Jak wystawiać i przechowywać faktury w formie elektronicznej

To od podatników zależy, czy wystawiają faktury w formie papierowej czy elektronicznej. Jednak brak zgody kupującego na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej powoduje, że sprzedawca musi wystawić fakturę papierową. Nie dotyczy to zasadniczo zamówień publicznych. Sprzedawca może przechowywać wystawione faktury w formie elektronicznej. To samo dotyczy kupujących, którzy otrzymają fakturę papierową. Nie muszą jej przechowywać w tej formie.

Definicję faktury i faktury elektronicznej zawiera art. 2 pkt 31 i 32 ustawy o VAT.

Definicje

Faktura to dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Faktura elektroniczna to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Faktura elektroniczna, tak samo jak faktura w formie papierowej, musi zawierać elementy wymagane przepisami ustawy o VAT. Dodatkowo, aby faktura została uznana za fakturę elektroniczną, musi zostać wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Uwaga

Wyboru formatu, w jakim zostanie wystawiona i otrzymana faktura elektroniczna, dokonują podatnicy.

Formatem elektronicznym, w jakim jest wystawiana faktura, może być:

• ustrukturyzowany komunikat, np. XML, lub
• PDF wysłany jako załącznik do wiadomości e-mail, lub
• faks otrzymany w formacie elektronicznym, a nie papierowym.

Natomiast w art. 112a ustawy o VAT określono, jak należy przechowywać faktury. Ustawodawca nie narzuca podatnikom formatu. Z regulacji tych wynika, że podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy mający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Wyjątkiem są faktury przechowywane w formie elektronicznej. Mogą być przechowywane poza terytorium Polski, gdy będzie umożliwiony: