Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracownika – nowy obowiązek pracodawcy

PROBLEM: Czy w związku ze zmianami w Kodeksie pracy wszyscy pracodawcy mają obowiązek dołączania do świadectw pracy informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracownika? Proszę o przedstawienie wzoru takiej informacji oraz przykładów.

ODPOWIEDŹ: Pracodawca wraz ze świadectwem pracy, tj. w chwili ustania stosunku pracy, jest zobowiązany przekazać pracownikowi informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i możliwości jej odbioru. Jednak nowy obowiązek ma zastosowanie wyłącznie wobec pracowników zatrudnionych począwszy od 1 stycznia 2019 r. (tj. tych, których okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie wynosił 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł).

UZASADNIENIE: Od 1 stycznia 2019 r. uległ skróceniu okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Pracodawca jest zobligowany do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. Dokumentacja powinna być również przechowywana przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej - art. 1 pkt 3 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (dalej: ustawa o elektronizacji akt osobowych).