Czy od 2019 r. jednostki samorządu terytorialnego będą musiały wymienić kasy fiskalne

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Najpóźniej z dniem 1 stycznia 2017 r. jednostki samorządu terytorialnego wraz z utworzonymi przez siebie samorządowymi jednostkami budżetowymi oraz samorządowymi zakładami budżetowymi musiały przejść na scentralizowany model rozliczania VAT.

Do kiedy jednostki samorządu muszą wymienić kasy

Centralizacja VAT spowodowała, że wyłącznie jednostki samorządu terytorialnego (w tym gminy) są podatnikami VAT z tytułu działalności gospodarczej prowadzonej przez ich jednostki organizacyjne. W konsekwencji to na tych jednostkach samorządu bezpośrednio spoczywają określone przepisami VAT obowiązki, w tym obowiązek ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących sprzedaży na rzecz osób prywatnych (tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych). Sprzedaż taka musi być ewidencjonowana w imieniu gmin oraz, co do zasady, przy użyciu kas przypisanych do gmin.

Do końca 2018 r. nie jest to jednak zasada bezwzględnie obowiązująca. Jednostki samorządu terytorialnego zostały uprawnione do korzystania z kas, za pomocą których jednostki organizacyjne rozpoczęły prowadzenie tej ewidencji i które były wykorzystywane przez nie na dzień centralizacji rozliczeń VAT (art. 8 ust. 1 ustawy o centralizacji). Dlatego do końca 2018 r. jednostki samorządu terytorialnego nie musiały wymieniać kas przejętych po jednostkach organizacyjnych używających tych kas przed centralizacją rozliczeń VAT.

UWAGA!

Jednostki samorządu terytorialnego mogą do 31 grudnia 2018 r. wykorzystywać kasy, za pomocą których ich jednostki organizacyjne rozpoczęły prowadzenie ewidencji i które były przez nie wykorzystywane na dzień poprzedzający dzień podjęcia wspólnego rozliczania.

Potwierdzają to w udzielanych wyjaśnieniach organy podatkowe, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 marca 2017 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4012.232.2017.1.JK). Czytamy w niej, że:

(…) w związku z dokonaną 1 stycznia 2017 r. centralizacją Gminy, do dnia 31 grudnia 2018 r. Gmina w swojej jednostce budżetowej (Dom Spokojnej Starości) nie jest zobowiązana do wymiany kas rejestrujących, przy pomocy których ewidencjonuje sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Taki stan rzeczy może jednak trwać nie dłużej niż do 31 grudnia 2018 r. Powoduje to, że od 1 stycznia 2019 r. jednostki samorządu terytorialnego (w tym gminy) nie będą mogły stosować do ewidencjonowania kas rejestrujących używanych przez ich jednostki organizacyjne przed centralizacją rozliczeń VAT.

Dlaczego jednostki samorządu muszą wymienić kasy

Dotychczas warunki techniczne, jakie muszą spełniać kasy, były określone w rozporządzeniu Ministra Gospodarki z 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące. Rozporządzenie to zostało uchylone rozporządzeniem Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z 28 maja 2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące. Jednak w związku z treścią przepisów przejściowych, tj. § 67 i § 68 rozporządzenia z 28 maja 2018 r., do kas papierowych i kas elektronicznych w dalszym ciągu stosuje się przepisy rozporządzenia z 27 sierpnia 2013 r., do których teraz się odwołamy.

Warto w tym miejscu wspomnieć o § 7 pkt 1 i pkt 2 lit. b) rozporządzenia z 27 sierpnia 2013 r., w myśl którego kasa musi zawierać w pamięci fiskalnej niezmienialny numer unikatowy kasy oraz zapisywać w pamięci fiskalnej numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP). A zatem skoro jednostki organizacyjne posiadały inne numery identyfikacji podatkowej niż jednostka samorządowa, to dotychczas używane kasy od 1 stycznia 2019 r. będą musiały posiadać wyłącznie NIP jednostki samorządowej, a nie jej jednostki organizacyjnej. Stąd konieczność wymiany kas rejestrujących.

Czy wystarczy wymienić pamięć fiskalną

Jak już wspomnieliśmy, upływ terminu wskazanego w art. 8 ust. 1 ustawy o centralizacji jest powodem wymiany przez jednostki samorządu wszystkich kas rejestrujących. Niekoniecznie oznacza to jednak, że przed końcem 2018 r. gmina bezwzględnie musi wymienić kasy rejestrujące używane przed centralizacją rozliczeń VAT przez jej jednostki organizacyjne. Gmina nadal może używać kas spełniających obecne wymogi określone przepisami rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, o ile zostanie w nich wymieniona pamięć fiskalna. Procedurę wymiany pamięci fiskalnej określają przepisy § 16 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

A zatem przed końcem 2018 r. gmina obowiązana jest wymienić kasy rejestrujące używane przed centralizacją rozliczeń VAT przez jej jednostki organizacyjne albo - w przypadku kas, które spełniają aktualne wymogi określone przepisami rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych - wymienić w nich pamięć fiskalną.

Zastrzec jednak należy, że 27 kwietnia 2018 r. do Sejmu wpłynął projekt ustawy nowelizującej przewidujący wprowadzenie kas online. Projekt ten przewiduje m.in. dodanie przepisu, że w kasach rejestrujących z papierowym zapisem kopii pamięć fiskalna nie podlega wymianie (zob. projektowany art. 145a ust. 5 ustawy o VAT).

Wskazana projektowana ustawa (w tym przytoczony przepis) miała wejść w życie z dniem 1 października 2018 r. Terminu tego nie udało się jednak dotrzymać. W konsekwencji najprawdopodobniej przed końcem 2018 r. nie zostanie wprowadzony zakaz wymiany pamięci fiskalnej w kasach rejestrujących z papierowym zapisem kopii.

Mimo to należy odradzić wymienianie przez gminę pamięci fiskalnej w kasach rejestrujących z papierowym zapisem kopii. Jeżeli bowiem projektowane przepisy wejdą w życie, to po zapełnieniu pamięci fiskalnej w kasie rejestrującej gmina i tak będzie obowiązana nabyć nową kasę rejestrującą (tj. kasę rejestrującą z zapisem elektronicznym lub tzw. kasę rejestrującą online).

Podstawa prawna:

• art. 3, art. 8 ust. 1 ustawy z 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 280

• § 7 pkt 1 i pkt 2 lit. b) rozporządzenia Ministra Gospodarki z 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące - Dz.U. z 2013 r. poz. 1076

• § 67 i 68 rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z 28 maja 2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące - Dz.U. z 2018 r. poz. 1206

Tomasz Krywan 

doradca podatkowy, autor komentarza do VAT 2018 wydanego przez INFOR PL S.A.