opodatkowania, wysokość podatku ani prawa i obowiązki wynikające z przepisów ustawy o VAT.

Dyrektor KIS potwierdził również prawidłowość stanowiska gminy w sprawie okresu rozliczeniowego ujęcia faktury korygującej w ewidencji i JPK_VAT. W uzasadnieniu zmiany interpretacji Dyrektor KIS stwierdził, że:

Nowe stanowisko należy ocenić pozytywnie z punktu widzenia zasady proporcjonalności oraz efektywności obrotu gospodarczego. Odejście od obowiązku „zerowania” faktur w przypadku błędów o charakterze czysto formalnym prowadzi do:

• ograniczenia nadmiarowych operacji w systemie KSeF,
• zmniejszenia ryzyka powstawania błędów wtórnych,
• uproszczenia ewidencji i raportowania w zakresie JPK_V7.

W realiach funkcjonowania KSeF, gdzie każda faktura oraz jej korekta są rejestrowane i identyfikowane w systemie, redukcja zbędnych czynności ma szczególne znaczenie dla podmiotów o dużej skali działalności.

Zmiana interpretacji nie zwalnia jednak podatników z obowiązku dochowania należytej staranności przy kwalifikacji rodzaju błędu. Kluczowe znaczenie ma prawidłowe rozróżnienie pomiędzy danymi nabywcy a danymi odbiorcy. Błędna ocena w tym zakresie może skutkować zastosowaniem niewłaściwego trybu korekty, co w konsekwencji może rodzić ryzyka podatkowe, w tym w obszarze rozliczeń VAT.

4. Nowe uprawnienia PIP – co się zmieniło dla pracodawców

Od 8 lipca 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy uzyskała uprawnienia do wydawania decyzji administracyjnych o przekształceniu nieprawidłowo zawartych umów cywilnoprawnych w umowy o pracę. Wydanie takiej decyzji będzie jednak poprzedzone poleceniem usunięcia naruszeń dotyczących zawarcia nieprawidłowej umowy – jeżeli to nie nastąpi, dopiero wówczas zostanie wydana decyzja PIP. Pracodawcy przysługuje odwołanie do sądu od tej decyzji.

Nowelizacja ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy została uchwalona przez parlament 11 marca 2026 r. Prezydent podpisał ustawę 2 kwietnia br. i jednocześnie skierował ją w trybie kontroli następczej do Trybunału Konstytucyjnego. Nie wpływa to jednak na obowiązywanie nowelizacji, chyba że w przyszłości zakwestionowałby ją TK. Oznacza to, że przepisy nowelizacji weszły w życie 8 lipca 2026 r., z wyjątkiem części przepisów niezwiązanych z głównym przedmiotem nowelizacji (regulacje te weszły w życie 8 kwietnia 2026 r.).

4.1. Nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy

Nowelizacja ustawy o PIP wprowadza rozwiązania prawne zmierzające do wzmocnienia tej instytucji w celu bardziej efektywnego i skutecznego egzekwowania przestrzegania przepisów prawa pracy. Chodzi przede wszystkim o przeciwdziałanie zjawisku „obchodzenia” przepisów przez zastępowanie umów o pracę umowami cywilnoprawnymi lub faktycznego świadczenia pracy bez zawarcia jakiejkolwiek umowy.

4.1.1. Nieprawidłowo zawarta umowa cywilnoprawna a uprawnienia PIP

Nowe przepisy zakładają możliwość przekształcenia w formie decyzji umowy cywilnoprawnej (np. umowy zlecenia, umowy o dzieło) w umowę o pracę. Będzie się to jednak odbywało dwuetapowo.

W pierwszym kroku inspektor pracy wyda polecenie usunięcia naruszeń dotyczących funkcjonowania umowy cywilnoprawnej, jeżeli są spełnione warunki właściwe do zawarcia stosunku pracy. Zatem jeżeli dochodzi do faktycznego świadczenia pracy przez osobę za wynagrodzeniem w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę, to takie zatrudnienie, jeśli odbywa się w ramach umowy cywilnoprawnej, będzie mogło zostać zakwestionowane przez inspektora pracy. Jeżeli naruszenia nie zostaną usunięte, wówczas okręgowy inspektor pracy stwierdzi w drodze decyzji istnienie stosunku pracy. W takiej sytuacji, na podstawie ustaleń dokonanych w toku kontroli przez inspektora pracy, okręgowy inspektor pracy będzie zawiadamiał strony o wszczęciu postępowania zmierzającego do wydania decyzji o przekształceniu umowy (stroną postępowania będzie również pracownik).

Zatem w przypadku zakwestionowania umowy cywilnoprawnej łączącej strony będą one mogły ukształtować dotychczasowy stosunek cywilnoprawny – w zakresie jego treści lub sposobu realizacji – tak aby usunąć elementy charakterystyczne dla stosunku pracy oraz wyeliminować zarzuty niezgodności z przepisami prawa pracy. Inspektor pracy, wydając polecenie w tym zakresie (na piśmie w postaci papierowej lub elektronicznej), określi termin jego realizacji w taki sposób, żeby ocena wykonania polecenia w oparciu o całokształt okoliczności sprawy nastąpiła w trakcie trwania kontroli (art. 34 ust. 1c ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy w brzmieniu od 8 lipca 2026 r., dalej: ustawa o PIP po nowelizacji). Pozwoli to uniknąć sytuacji, w których możliwość realizacji polecenia po zakończeniu kontroli powodowałaby obowiązek przeprowadzenia rekontroli, aby ustalić, czy kontrolowany podmiot wykonał polecenie. Następnie inspektor pracy oceni prawidłowość realizacji wydanego polecenia. W przypadku oceny pozytywnej postępowanie zostanie zakończone. Ewentualna ocena negatywna będzie stanowiła podstawę do dalszych działań okręgowego inspektora pracy, tj. podjęcia postępowania administracyjnego albo wytoczenia powództwa o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy. Okręgowy inspektor pracy po stwierdzeniu, że praca była wykonywana w warunkach właściwych dla stosunku pracy, będzie mógł:

• wydać decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy lub
• skierować do właściwego sądu pracy powództwo o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy.

Gdy inspektor pracy stwierdza, że praca odbywa się w warunkach charakterystycznych dla etatu (podporządkowanie, określone miejsce i czas, osobiste świadczenie pracy), podejmuje konkretne kroki. Przedstawiono je w tabeli 6.

Tabela 6. Działania inspektora pracy w razie stwierdzenia nieprawidłowo zawartej umowy cywilnoprawnej

Uprawnienie w zakresie wydawania decyzji o przekształceniu umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę zostało przypisane do zadań okręgowego inspektora pracy. W konsekwencji także uprawnienie do wytaczania powództw czy wstępowania do postępowania w sprawach o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy będzie pozostawało w zakresie kompetencji okręgowego inspektora pracy (nie, jak dotychczas, inspektorów pracy). Ma to zapewnić większą wnikliwość przy analizowaniu sytuacji prawnej i faktycznej, niż gdyby dokonywał tego inspektor pracy przeprowadzający kontrolę.

Dla zapewnienia możliwości skutecznej kontroli inspektorom pracy poszerzono katalog podmiotów podlegających kontroli PIP. Czynnościom kontrolnym będą poddawani pracodawcy oraz niebędący pracodawcami przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne, na rzecz których jest, lub w okresie jednego roku poprzedzającego dzień podjęcia kontroli była, świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę prawną świadczenia tej pracy (art. 13 pkt 1 ustawy o PIP po nowelizacji). Wszczęcie przez okręgowego inspektora pracy postępowania zmierzającego do wydania decyzji o przekształceniu umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę przerywa bieg przedawnienia roszczeń pracowniczych dotyczących stosunku pracy. Po przerwaniu biegu termin przedawnienia biegnie na nowo od dnia uprawomocnienia się decyzji wydanej w tym postępowaniu albo od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu wydanego w wyniku wniesienia odwołania albo powództwa o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy (art. 33a ust. 8 ustawy o PIP po nowelizacji). Decyzja PIP stwierdzająca istnienie stosunku pracy jest wydawana na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej i powinna zawierać:

• oznaczenie organu PIP,
• datę wydania,
• oznaczenie strony lub stron decyzji,
• powołanie podstawy prawnej,
• rozstrzygnięcie,
• pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych,
• podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji.

Rozstrzygnięcie decyzji PIP stwierdzającej istnienie stosunku pracy powinno zawierać:

• oznaczenie stron umowy o pracę,
• rodzaj umowy o pracę,
• datę zawarcia umowy o pracę,
• rodzaj pracy,
• miejsce wykonywania pracy,
• wymiar czasu pracy,
• wysokość wynagrodzenia za pracę.

Wskazana decyzja PIP musi zawierać także uzasadnienie faktyczne i prawne, a przy jej wydawaniu uwzględni się stan faktyczny istniejący w czasie kontroli – od dnia jej rozpoczęcia. Jeżeli natomiast zgromadzony w sprawie materiał dowodowy nie pozwoli na ustalenie:

• rodzaju zawartej pomiędzy stronami umowy o pracę – w decyzji zostanie wskazana umowa na czas nieokreślony,
• miejsca wykonywania pracy – w decyzji zostanie wskazana siedziba pracodawcy,
• wymiaru czasu pracy – w decyzji zostanie wskazany pełny wymiar czasu pracy,
• wynagrodzenia za pracę – w decyzji zostanie wskazane minimalne wynagrodzenie za pracę.

Datą zawarcia umowy o pracę w przedstawionej sytuacji będzie data wydania decyzji przez okręgowego inspektora pracy. Jeżeli jednak pomiędzy datą rozpoczęcia kontroli a datą uprawomocnienia się decyzji dojdzie do rozwiązania umowy cywilnoprawnej z inicjatywy pracodawcy lub wypowiedzenia tej umowy przez pracodawcę albo zaprzestania faktycznego świadczenia pracy z inicjatywy pracodawcy, datą zawarcia umowy o pracę będzie data rozpoczęcia kontroli.

Decyzja PIP staje się wykonalna z dniem następującym po dniu, w którym upływa termin do wniesienia odwołania, jeżeli żadna ze stron nie wniosła odwołania, albo z dniem prawomocnego orzeczenia sądu lub z dniem nadania jej rygoru natychmiastowej wykonalności w przypadku sądowego postępowania odwoławczego.

4.1.2. Odwołanie od decyzji PIP

Od decyzji okręgowego inspektora pracy w zakresie stwierdzenia istnienia stosunku pracy stronie decyzji przysługuje odwołanie na zasadach określonych w ustawie z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (dalej: k.p.c.). Odwołanie można wnieść na piśmie za pośrednictwem okręgowego inspektora pracy, w terminie 1 miesiąca od dnia doręczenia decyzji, do sądu rejonowego (sądu pracy). Właściwy do rozpatrzenia sprawy jest sąd według miejsca świadczenia pracy określonego w decyzji okręgowego inspektora pracy.

Pełnomocnikiem okręgowego inspektora pracy w sprawach odwołań od decyzji stwierdzających istnienie stosunku pracy oraz od decyzji dotyczących interpretacji obok profesjonalnego pełnomocnika może być również pracownik PIP.

Odwołanie powinno zawierać oznaczenie zaskarżonej decyzji, zwięzłe przytoczenie zarzutów oraz wniosków, a także ich uzasadnienie oraz podpis odwołującego. Odwołujący jest zobowiązany powołać się w odwołaniu na wszystkie twierdzenia i dowody. Twierdzenia i dowody niepowołane w odwołaniu będą mogły być powoływane wyłącznie wtedy, gdy strona uprawdopodobni, że ich powołanie nie było wcześniej możliwe albo że potrzeba ich powołania wynikła później.

W przypadku gdy okręgowy inspektor pracy uzna odwołanie w całości za słuszne, będzie mógł zmienić lub uchylić zaskarżoną decyzję. W przeciwnym razie będzie miał obowiązek przekazać odwołanie niezwłocznie do sądu wraz z kompletnymi i uporządkowanymi aktami sprawy oraz ze swoim stanowiskiem w sprawie odwołania, niepóźniej niż w terminie 1 miesiąca od dnia jego wniesienia.

Sprawy dotyczące ustalenia istnienia stosunku pracy, które trafią do sądu, mogą zakończyć się w drodze ugody sądowej. Niedopuszczalne jest natomiast poddanie sporu pod rozstrzygnięcie sądu polubownego.

4.1.3. Postępowanie sądowe

Przyjęte rozwiązania dotyczące procedury sądowej w zakresie odwołania od decyzji PIP mają przeciwdziałać przewlekłości postępowań związanych z ustaleniem istnienia stosunku pracy. Sąd nie ma obowiązku przeprowadzać ponownie wszystkich czynności dowodowych, jakie zostały dokonane w toku kontroli czy postępowania administracyjnego prowadzonego przez PIP (sąd może powołać się na kodeksowe przesłanki oddalenia wniosku dowodowego). Dodatkowo sąd drugiej instancji może uchylić zaskarżony wyrok i przekazać sprawę do ponownego rozpoznania wyłącznie w razie nierozpoznania przez sąd pierwszej instancji istoty sprawy albo gdy wydanie wyroku będzie wymagało przeprowadzenia postępowania dowodowego w całości. Przepisy te mają zastosowanie zarówno do postępowania sądowego z odwołania od decyzji okręgowego inspektora pracy, jak i do postępowań z powództwa o ustalenie stosunku pracy.

Sąd ma możliwość wydania wyroku wstępnego co do istnienia stosunku pracy, gdy uzna, że wyniki dotychczasowego postępowania pozwalają na rozstrzygnięcie sprawy w tym zakresie. Wyrok taki będzie mógł zostać wydany, jeżeli sąd uzna, że takie warunki zostały spełnione na podstawie twierdzeń i dowodów zawartych w pozwie oraz odpowiedzi na pozew, jak i wówczas, gdy zostaną one spełnione dopiero po przeprowadzeniu dowodów na rozprawie. W takich przypadkach strony uzyskają rozstrzygnięcie kluczowego zagadnienia, tj. stwierdzenie przez sąd istnienia lub nieistnienia stosunku pracy, bez konieczności oczekiwania na rozstrzygnięcie pozostałych zagadnień objętych sporem i dotyczących treści stosunku pracy. Uzupełnieniem tej regulacji jest także możliwość wydawania wyroków częściowych, gdy sąd uzna, że wyniki dotychczasowego postępowania pozwalają na rozstrzygnięcie sprawy nie tylko w zakresie samego istnienia stosunku pracy, ale również w zakresie niektórych elementów dotyczących treści tego stosunku.

Dla przyspieszenia postępowań sądowych spraw o ustalenie istnienia i treści stosunku pracy kluczowe znaczenie ma wprowadzenie przepisu, zgodnie z którym w terminie 1 miesiąca zostanie wyznaczony przez sąd pierwszej instancji termin posiedzenia do rozpoznania sprawy. Termin ten ma charakter instrukcyjny, niemniej jednak jego wprowadzenie niewątpliwie przyczyni się do zdynamizowania rozpoznawania takich spraw, w szczególności w związku z wprowadzeniem możliwości ich rozpoznania na posiedzeniu niejawnym. Koncentracji twierdzeń i dowodów już na wstępnym etapie postępowania sprzyja natomiast obowiązek powołania wszystkich takich twierdzeń i dowodów w odwołaniu od decyzji lub w odpowiedzi na odwołanie. Twierdzenia i dowody niepowołane na tym etapie mogą być powoływane wyłącznie wtedy, gdy strona uprawdopodobni, że ich powołanie nie było wcześniej możliwe albo że potrzeba ich powołania wynikła później.

W celu uniknięcia odwetowego rozwiązania umowy (z uwagi na ustalenie stosunku pracy decyzją PIP) procedura cywilna przewiduje specyficzną formę zabezpieczenia dla pracownika. Zmiana w tym zakresie zakłada, że w przypadku wytoczenia powództwa o ustalenie stosunku pracy lub odwołania od decyzji okręgowego inspektora pracy sąd może nałożyć na drugą stronę obowiązek przestrzegania rygorów ochronnych wynikających z prawa pracy. Niezależnie od nazwy widniejącej na umowie do jej wypowiedzenia lub rozwiązania w trakcie obowiązywania zabezpieczenia są zatem stosowane przepisy prawa pracy dotyczące ochrony przed wypowiedzeniem (m.in. obowiązek uzasadnienia wypowiedzenia czy konsultacji związkowej). Wniosek o udzielenie powyższego zabezpieczenia podlega rozpoznaniu bezzwłocznie, niepóźniej jednak niż w terminie 3 dni od dnia jego wpływu do sądu.

Sąd pracy jest uprawniony do oddalenia odwołania, jeżeli nie będzie podstaw do jego uwzględnienia. W przypadku uwzględnienia odwołania sąd uchyli lub zmieni w całości bądź w części zaskarżoną decyzję okręgowego inspektora pracy i orzeknie co do istoty sprawy. Sąd drugiej instancji, uchylając wyrok i poprzedzającą go decyzję okręgowego inspektora pracy, może przekazać sprawę do ponownego rozpoznania okręgowemu inspektorowi pracy, który wydał decyzję.

Do postępowań sądowych wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie nowelizacji, w których PIP wniosła powództwo o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy, należy stosować przepisy k.p.c. w brzmieniu obowiązującym przed dniem wejścia w życie omawianej nowelizacji.

4.1.4. Skutki decyzji PIP

Decyzja o stwierdzeniu istnienia stosunku pracy, jeżeli zawarto umowę cywilnoprawną, od dnia jej wydania wywołuje skutki prawne, jakie wiążą się ze stwierdzeniem istnienia stosunku pracy na gruncie przepisów prawa pracy, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz obowiązkowych wpłat na fundusze (np. Fundusz Pracy, FGŚP). Oznacza to, że stosunek pracy stwierdzany w decyzji będzie istniał od dnia jej wydania przez okręgowego inspektora pracy. W ograniczonym zakresie, tj. dotyczącym wyłącznie powszechnej i szczególnej ochrony pracowników przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę, i tylko wobec pracowników, z którymi pracodawca ze swojej inicjatywy zakończył współpracę po rozpoczęciu kontroli a przed uprawomocnieniem się decyzji, stosunek pracy obowiązuje ze skutkiem od dnia wszczęcia kontroli. W takim przypadku pracownik, którego stosunek pracy został stwierdzony w decyzji, a którego umowa została rozwiązania lub wypowiedziana z naruszeniem przepisów prawa pracy przed dniem uprawomocnienia się tej decyzji, ale już po rozpoczęciu kontroli, ma roszczenie o przywrócenie do pracy bądź zaskarżenie wypowiedzenia na zasadach określonych w ustawie z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, dalej: k.p. (terminy na wniesienie do sądu pracy roszczeń związanych z wadliwym rozwiązaniem stosunku pracy rozpoczną bieg od dnia, w którym decyzja stała się prawomocna).

Postępowanie sądowe pozostaje jedyną drogą umożliwiającą uzyskanie skutków wstecznych w zakresie przekształcenia stosunku cywilnoprawnego w stosunek pracy.

Decyzja PIP staje się wykonalna z dniem następującym po dniu, w którym upływa termin na wniesienie odwołania, o ile żadna ze stron nie wniosła odwołania, albo z dniem prawomocnego orzeczenia sądu, albo z dniem nadania jej rygoru natychmiastowej wykonalności. Rygor taki jest nadawany jedynie w sprawach dotyczących osób objętych szczególną ochroną pracowników przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę. Na postanowienie nadające decyzji rygor natychmiastowej wykonalności stronie przysługuje zażalenie na zasadach określonych w k.p.c. Decyzja nie obowiązuje z mocą wsteczną.

Podmiot kontrolowany, do którego została skierowana decyzja, jest zobowiązany do poinformowania, na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o jej realizacji odpowiedniego organu PIP z upływem terminów określonych w decyzji lub po jej uprawomocnieniu.

Przekazanie do sądu powszechnego odwołania od decyzji PIP albo powództwa o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy skutkuje zawieszeniem biegu terminu przedawnienia należności podatkowych (art. 70 § 6 pkt 3a–3b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa). Bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego ulega zawieszeniu na czas trwania postępowania sądowego.

Decyzja PIP wywiera także wpływ na bieg terminu przedawnienia należności z tytułu składek ZUS. Ulegnie on zawieszeniu od dnia wniesienia odwołania od tej decyzji do dnia, w którym decyzja ta stała się ostateczna, a w przypadku wniesienia odwołania do sądu – do dnia, w którym orzeczenie sądu stało się prawomocne.

Natomiast za podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika (wobec którego decyzją PIP stwierdzono istnienie stosunku pracy) jest przyjmowana kwota wykazana z tytułu zakwestionowanego (art. 6 ust. 1 pkt 4 albo 5 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, dalej: ustawa systemowa), w okresie od dnia wydania decyzji do dnia, w którym stała się ona ostateczna, a w przypadku wniesienia odwołania do sądu – do dnia, w którym orzeczenie stało się prawomocne. Korzystne z punktu widzenia ubezpieczonego jest to, że składki opłacone za osobę zgłoszoną do ubezpieczeń społecznych z tytułu zakwestionowanego (art. 6 ust. 1 pkt 4 albo 5 ustawy systemowej), wobec której wydano decyzję PIP (stwierdzającą istnienie stosunku pracy), ZUS uzna za opłacone na poczet należności z tytułu pracowniczego.

4.1.5. Przekształcenie umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę przez PIP – procedura krok po kroku

Od 8 lipca 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy uzyskała prawo przekształcenia umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę w wyniku decyzji administracyjnej. Pracodawca może jednak zakwestionować taką decyzję na drodze sądowej. Poniżej przedstawiono procedurę postępowania PIP w tym zakresie.

Krok 1. Kontrola i sprawdzanie cech stosunku pracy

Inspektor pracy podczas kontroli w pierwszej kolejności będzie sprawdzał, czy faktyczny sposób wykonywania pracy przez zleceniobiorcę lub kontrahenta B2B spełnia warunki właściwe dla stosunku pracy wynikające z art. 22 k.p.

Kluczowe elementy, które decydują, że dany stosunek prawny jest stosunkiem pracy:

• podporządkowanie: wykonywanie poleceń przełożonego co do sposobu pracy,
• miejsce i czas: sztywne godziny pracy (np. 8.00–16.00) i stałe miejsce pracy, np. stanowisko wyznaczone w biurze firmy,
• osobiste świadczenie pracy: zakaz zastępowania zatrudnionego przy wykonywaniu pracy przez inną osobę, np. podwykonawców,
• ryzyko: pracownik nie ponosi ryzyka gospodarczego prowadzonej przez pracodawcę działalności.

Krok 2. Wysłuchanie stron

Inspektor pracy przeprowadzający kontrolę, który zakwestionuje umowę cywilnoprawną, powinien umożliwić stronom umowy ich wysłuchanie w związku z wątpliwościami dotyczącymi rodzaju łączącej ich formy współpracy. Zarówno zleceniodawca, jak i wykonawca umowy mogą przedstawić swoje stanowisko w tej sprawie. Ich opinia nie jest wiążąca dla inspektora PIP.

Krok 3. Polecenie usunięcia naruszeń przez inspektora pracy

Zanim dojdzie do wydania decyzji nakazującej przekształcenie umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę, inspektor pracy musi skierować do pracodawcy polecenie. W poleceniu tym inspektor nakazuje usunięcie naruszeń w określonym terminie (jeszcze w trakcie trwania kontroli).

Strony umowy mają wówczas dwie możliwości:

• zawarcia umowy o pracę (naprawienie błędu zgodnie z sugestią inspektora),
• zmiany warunków współpracy (przekształcenie sposobu wykonywania zadań tak, aby realnie przestały przypominać stosunek pracy, np. rezygnacja z grafiku i bezpośrednich poleceń służbowych).

Jeśli pracodawca zastosuje się do polecenia inspektora PIP, procedura zazwyczaj zakończy się bez nakładania sankcji administracyjnych. Następnie inspektor pracy oceni prawidłowość realizacji wydanego polecenia. W przypadku oceny pozytywnej postępowanie zostanie zakończone. Ewentualna ocena negatywna będzie stanowiła podstawę do dalszych działań inspektora pracy.

Krok 4. Wydanie decyzji administracyjnej o przekształceniu umowy

Jeśli pracodawca zignoruje polecenie PIP, okręgowy inspektor pracy po stwierdzeniu, że praca była wykonywana w warunkach właściwych dla stosunku pracy, może:

• wydać decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy,
• skierować do właściwego sądu pracy powództwo o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy.

Decyzja okręgowego inspektora pracy zastępuje oświadczenie woli pracodawcy. Z dniem uprawomocnienia się decyzji (lub nadania rygoru natychmiastowej wykonalności) dotychczasowy zleceniobiorca staje się pracownikiem.

Decyzja PIP stwierdzająca istnienie stosunku pracy jest wydawana na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej i powinna zawierać określone elementy. Więcej na temat tego, jakie elementy powinna zawierać decyzja PIP stwierdzająca istnienie stosunku pracy, a także co obejmuje i kiedy staje się wykonalna, piszemy w punkcie 4.1.1. Nieprawidłowo zawarta umowa cywilnoprawna a uprawnienia PIP.

Krok 5. Odwołanie od decyzji okręgowego inspektora pracy

Od decyzji okręgowego inspektora pracy w zakresie stwierdzenia istnienia stosunku pracy stronie decyzji przysługuje odwołanie. Można wnieść je na piśmie za pośrednictwem okręgowego inspektora pracy, w terminie 1 miesiąca od dnia doręczenia decyzji, do sądu rejonowego (sądu pracy). Właściwy do rozpatrzenia sprawy jest sąd według miejsca świadczenia pracy określonego w decyzji okręgowego inspektora pracy.

Odwołanie powinno zawierać:

• oznaczenie zaskarżonej decyzji,
• zwięzłe przytoczenie zarzutów oraz wniosków, a także ich uzasadnienie,
• podpis odwołującego.

Odwołujący jest zobowiązany powołać się w odwołaniu na wszystkie twierdzenia i dowody.

Odwołanie może też zawierać wniosek o uchylenie rygoru natychmiastowej wykonalności nadanego zaskarżonej decyzji. Możliwe jest także wniesienie zażalenia na postanowienie okręgowego inspektora pracy o nadaniu rygoru natychmiastowej wykonalności decyzji odnośnie do przekształcenia umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę. Wniosek albo zażalenie podlega rozpoznaniu przez sąd w formie postanowienia bezzwłocznie, niepóźniej jednak niż w terminie 3 dni od dnia wpływu do sądu.

Krok 6. Rozpatrzenie odwołania przez okręgowego inspektora pracy

W przypadku gdy okręgowy inspektor pracy uzna odwołanie w całości za słuszne, może zmienić lub uchylić zaskarżoną decyzję. W przeciwnym razie ma obowiązek przekazać odwołanie niezwłocznie do sądu wraz z kompletnymi i uporządkowanymi aktami sprawy oraz ze swoim stanowiskiem w sprawie odwołania, niepóźniej niż w terminie 1 miesiąca od dnia jego wniesienia.

Krok 7. Skutki decyzji PIP

Decyzja PIP o przekształceniu umowy staje się wykonalna z dniem:

• następującym po dniu, w którym upływa termin na wniesienie odwołania, o ile żadna ze stron nie wniosła odwołania;
• prawomocnego orzeczenia sądu;
• nadania jej rygoru natychmiastowej wykonalności. Rygor taki będzie nadawany jedynie w sprawach dotyczących osób objętych szczególną ochroną przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę.

Ustalenie stosunku pracy przez PIP pociąga za sobą w zakresie:

• ZUS – konieczność skorygowania deklaracji i dopłaty składek (często do 5 lat wstecz, jeśli kontrola wykaże długotrwałe naruszenie),
• zobowiązań podatkowych – rozliczenie zaliczek na podatek dochodowy jak od przychodu ze stosunku pracy,
• uprawnień pracowniczych – pracownik może żądać wypłaty za nadgodziny, udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego za maksymalnie 3 lata wstecz.

Tabela 7. Rekomendacje dla pracodawców

4.2. Interpretacje indywidualne GIP

Nowością wprowadzoną w omawianej ustawie jest zobowiązanie Głównego Inspektora Pracy do wydawania interpretacji indywidualnych. Podmiot zatrudniający może zwrócić się z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie stosowania przepisów prawa pracy dotyczących ustalenia, czy przedstawiony we wniosku stosunek prawny stanowi umowę o pracę w rozumieniu art. 22 § 1 k.p. Opłata od wniosku wynosi 40 zł i stanowi przychód PIP. Celem przyjętego rozwiązania jest wskazanie stronom stosunku prawnego, czy właściwie zinterpretowały przepisy w kontekście łączącego je stosunku prawnego. Interpretacja GIP jest wiążąca dla organów PIP w odniesieniu do wnioskodawcy, nie jest natomiast wiążąca dla podmiotu zatrudniającego. Nie może on być obciążony sankcjami w zakresie, w jakim zastosował się do uzyskanej interpretacji indywidualnej. Interpretacje powinny być wydawane bez zbędnej zwłoki, niepóźniej niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania kompletnego wniosku.

Udzielenie interpretacji indywidualnej następuje w drodze decyzji, od której służy odwołanie do właściwego sądu pracy (sądu okręgowego) w terminie i według zasad określonych w k.p.c. Opłata od odwołania od decyzji w sprawie interpretacji indywidualnej wynosi 200 zł. Odwołanie rozpatrzy sąd powszechny, co wynika ze specyfiki przedmiotu interpretacji. Właściwy w sprawie jest sąd okręgowy, a możliwość złożenia skargi kasacyjnej jest wyłączona. Właściwość sądów okręgowych w tych sprawach została ustalona bez względu na wartość przedmiotu sporu. Właściwość miejscowa sądu została określona w ten sposób, że właściwy jest sąd, w którego obszarze właściwości znajduje się miejsce zamieszkania odwołującego się albo jego siedziba.

GIP jest zobowiązany do zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie urzędu interpretacji indywidualnych (po usunięciu danych identyfikujących wnioskodawcę oraz inne podmioty wskazane w ich treści).

4.3. Zmiany w przeprowadzaniu kontroli przez PIP

Omawiana nowelizacja wprowadziła również istotne zmiany w zakresie kontroli przeprowadzanych przez PIP.

4.3.1. Możliwość przeprowadzania transmisji online i sporządzania odpisów

W wyniku nowelizacji przepisów inspektor pracy uzyskał możliwość żądania od podmiotu kontrolowanego przeprowadzenia transmisji online umożliwiającej kontrolę dokumentów, wysłuchanie stron i przesłuchanie przy użyciu urządzeń telekomunikacyjnych zapewniających dwukierunkowy przekaz obrazu lub obrazu i dźwięku w czasie rzeczywistym. Oba tryby wymagają stosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo transmisji danych.

Nowe kompetencje inspektora pracy mają zwiększyć nie tylko efektywność przeprowadzonych czynności, ale bardzo często w ogóle umożliwić ich dokonanie. Teletransmisja może być przeprowadzona przez osobę przygotowaną do przedstawienia inspektorowi pracy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, np. może być to osoba pełniąca funkcję służby bhp.

Uprawnienie do przeprowadzenia kontroli w trybie online jest wyjątkiem od reguły podejmowania czynności w formie stacjonarnej, realizowanym wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, np. braku możliwości lub konieczności osobistego wykonania czynności kontrolnych.

Współpracę pomiędzy kontrolowanym a kontrolującym ma ułatwić również możliwość zażądania przez inspektora pracy dokumentów (akt osobowych i innych dokumentów związanych z wykonywaniem pracy) w postaci papierowej lub elektronicznej. Na usprawnienie przebiegu postępowania kontrolnego wpływa również prawo inspektora do wykonywania odpisów lub wyciągów z dokumentów, kopii dokumentów w postaci elektronicznej oraz w postaci papierowej, jak również zestawień i obliczeń sporządzanych na podstawie dokumentów, a w razie potrzeby żądania ich od podmiotu kontrolowanego.

4.3.2. Kontrola zdalna

Nowelizacja wprowadziła również możliwość kontroli zdalnej. Ma to zapewnić sprawne przeprowadzenie kontroli w sytuacjach ograniczenia funkcjonowania urzędu z powodu sytuacji nadzwyczajnych, ułatwić podmiotom kontrolowanym komunikację z urzędem oraz znacznie usprawnić prowadzenie czynności kontrolnych. Kontrola w trybie zdalnym jest dopuszczalna wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, jeżeli nie będzie to stać w sprzeczności z celem kontroli oraz w żaden sposób nie ograniczy możliwości przeprowadzania przez inspektora pracy typowych czynności kontrolnych (bezpośrednia wizytacja na terenie podmiotu kontrolowanego, możliwość żądania przedłożenia dokumentów, przesłuchiwanie osób).

Przeprowadzenie kontroli w omawianym trybie nie wymaga zgody podmiotu kontrolowanego, a okazanie legitymacji kontrolera oraz dostarczenie upoważnienia odbywa się z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Dla zapewnienia bezpieczeństwa cyfrowego prowadzenie kontroli lub poszczególnych czynności kontrolnych w sposób zdalny jest możliwe przy użyciu środków technicznych i organizacyjnych zapewniających odpowiedni poziom bezpieczeństwa w systemach teleinformatycznych.

4.3.3. Przesłuchiwanie w ramach tzw. pomocy prawnej

Ustawodawca, wychodząc naprzeciw problemom związanym z miejscem zamieszkania pracownika i siedzibą zakładu pracy, wprowadził możliwość przesłuchiwania kontrolowanego lub świadków w ramach tzw. pomocy prawnej. Inspektor pracy może zwrócić się do właściwego terytorialnie okręgowego inspektora pracy, aby wezwał osobę zamieszkującą lub przebywającą na terenie działania tego inspektoratu pracy do złożenia wyjaśnień lub zeznań związanych z przeprowadzaną kontrolą. Inspektor pracy przeprowadzający kontrolę wskazuje w takim przypadku okoliczności będące przedmiotem wyjaśnień lub zeznań. Ustalenia dokonane przez inny organ PIP są włączane do treści protokołu kontroli. Z jednej strony pozwoli to na oparcie na nich dalszych działań organu, z drugiej zaś podmiot kontrolowany będzie miał szansę ustosunkowania się do nich (możliwość złożenia zastrzeżeń do protokołu kontroli).

4.3.4. Wyniki kontroli w postaci papierowej lub elektronicznej

Ustalenia kontroli mogą być dokumentowane w protokole kontroli sporządzonym na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej (te same formy będą dotyczyły sporządzania notatki urzędowej oraz wystąpień). Dotychczas była stosowana jedynie postać papierowa, co pozostawało w sprzeczności z praktyką obrotu gospodarczego.

Zmieniono także regulacje dotyczące przekazania protokołu kontroli podmiotowi kontrolowanemu. Czynności tej dokonuje inspektor pracy przeprowadzający kontrolę. Protokół w postaci papierowej jest sporządzany w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Zmiana umożliwi przekazywanie podmiotowi kontrolowanemu jednego egzemplarza protokołu kontroli w różny, możliwy sposób, np. za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Ponadto zgodnie z nowymi przepisami podmiot kontrolowany lub organ sprawujący nad nim nadzór, do którego skierowano wystąpienie, jest zobowiązany w terminie określonym w wystąpieniu, niedłuższym niż 30 dni, zawiadomić na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiedni organ PIP o terminie i sposobie realizacji wniosków pokontrolnych.

4.4. Wymiana danych między PIP, ZUS i KAS

Omawiana nowelizacja określa, że wymiana danych i informacji między PIP, ZUS i KAS odbywa się z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego. System ten, zbudowany przez ZUS, pozwala na wymianę danych i informacji za jego pośrednictwem w drodze teletransmisji. Uregulowania te stały się podstawą do zawarcia porozumienia między zainteresowanymi instytucjami, określającego szczegółowy zakres tych danych. Są to dane i informacje niezbędne do dokonywania analizy ryzyka naruszenia prawa i niewykonywania obowiązków z zakresu prawa pracy i legalności zatrudnienia, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Instytucje są zobowiązane do przestrzegania zasady minimalizmu przetwarzania danych, ponieważ wymieniane będą jedynie dane niezbędne do realizacji zamierzonych celów.

PIP uzyskała prawo do nieodpłatnego pozyskiwania wszelkich informacji zgromadzonych przez ZUS w zakresie niezbędnym do realizacji zadań PIP – dotychczas zakres danych pozyskiwanych przez PIP był znacznie ograniczony. PIP otrzymywała dotąd dane zebrane przez ZUS na koncie ubezpieczonego i koncie płatnika składek w zakresie podlegania ubezpieczeniom społecznym, a także dane o wypadkach przy pracy.

Szef KAS udostępnia natomiast PIP i ZUS z Centralnego Rejestru Danych Podatkowych dane i informacje objęte tajemnicą skarbową, wynikające ze złożonych przez podatników i płatników deklaracji oraz informacji podatkowych w zakresie niezbędnym do realizacji określonych w ustawie zadań.

4.5. Wyższe kary dla pracodawców

W wyniku omawianej nowelizacji dwukrotnie wzrosła wysokość grzywny, jaką może nałożyć PIP za określone wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Zmiany te mają odstraszać pracodawców od nieprzestrzegania przepisów prawa pracy.

Tabela 8. Zmiany wysokości grzywny za przewinienia w zakresie prawa pracy

Dodatkowo w wyniku opisywanej nowelizacji katalog wykroczeń przeciwko prawom pracownika uzupełniono o przypadki naruszenia zakazu niekorzystnego traktowania pracownika w związku z wydaniem decyzji PIP stwierdzającej istnienie stosunku pracy (w takim przypadku pracodawca będzie podlegał grzywnie). Zapewnia to realną ochronę pracownikom w sytuacjach, gdy pracodawca podejmuje wobec nich działania odwetowe lub represyjne.

Nowelizacja wprowadziła także zmiany w ustawie – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (dalej: k.p.w.), gdzie została podwyższona wysokość grzywny, którą może nałożyć inspektor pracy.

Zgodnie z nowymi przepisami:

• w postępowaniu mandatowym, w którym oskarżycielem publicznym jest właściwy organ PIP, grzywnę podwyższono z 2000 zł do 5000 zł (art. 96 § 1a k.p.w.),
• w przypadku wykroczeń przeciwko prawom pracowniczym w warunkach recydywy grzywnę podwyższono z 5000 zł do 10 000 zł (art. 96 § 1b–1bc k.p.w.).

Tabela 9. Dziesięć najważniejszych zmian wprowadzonych w wyniku reformy PIP

5. Zbiegi tytułów do ubezpieczeń społecznych – sposób postępowania

Ubezpieczony może wykonywać pracę na podstawie kilku umów, np. umowy o pracę i umowy zlecenia, na podstawie dwóch lub więcej umów zlecenia, albo łączyć to z prowadzeniem działalności gospodarczej. Każda z tych umów, jak i działalność gospodarcza stanowią tytuł do ubezpieczeń społecznych (z wyjątkiem ustawowych wyłączeń). Jeżeli są wykonywane jednocześnie, zachodzi zbieg tytułów do tych ubezpieczeń. Wówczas trzeba rozstrzygnąć, która umowa stanowi tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych.

Poniżej przedstawiono najczęściej występujące w praktyce zbiegi tytułów do ubezpieczeń społecznych.

5.1. Umowa o pracę i umowa zlecenia (lub pozarolnicza działalność)

W sytuacji gdy ubezpieczony jest jednocześnie zatrudniony na podstawie umowy o pracę i umowy zlecenia (albo wykonuje pozarolniczą działalność), w zależności od tego, czy podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ze stosunku pracy w przeliczeniu na okres miesiąca będzie co najmniej równa albo niższa od minimalnego wynagrodzenia, osoba ta będzie objęta obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi tylko z umowy o pracę albo z umowy o pracę i umowy zlecenia (lub pozarolniczej działalności). Natomiast składka zdrowotna jest obowiązkowa z każdego tytułu.

Nie dotyczy to sytuacji, w której umowa zlecenia została zawarta z pracodawcą lub jest wykonywana na jego rzecz.

Tabela 10. Umowa o pracę (wynagrodzenie minimalne*) i umowa zlecenia (lub pozarolnicza działalność)

Tabela 11. Umowa o pracę (miesięczne wynagrodzenie niższe od minimalnego) i umowa zlecenia (lub pozarolnicza działalność)

5.2. Umowa zlecenia i pozarolnicza działalność

Zleceniobiorca, który jednocześnie prowadzi pozarolniczą działalność, podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu tej działalności, jeśli z tytułu wykonywania umowy zlecenia podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest niższa od najniższej podstawy wymiaru składek dla osób, które prowadzą pozarolniczą działalność, tj. nie mniej niż 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (zasady ogólne).

Jeśli podstawa wymiaru składek będzie wynosiła co najmniej tyle, ile najniższa podstawa przy prowadzeniu pozarolniczej działalności, można wybrać tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych (umowę zlecenia lub pozarolniczą działalność).

Dotyczy to sytuacji, gdy umowa zlecenia nie jest wykonywana w ramach prowadzonej działalności, a jej przedmiot nie pokrywa się z przedmiotem tej działalności.

Tabela 12. Pozarolnicza działalność (zasady ogólne)* i umowa zlecenia (wynagrodzenie miesięczne niższe od najniższej podstawy wymiaru składek osób prowadzących działalność)

W sytuacji gdy osoba prowadząca pozarolniczą działalność korzysta z ulg w opłacaniu składek, tj. opłaca preferencyjne składki lub w ramach Małego ZUS Plus, będzie objęta obowiązkiem ubezpieczeń społecznych z umowy zlecenia lub z tytułu pozarolniczej działalności, w zależności od tego, który tytuł powstał wcześniej i czy z tego tytułu osiąga miesięcznie/opłaca składki od kwoty nieniższej niż co najmniej minimalne wynagrodzenie.

Poniżej przedstawiono w tabelach (13 i 14) zbiegi tytułów dotyczące sytuacji, w której płatnik składek prowadzący pozarolniczą działalność wykonuje jednocześnie umowę zlecenia, z której osiąga miesięcznie (lub nie) co najmniej minimalne wynagrodzenie, gdyż taki zbieg występuje najczęściej.

Jeżeli podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu, który powstał wcześniej, wynosi co najmniej tyle, ile kwota minimalnego wynagrodzenia, obowiązkowe będą składki z pierwszego tytułu.

Natomiast w sytuacji gdy podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu, który powstał pierwszy, jest niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia, obowiązkowe będą ubezpieczenia społeczne z obu tytułów, tj. z umowy zlecenia i pozarolniczej działalności.

Tabela 13. Pozarolnicza działalność (preferencyjne składki ZUS, Mały ZUS Plus)* i umowa zlecenia (wynagrodzenie miesięczne niższe od minimalnego)

Tabela 14. Pozarolnicza działalność (preferencyjne składki ZUS, Mały ZUS Plus)* i umowa zlecenia (wynagrodzenie miesięczne wynosi co najmniej tyle, ile wynagrodzenie minimalne)

5.3. Kilka umów zlecenia

Jeżeli zleceniobiorca wykonuje dwie lub więcej umów zlecenia, będzie objęty obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi z tej umowy, która powstała wcześniej, o ile podstawa wymiaru składek z tej umowy w przeliczeniu na okres miesiąca nie będzie niższa od minimalnego wynagrodzenia.

Zasady tej nie stosuje się, jeżeli łączna podstawa wymiaru składek z tytułu wykonywania umowy zlecenia lub kilku umów osiąga kwotę minimalnego wynagrodzenia.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne należy pamiętać, że:

• jest ona ustalana dla każdego miesiąca odrębnie,
• nie uwzględnia się podstawy wymiaru składek wykazanej po ustaniu tytułu ubezpieczenia (kod 30 00) – nie zachodzi wówczas zbieg tytułów do ubezpieczeń,
• jest ustalana według kolejności powstawania tytułów.

Tabela 15. Dwie umowy zlecenia (z pierwszej umowy zlecenia miesięczne wynagrodzenie wynosi co najmniej tyle, ile wynagrodzenie minimalne)

Podstawa prawna:

• art. 9 ust. 2 i ust. 2c, art. 18 ust. 4 pkt 5a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2026 r. poz. 199; ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 734)
• art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. e ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 1461; ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 791)

Tabela 16. Kilka umów zlecenia (z drugiej umowy zlecenia miesięczne wynagrodzenie wynosi tyle co wynagrodzenie minimalne)

6. Zasady ustalania stażu pracy u pracodawców prywatnych po zmianach

Od 1 maja 2026 r. zmieniły się zasady dotyczące obliczania stażu pracy pracownika u pracodawców prywatnych. Zgodnie z przepisami ustawy z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw do stażu pracy wliczają się:

• okresy prowadzenia pozarolniczej działalności oraz współpracy z osobą prowadzącą działalność,
• okresy zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem,
• okresy wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług oraz pozostawania osobą współpracującą z osobami, które te umowy wykonują,
• okresy wykonywania umowy agencyjnej oraz pozostawania osobą współpracującą z osobami, które taką umowę wykonują,
• okresy pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych,
• przebyte za granicą (udokumentowane) okresy wykonywania pracy zarobkowej.

Przepisy nie zakładają konkretnych ram czasowych, wskazujących, do którego roku wstecz są zaliczane do stażu pracy okresy przepracowane na umowie zlecenia i na działalności gospodarczej. Zaliczeniu będą podlegać wszystkie udowodnione okresy, tzn. nie tylko te po wejściu w życie zmian, ale i wcześniejsze.

Do stażu pracy nie wlicza się okresów pracy na podstawie umowy o dzieło. Dzieje się tak m.in. dlatego, że umowa o dzieło nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (poza nielicznymi wyjątkami, np. zawarcia jej z własnym pracodawcą), więc nie ma podstawy do wliczania jej do stażu, który jest ściśle powiązany z systemem ubezpieczeń.

Zaświadczenie potwierdzające okresy ubezpieczenia zaliczane do stażu pracy

Wniosek o wydanie takiego zaświadczenia można składać na dedykowanym do tego celu formularzu (USP) wyłącznie w postaci elektronicznej poprzez profil informacyjny utworzony na Platformie Usług Elektronicznych (PUE/eZUS) Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Do wniosku o wydanie zaświadczenia nie należy załączać żadnych dodatkowych dokumentów. ZUS będzie wydawać zaświadczenia wyłącznie na podstawie danych zapisanych na koncie ubezpieczonego.

Brak obowiązku wystawienia dokumentu potwierdzającego okres wykonywania umowy zlecenia

Zleceniodawca nie ma obowiązku wystawienia dokumentu potwierdzającego okres wykonywania umowy zlecenia. Przepisy nie nakładają na niego takiego obowiązku, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby – na wniosek zleceniobiorcy lub z własnej inicjatywy – wydał zaświadczenie potwierdzające okres wykonywania zlecenia. Dokument taki może być przydatny m.in. do udokumentowania okresów aktywności zawodowej, ustalenia stażu pracy w przypadkach przewidzianych przepisami lub przedstawienia przyszłemu pracodawcy czy innym instytucjom wymagającym potwierdzenia wykonywania umowy zlecenia.

Brak konieczności przedstawiania zaświadczenia z ZUS w przypadku zachowania dokumentacji dotyczącej umowy zlecenia

Jeżeli pracownik wykonywał umowę zlecenia, a następnie został zatrudniony na podstawie umowy o pracę u tego samego pracodawcy, nie ma potrzeby przedstawiania dodatkowego zaświadczenia z ZUS, o ile pracodawca nadal posiada dokumenty potwierdzające wykonywanie umowy zlecenia. Na podstawie tej dokumentacji może zaktualizować uprawnienia pracownika wynikające ze stażu pracy.

Inaczej jest, gdy pracodawca nie dysponuje już dokumentami dotyczącymi umowy zlecenia. Wówczas to pracownik powinien udokumentować okres wykonywania zlecenia i przedstawić odpowiednie potwierdzenie pracodawcy. W tym celu może wystąpić do ZUS o wydanie zaświadczenia potwierdzającego okres podlegania ubezpieczeniom z tytułu umowy zlecenia, a następnie przekazać je pracodawcy.

Pracodawca nie ma obowiązku odtwarzania dokumentacji sprzed wielu lat. W takiej sytuacji ciężar udowodnienia okresów wykonywania umowy zlecenia spoczywa na pracowniku, który może posłużyć się zaświadczeniem wydanym przez ZUS.

Dokumentowanie okresu wykonywania umowy zlecenia w przypadku braku zaświadczenia z ZUS i dokumentów sprzed lat

Jeżeli ZUS nie jest w stanie wydać zaświadczenia potwierdzającego okres wykonywania umowy zlecenia, a pracownik nie dysponuje już własną dokumentacją, konieczne będzie odszukanie innych dokumentów potwierdzających wykonywanie zlecenia. W pierwszej kolejności warto zwrócić się do byłego zleceniodawcy z prośbą o udostępnienie kopii umowy lub innych dokumentów dotyczących zatrudnienia. Należy jednak pamiętać, że były zleceniodawca nie ma obowiązku wydawania takich dokumentów, zwłaszcza jeżeli nie jest już zobowiązany do ich przechowywania.

Jeżeli nie uda się uzyskać żadnych dokumentów potwierdzających wykonywanie umowy zlecenia, okres ten nie będzie mógł zostać zaliczony do stażu pracy. Obowiązek udokumentowania okresów podlegających zaliczeniu do stażu spoczywa bowiem na pracowniku, a brak odpowiednich dowodów uniemożliwia uwzględnienie tego okresu przy ustalaniu uprawnień pracowniczych.

Prawo pracodawcy do odmowy zaliczenia okresu do stażu pracy w przypadku uzasadnionych wątpliwości

To pracodawca dokonuje oceny dokumentów przedstawionych przez pracownika i na ich podstawie ustala, czy dany okres podlega zaliczeniu do stażu pracy. Jeżeli przedstawione dokumenty są niekompletne, niespójne lub budzą uzasadnione wątpliwości co do ich autentyczności albo wartości dowodowej, pracodawca ma prawo odmówić zaliczenia danego okresu do stażu pracy.

Odmowa taka powinna jednak opierać się na obiektywnych i uzasadnionych przesłankach, a nie na dowolnej ocenie pracodawcy. W razie wątpliwości pracodawca może zwrócić się do pracownika o przedstawienie dodatkowych dokumentów lub innych dowodów potwierdzających wykonywanie pracy lub zlecenia.

Jeżeli pracownik nie zgadza się z decyzją pracodawcy o odmowie zaliczenia określonego okresu do stażu pracy, może dochodzić swoich praw przed sądem pracy. To sąd, w razie sporu, oceni zgromadzony materiał dowodowy i rozstrzygnie, czy dany okres powinien zostać uwzględniony przy ustalaniu uprawnień pracowniczych.

Na co mają wpływ dodatkowe lata wliczane do stażu pracy

Dodatkowe lata wliczane do stażu pracy mogą mieć wpływ m.in. na:

• wyższy wymiar urlopu wypoczynkowego,
• wyższy dodatek stażowy lub nagrodę jubileuszową, jeśli takie świadczenia są wypłacane przez pracodawcę prywatnego,
• dostęp do większej liczby ofert pracy tam, gdzie wymagany jest konkretny staż pracy,
• dłuższy okres wypowiedzenia umowy o pracę,
• wyższą odprawę w przypadku rozwiązania umowy o pracę.

6.1. Kolizja okresów zatrudnienia, czyli jak liczyć staż, gdy okresy pracy się nakładają

Zasada kolizji okresów (sumowanie okresów) polega na tym, że jeżeli pracownik jednocześnie pracował na umowę o pracę na pełny etat (np. od stycznia do czerwca 2025 r.) i w tym samym czasie prowadził jednoosobową działalność gospodarczą (dalej: JDG) lub miał umowę zlecenia, ten okres wlicza się do stażu tylko raz. Do okresu zatrudnienia wlicza się jeden z tych okresów – najkorzystniejszy dla pracownika.

6.2. Weryfikacja i przeliczenie stażu pracy krok po kroku

Po otrzymaniu dokumentów od pracowników dział kadr musi zweryfikować i przeliczyć na nowo staż pracy.

Tabela 17. Weryfikacja i przeliczenie stażu pracy

6.3. Czas na udokumentowanie nowych okresów zatrudnienia

Osoby będące w zatrudnieniu 1 maja 2026 r. u pracodawcy prywatnego mają 24 miesiące na udokumentowanie nowych okresów zaliczanych do stażu pracy. Jeśli nie zdążą tego zrobić w terminie od 1 maja 2026 r. do 30 kwietnia 2028 r., stracą prawo do przeliczenia uprawnień z uwzględnieniem tych okresów.

Wskazany limit 24 miesięcy wiąże jedynie osoby pozostające 1 maja 2026 r. w stosunku pracy z pracodawcą prywatnym. Jeżeli pracodawca przyjmie kogoś do pracy później, choćby 2 maja br., to nowo zatrudniony pracownik będzie mógł udokumentować nowe rodzaje aktywności w dowolnej chwili, bez żadnych ograniczeń czasowych.

6.4. Korekta uprawnień pracowniczych

Zmieniony staż pracy może skutkować zmianą uprawnień. W przypadku pracowników, którzy dzięki nowym przepisom osiągnęli 10 lat stażu pracy, należy podnieść wymiar urlopu wypoczynkowego z 20 do 26 dni w danym roku kalendarzowym.

Od 1 maja 2026 r. nowe okresy aktywności zawodowej pracodawca prywatny ma obowiązek doliczyć również do zakładowego stażu pracy, pod warunkiem że w ramach m.in. umowy zlecenia czy pozarolniczej działalności wnioskujący pracownik świadczył pracę na jego rzecz. Zakładowy staż pracy służy zaś m.in. wyznaczeniu długości okresu wypowiedzenia pracownika czy wysokości odprawy z tytułu zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracownika albo odprawy pośmiertnej.

Wliczenie nowych okresów do stażu pracy nie będzie miało wpływu na prawo do emerytury minimalnej. Przepisy odnoszą się tylko do uprawnień pracowniczych.

7. Ustalanie podstawy wynagrodzenia za urlop w przypadku zmiennych składników pensji – stanowiska PIP i MRPiPS

Państwowa Inspekcja Pracy uważa, że zmienne składniki pensji za okresy niedłuższe niż miesiąc wypłacone w ciągu zasadniczo 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego, przyjmowane do podstawy wynagrodzenia za urlop, dzieli się przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych podczas wskazanych 3 miesięcy. Do tego stanowiska wydaje się też przychylać resort pracy. Tak wynika z odpowiedzi udzielonych na pytania redakcji 20 maja 2026 r. przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz 2 czerwca br. przez Główny Inspektorat Pracy (sygn. GIP-GBI.0701.57.2026.3).

Składniki określone w stałej stawce miesięcznej (np. stawka zasadnicza w kwocie miesięcznej 5000 zł albo dodatki czy premie ustalone jako stały procent od podstawy w stałej stawce miesięcznej, np. 20% od podstawy 7000 zł) uwzględnia się przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy w kwocie należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu (§ 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, dalej: rozporządzenie urlopowe). Wskazane składniki przysługują zatem za miesiąc, kiedy pracownik korzystał z urlopu, w kwocie należnej w tym miesiącu, bez pomniejszania z tytułu pobytu na urlopie.

7.1. Składniki zmienne a podstawa urlopowa

Składniki zmienne za okresy niedłuższe niż miesiąc przyjmujemy do podstawy wynagrodzenia urlopowego z kolei w łącznej kwocie wypłaconej podczas 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego (§ 8 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). Jeśli więc pracownik zaczął urlop np. pod koniec czerwca i skończy go na początku lipca, to analizujemy łączną sumę tych składników wypłaconych w maju, kwietniu i marcu – również w przypadku urlopu lipcowego. W tej sytuacji chodzi o przysługujące za okresy niedłuższe niż miesiąc premie lub dodatki określone widełkami kwotowymi lub procentowymi, wynagrodzenie normalne i dodatki za godziny nadliczbowe, stawki godzinowe, akordowe, prowizyjne oraz wynagrodzenie za pracę w niedzielę czy święto.

Jeśli składniki te ulegają znacznym wahaniom, okres, z którego ustalimy podstawę wynagrodzenia urlopowego, można wydłużyć maksymalnie do 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (§ 8 ust. 2 rozporządzenia urlopowego). Pracodawcy wolno wówczas np. w regulaminie płac czy układzie zbiorowym określić definicję znacznego wahania składników zmiennych za okresy niedłuższe niż miesiąc, skalę wydłużenia okresu, np. do 6, 9 czy 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, oraz kategorię pracowników, których ono dotyczy.

Tak ustalone składniki zmienne za okresy niedłuższe niż miesiąc (suma składników wypłaconych w ciągu 3 lub maksymalnie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu) tworzą podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy (§ 8 ust. 3 rozporządzenia urlopowego). Kontrowersje wzbudza § 9 rozporządzenia urlopowego, zgodnie z którym wynagrodzenie urlopowe oblicza się:

• dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie,
• mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za 1 godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

W tym zakresie wykształciły się bowiem dwa przeciwstawne poglądy. Według pierwszego z nich łączną kwotę składników zmiennych za okresy niedłuższe niż miesiąc wypłaconych podczas 3 miesięcy (lub maksymalnie 12 miesięcy) poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu dzieli się przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych podczas wskazanych 3 miesięcy (lub maksymalnie 12 miesięcy). Takie rozwiązanie jest o tyle bezpieczne, że nie koliduje z odmiennym pochodzeniem składników zmiennych za okresy niedłuższe niż miesiąc – np. w ciągu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu takie składniki mogą zostać wypłacone za 6 różnych miesięcy (dotyczyć to będzie bowiem składników należnych zarówno za miesiące bieżące, jak i poprzednie).

Zgodnie z drugim poglądem dzielnikiem podstawy wymiaru pensji urlopowej jest liczba godzin rzeczywiście przepracowanych w ciągu 3 miesięcy, za które te składniki zostały wypłacone. Jeśli zatem w ciągu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (przykładowo w czerwcu, maju i kwietniu) pracodawca wypłacił pracownikowi składniki zmienne za okresy niedłuższe niż miesiąc: zarówno należne za te właśnie miesiące (tj. za czerwiec, maj i kwiecień), jak i za poprzednie miesiące z powodu przesuniętego terminu wypłat (tj. za maj, kwiecień i marzec), podstawę wymiaru trzeba podzielić na dwie części:

• sumę składników wypłaconych w ciągu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (tj. właśnie w czerwcu, maju i kwietniu), należnych dokładnie za te 3 miesiące (zgodnie z przepisami płacowymi obowiązującymi w zakładzie pracy są one wypłacane do końca miesiąca za miesiąc bieżący) – trzeba podzielić przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w czerwcu, maju i kwietniu,
• sumę składników wypłaconych wprawdzie w ciągu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (tj. w czerwcu, maju i kwietniu), ale należnych za poprzednie miesiące, tj. za maj, kwiecień i marzec (zgodnie z przepisami płacowymi obowiązującymi w zakładzie pracy są one wypłacane 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały wypracowane) – trzeba podzielić przez liczbę godzin rzeczywiście przepracowanych w maju, kwietniu i marcu br.

Wynik sumujemy, otrzymując stawkę godzinową wynagrodzenia urlopowego. Drugi wariant przedstawiamy poniżej na przykładzie.

7.2. Stanowiska GIP i MRPiPS i wnioski wynikające z interpretacji urzędów

Eksperci są podzieleni, różnie interpretując kontrowersyjny przepis rozporządzenia urlopowego. W związku z tym redakcja wystąpiła o interpretację spornego przepisu do resortu pracy oraz Głównego Inspektoratu Pracy. Poniżej przedstawiamy odpowiedzi udzielone przez oba urzędy.

Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 2 czerwca 2026 r. (sygn. GIP-GBI.0701.57.2026.3) w sprawie naliczania wynagrodzenia urlopowego

Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 20 maja 2026 r. w sprawie naliczania wynagrodzenia urlopowego

W swoim stanowisku przekazanym do naszej redakcji Główny Inspektorat Pracy wyraźnie zaznaczył, że przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego chodzi o liczbę godzin przepracowanych w ciągu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Wynika z tego, że GIP opowiada się za opcją pierwszą wyliczenia podstawy wynagrodzenia urlopowego – przedstawioną powyżej. MRPiPS zdaje się podzielać to stanowisko. W swojej odpowiedzi resort pracy poruszył jeszcze jedną ważną kwestię, że podstawę wymiaru dzieli się przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w ciągu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, wliczając w to godziny nadliczbowe.

8. Świadczenia przysługujące w związku z rozwiązaniem stosunku pracy

Rozwiązanie umowy z pracownikiem powoduje, że pracodawca musi się rozliczyć z podwładnym. Będzie musiał zapłacić m.in. ewentualny ekwiwalent za urlop czy odprawę.

8.1. Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy

Przepisy k.p. dopuszczają wypłacenie ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy jedynie w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Wypłata tej należności staje się wówczas obowiązkiem pracodawcy.

Pracodawca zobowiązany jest do wypłacenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop odchodzącemu z pracy pracownikowi bez względu na:

• sposób i przyczynę rozwiązania stosunku pracy,
• fakt, czy do rozwiązania umowy doszło wskutek wypowiedzenia dokonanego przez pracownika czy też przez pracodawcę,
• powód wygaśnięcia stosunku pracy.

Od powyższej zasady wypłaty ekwiwalentu istnieje wyjątek. Pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty tego świadczenia tylko w sytuacji, gdy strony stosunku pracy postanowią o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w czasie kolejnego zatrudnienia danej osoby u tego samego pracodawcy.

Pracodawca może uniknąć konieczności naliczania oraz wypłaty ekwiwalentu, jeśli wyśle pracownika na urlop w czasie trwania okresu wypowiedzenia. Udzielenie urlopu nie wymaga w tym przypadku zgody pracownika.

Prawo pracownika do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powstaje z chwilą rozwiązania umowy o pracę lub jej wygaśnięcia. Dotyczy to ekwiwalentu zarówno za urlop bieżący, jak i zaległy. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 29 marca 2001 r. (sygn. akt I PKN 336/00, OSNP 2003/1/14).

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest obliczany na zasadach dotyczących wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, ze zmianami określonymi w przepisach § 15–19 rozporządzenia urlopowego.

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy ustala się z uwzględnieniem tych samych wyłączeń co przy wynagrodzeniu urlopowym.

Składniki wynagrodzenia pracownika określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu.

Zmienne składniki wynagrodzenia pracownika przysługujące mu za okresy niedłuższe niż 1 miesiąc, uzyskane przez pracownika w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu tego ekwiwalentu w przeciętnej wysokości z okresu tych 3 miesięcy, a zatem należy te składniki zsumować, a następnie otrzymaną kwotę podzielić przez 3, uzyskując przeciętne wynagrodzenie w miesiącu.

Jeżeli przez cały okres 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu za urlop lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie, wówczas uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi wynagrodzenie przysługiwało.

Składniki za okresy dłuższe niż miesiąc, wypłacone podczas 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.

Jeśli pracownik np. z powodu choroby lub urlopu bezpłatnego nie przepracował pełnego wymaganego 3-miesięcznego okresu poprzedzającego miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, wówczas dla ustalenia kwoty ekwiwalentu wynagrodzenie, jakie faktycznie otrzymał z całego okresu, dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Ustalone w powyższy sposób kwoty wszystkich składników wynagrodzenia sumuje się i oblicza ekwiwalent za 1 dzień urlopu. W tym celu otrzymaną sumę należy podzielić przez współczynnik ekwiwalentowy.

8.1.1. Współczynnik do ekwiwalentu

Współczynnik do ekwiwalentu pieniężnego za urlop wyraża średniomiesięczną liczbę dni pracy w roku kalendarzowym i ustala się go odrębnie w każdym roku kalendarzowym. Służy on do obliczania ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu danego roku. Oznacza to, że przy wypłacie ekwiwalentu stosuje się współczynnik z tego roku, w którym ekwiwalent jest wypłacany. Jeżeli zatem w 2026 r. pracodawca wypłaca ekwiwalent za niewykorzystany urlop należny za 2025 lub 2024 r., wówczas do obliczenia ekwiwalentu za ten urlop stosuje się współczynnik z 2026 r.

Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

Ustawa z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy określa, które dni są dniami świątecznymi. Dniem wolnym od pracy jest również każda niedziela.

W 2026 r. współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień urlopu wypoczynkowego wynosi 20,92. Jego wyliczenie wygląda następująco:

365 dni – (52 niedziele + 10 świąt + 52 dni wolne) = 251 dni; 251 dni : 12 = 20,92.

Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wartość współczynnika, ustaloną dla zatrudnionych na cały etat, obniża się proporcjonalnie do wymiaru ich czasu pracy.

Tabela 18. Wartości współczynnika ekwiwalentowego dla pracowników niepełnoetatowych w 2026 r.

Przepisy nie określają zasad zaokrąglania otrzymanego wyniku ani tego, z dokładnością do ilu miejsc po przecinku należy ustalić współczynnik. W praktyce najczęściej stosuje się jednak zaokrąglanie do 2 miejsc po przecinku, przy zastosowaniu zasady matematycznej. Zgodnie z tą zasadą, jeżeli na 3. miejscu po przecinku występuje cyfra równa lub większa niż 5, zaokrągla się cyfrę na 2. miejscu po przecinku w górę, jeżeli natomiast na 3. miejscu po przecinku występuje cyfra mniejsza niż 5 – zaokrągla się w dół. Prawidłowość tej metody potwierdzają inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy.

8.1.2. Obliczanie ekwiwalentu

Ustalony ekwiwalent za 1 dzień urlopu należy podzielić przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy i pomnożyć otrzymany wynik przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Tak więc, aby obliczyć ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, należy kolejno:

1) ustalić stałe składniki wynagrodzenia,

2) ustalić składniki zmienne za okresy miesięczne z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (sumuje się składniki zmienne za okresy miesięczne z okresu 3 miesięcy),

3) obliczyć przeciętną wysokość zmiennych składników przysługujących za okresy miesięczne (sumę składników zmiennych za okresy miesięczne dzieli się przez liczbę miesięcy, z których zostały one uwzględnione),

4) ustalić składniki zmienne za okresy kwartalne z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (sumuje się składniki kwartalne),

5) obliczyć przeciętną wysokość zmiennych składników przysługujących za okresy kwartalne (sumę składników zmiennych za okresy kwartalne dzieli się przez liczbę miesięcy, z których zostały one uwzględnione),

6) ustalić składniki zmienne za okresy roczne z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu,

7) obliczyć przeciętną wysokość zmiennych składników przysługujących za okresy roczne (sumę składników zmiennych za okresy roczne dzieli się przez 12),

8) ustalić podstawę ekwiwalentu (sumuje się składniki stałe i składniki zmienne w przeciętnych wysokościach z okresów, z których zostały ustalone),

9) określić wysokość współczynnika ekwiwalentowego (od liczby dni w danym roku kalendarzowym odejmuje się łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli przez 12),

10) obliczyć ekwiwalent za 1 dzień urlopu (podstawę ekwiwalentową dzieli się przez współczynnik ekwiwalentowy),

11) obliczyć ekwiwalent za 1 godzinę urlopu (ekwiwalent za 1 dzień urlopu dzieli się przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy),

12) ustalić liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego,

13) obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (ekwiwalent za 1 godzinę urlopu mnoży się przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego).

8.2. Odprawy i odszkodowania

Prawo do różnego rodzaju odpraw i odszkodowań ze stosunku pracy wynika nie tylko z k.p., lecz także z innych przepisów prawa pracy. Zasady ich obliczania określa rozporządzenie z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy. Zgodnie z nim stosuje się przy ich obliczaniu zasady obowiązujące przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy określone w rozporządzeniu urlopowym.

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wysokości należnej w momencie nabycia prawa do odprawy. Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy niedłuższe niż 1 miesiąc uzyskane przez pracownika w okresie 3 miesięcy przed rozwiązaniem stosunku pracy uwzględnia się przy ustalaniu wysokości odprawy w przeciętnej wysokości z okresu 3 miesięcy. Uwzględnia się także w średniej wysokości składniki wynagrodzenia przysługującego pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy przed rozwiązaniem stosunku pracy.

Następnie sumę uzyskanych przez pracownika miesięcznych wynagrodzeń należy podzielić przez ustalany corocznie współczynnik w celu obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za dzień urlopu. Zasady tej jednak nie stosuje się w przypadku większości odpraw i odszkodowań. Kwestię tę rozstrzygnął Sąd Najwyższy w uchwale z 9 maja 2000 r. (sygn. akt III ZP 12/00, OSNP 2000/22/806), stwierdzając, że:

Wyżej wymienione zasady stosuje się w celu obliczenia:

1) odszkodowań:

a) z tytułu skrócenia wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony (art. 36^[1] § 1 k.p.),

b) w związku z rozwiązaniem umowy o pracę z naruszeniem prawa pracy (art. 47^[1], art. 50 § 1 i 4 oraz art. 58 i 60 k.p.),

c) w związku z rozwiązaniem przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków wobec pracownika (art. 55 § 1^[1] k.p.),

d) w związku z rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracownika (art. 61^[2] § 1 k.p.),

e) dla pracownika, którego umowa o pracę wygasła z powodu śmierci pracodawcy (art. 63^[2] § 2 k.p.),

f) w związku z niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy (art. 99 § 2 k.p.),

g) pracownikowi młodocianemu w razie rozwiązania umowy o pracę z powodu braku możliwości zapewnienia innej pracy niezagrażającej zdrowiu (art. 201 § 2 k.p.);

2) odpraw:

a) w związku z przejściem na emeryturę lub rentę (art. 92^[1] § 1 k.p.),

b) pośmiertnej dla rodziny zmarłego pracownika (art. 93 § 2 k.p.),

c) przysługującej pracownikowi zwalnianemu z przyczyn leżących po stronie pracodawcy (art. 8 i art. 10 ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników).

Wskazane należności przysługują pracownikowi w wysokości wynagrodzenia miesięcznego lub jego wielokrotności. Natomiast niektóre z nich odpowiadają wynagrodzeniu 2-tygodniowemu. Te drugie stanowią połowę miesięcznej kwoty, ustalonej według zasad właściwych do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

8.2.1. Odprawa emerytalna lub rentowa

Pracownikowi spełniającemu warunki do uzyskania renty z tytułu niezdolności do pracy lub emerytury, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na te świadczenia, przysługuje odprawa pieniężna w wysokości miesięcznego wynagrodzenia. Jej wysokość jest stała i nie zależy od stażu pracy (art. 92^[1] k.p.).

8.2.2. Odprawa z tytułu zwolnienia z przyczyn dotyczących zakładu pracy

Ta odprawa pieniężna jest świadczeniem przysługującym pracownikowi w razie dokonywania przez pracodawcę zwolnień z przyczyn leżących po jego stronie, np.: ekonomicznych, organizacyjnych, technologicznych itd., oraz w razie ogłoszenia jego upadłości lub likwidacji. Obowiązek wypłaty odpraw dotyczy tylko pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników.

Zasadniczo wysokość odprawy nie może przekroczyć kwoty 15-krotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2026 r. maksymalna wysokość wypłacanej pracownikowi odprawy z tytułu zwolnień grupowych wynosi 72 090 zł (15 × 4806 zł).

8.2.3. Odprawa pośmiertna

Odprawa pośmiertna nie jest świadczeniem ze stosunku pracy. Przysługuje ona członkom rodziny pracownika i prawo do niej powstaje wskutek jego śmierci, a nie w związku z wykonywaniem przez niego obowiązków pracowniczych.

Przyznanie odprawy pośmiertnej rodzinie pracownika nie jest uzależnione od spełnienia przez niego określonych warunków. Jedynym warunkiem jej przyznania jest śmierć pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby.

Uprawnionymi członkami rodziny pracownika są małżonek oraz osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania po nim renty rodzinnej. Sam fakt pozostawania w związku małżeńskim uprawnia małżonka zmarłego do otrzymania odprawy. W odróżnieniu od pozostałych osób nie musi on spełniać wymagań do uzyskania renty rodzinnej.

Odprawę dzieli się w częściach równych między wszystkich uprawnionych członków rodziny. Jeżeli jednak po zmarłym pozostał tylko jeden członek rodziny, otrzymuje on jedynie połowę przysługującej odprawy.

Odprawa pośmiertna nie należy się, jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową nie jest niższe niż odprawa pośmiertna. Jeżeli odszkodowanie jest niższe od odprawy pośmiertnej, pracodawca jest zobowiązany wypłacić rodzinie różnicę (art. 93 k.p.).

8.2.4. Odszkodowanie z tytułu skrócenia wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony

Jeżeli wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony lub na czas określony następuje z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo zmniejszenia zatrudnienia, może on – w celu wcześniejszego rozwiązania umowy – skrócić 3-miesięczny okres wypowiedzenia najwyżej do 1 miesiąca. W takiej sytuacji umowa o pracę rozwiązuje się z upływem skróconego okresu wypowiedzenia, ostatniego dnia miesiąca. W tym dniu pracownik nabywa prawo do odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część wypowiedzenia (art. 36^[1] k.p.).

8.2.5. Odszkodowanie w związku z rozwiązaniem umowy z naruszeniem przepisów prawa pracy

W razie niezgodnego z prawem lub nieuzasadnionego wypowiedzenia umowy na czas określony lub nieokreślony pracownik ma do wyboru roszczenie o przywrócenie do pracy lub o odszkodowanie. To ostatnie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za okres od 2 tygodni do 3 miesięcy, nieniższego jednak od wynagrodzenia za czas wypowiedzenia (art. 45 § 1 w zw. z art. 47^[1] k.p.).

Jeżeli wypowiedzenie umowy na okres próbny nastąpiło z naruszeniem przepisów o wypowiadaniu, zatrudnionemu przysługuje wyłącznie odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas, do upływu którego miała trwać umowa (art. 50 § 1 k.p.).

Osobie, z którą rozwiązano umowę o pracę bez wypowiedzenia w sposób niezgodny z prawem, przysługuje roszczenie o przywrócenie do pracy na poprzednich warunkach albo o odszkodowanie. O przywróceniu do pracy lub odszkodowaniu orzeka sąd pracy (art. 56 k.p.).

Odszkodowanie przysługuje wtedy w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia. W przypadku rozwiązania umowy o pracę zawartej na czas określony odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas, do którego umowa miała trwać, nie więcej jednak niż za okres wypowiedzenia (art. 58 k.p.).

W razie rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę zawartej na czas określony z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu umów o pracę bez wypowiedzenia pracownikowi przysługuje wyłącznie odszkodowanie (w wysokości jak wyżej), jeżeli upłynął już termin, do którego umowa miała trwać, lub gdy przywrócenie do pracy byłoby niewskazane ze względu na krótki okres, jaki pozostał do upływu tego terminu (art. 59 k.p.).

Jeżeli pracodawca rozwiązał umowę o pracę w okresie wypowiedzenia z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu umów o pracę bez wypowiedzenia, pracownikowi przysługuje wyłącznie odszkodowanie. Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas do upływu okresu wypowiedzenia (art. 60 k.p.).

8.2.6. Odszkodowanie w związku z rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracownika

Pracownik może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia, gdy pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec niego, np. nie wypłacał w terminie wynagrodzenia za pracę. Ma on prawo do odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia, a w przypadku umowy na czas określony – w wysokości wynagrodzenia za czas, do którego umowa miała trwać, nie więcej jednak niż za okres wypowiedzenia (art. 55 § 1^[1] k.p.).

8.2.7. Odszkodowanie z tytułu nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia

W razie nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia pracodawcy przysługuje roszczenie o odszkodowanie, o którym orzeka sąd pracy. Przysługuje ono w wysokości wynagrodzenia pracownika za okres wypowiedzenia. W przypadku rozwiązania umowy o pracę zawartej na czas określony, odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas, do którego umowa miała trwać, nie więcej jednak niż za okres wypowiedzenia (art. 61^[2] k.p.).

8.2.8. Odszkodowanie w razie wygaśnięcia umowy z powodu śmierci pracodawcy

Jeżeli wskutek śmierci pracodawcy dochodzi do wygaśnięcia stosunku pracy, pracownikowi przysługuje odszkodowanie. Zgodnie z art. 63^[2] k.p. jego wysokość odpowiada wynagrodzeniu za okres wypowiedzenia, który obowiązywałby danego pracownika, gdyby umowa o pracę została rozwiązana w zwykłym trybie.

Prawo do odszkodowania powstaje z mocy prawa i nie jest uzależnione od wykazania przez pracownika poniesionej szkody. Świadczenie to ma zrekompensować nagłą utratę zatrudnienia spowodowaną śmiercią pracodawcy.

Odszkodowanie nie przysługuje jednak w sytuacji, gdy dochodzi do przejęcia zakładu pracy lub jego części przez nowego pracodawcę na zasadach określonych w art. 23^[1] k.p. W takim przypadku stosunek pracy nie wygasa, lecz trwa nadal z nowym pracodawcą, który staje się stroną dotychczasowych stosunków pracy.

8.2.9. Odszkodowanie w razie niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy

Pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Jeżeli więc poniósł jakieś straty z tego tytułu, np. pozbawiło go to możliwości podjęcia nowej pracy, ma prawo do odszkodowania. Fakt poniesienia szkody i jej wysokość będzie jednak musiał udowodnić przed sądem. Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, niedłuższy jednak niż 6 tygodni (art. 99 k.p.).

W opracowaniu wykorzystano materiały opublikowane w wydawnictwach INFOR PL S.A.