Nieprawidłowa ewidencja nakładów na budowę i ulepszenie liniowych obiektów środków trwałych

OPIS NIEPRAWIDŁOWOŚCI: Ewidencja nakładów na budowę i przebudowę dróg na terenie gminy, a także na budowę sieci wodociągowych w różnych miejscowościach na terenie gminy była prowadzona łącznie na dwóch kontach analitycznych do konta syntetycznego 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”:

• dla nakładów na drogi utworzono konto analityczne 080/001 o nazwie „Polepszenie warunków komunikacyjnych”,
• dla nakładów na budowę wodociągów utworzono konto analityczne 080/002 o nazwie „Wodociągowanie wsi”.

Niezależnie od fazy robót (zakończone, niezakończone) na koniec każdego roku obrotowego wartość nakładów z tych kont analitycznych była przenoszona z konta 080 na konto 011 „Środki trwałe”, jako obiekty inwentarzowe środków trwałych, o nazwie „Polepszenie warunków komunikacyjnych/rok rozliczenia nakładów” lub „Wodociągi/rok rozliczenia nakładów”. Tak utworzone zbiorcze obiekty inwentarzowe środków trwałych nie odpowiadały definicji obiektów inwentarzowych liniowych/sieciowych, ponieważ obejmowały łączne nakłady na ulepszenie lub budowę nowych odcinków dróg czy wodociągów w różnych miejscowościach. Błędna ewidencja uniemożliwiała również przeprowadzenie inwentaryzacji okresowej tych budowli. Zamiast inwentaryzacji dane z konta 011 na temat obiektów inwentarzowych dróg i wodociągów oraz ich wartości były przepisywane do arkusza spisu z natury.

Wójt gminy w złożonych wyjaśnieniach stwierdził, że nie miał wiedzy o nieprawidłowo prowadzonej ewidencji oraz nierzetelnej inwentaryzacji, ponieważ powierzył obowiązki w tym zakresie skarbnikowi gminy, nie przypuszczając, że mogłyby być nieprawidłowo wykonywane. Skarbnik gminy natomiast stwierdził, że prowadzona ewidencja jest wystarczająca na potrzeby gminy i nie jest konieczne jej prowadzenie w podziale na faktyczne obiekty inwentarzowe, ponieważ ani dróg, ani wodociągów nie można ukraść. Z tego względu ich ewidencja może być uproszczona. Uproszczenia tego jednostka nie stosuje do środków trwałych, które można zagarnąć (np. pojazdów, maszyn, urządzeń), gdzie ewidencji podlegają poszczególne rzeczy.