Kiedy ująć w KPiR, VAT i remanencie zakup towarów objętych opłatą kontyngentową na przywóz F-gazów

PROBLEM

Prowadzimy KPIR, koszty ewidencjonujemy w dacie poniesienia, tj. w dacie wystawienia dokumentu. 31 października 2025 r. uiściliśmy do Komisji Europejskiej opłatę za kontyngent (urzędową opłatę za przyznanie limitu w imporcie gazów F – czynników reglamentowanych w UE) w wysokości 93 000 zł. Opłata ta jest składową ceny za sprowadzane z Chin czynniki, które zakupiliśmy na podstawie faktury chińskiego kontrahenta z 8 grudnia 2025 r. (29 000 USD; odprawa celna – SAD z 17 lutego 2026 r.), a które sprzedaliśmy polskiemu kontrahentowi w marcu 2026 r. Jak prawidłowo rozliczyć: (1) koszt zakupu towarów w KPiR, (2) odliczenie VAT naliczonego z dokumentu SAD, (3) koszt cła, (4) wycenę tych towarów w remanencie, skoro fizycznie nie mieliśmy ich jeszcze na magazynie, a opłatę kontyngentową ponieśliśmy w innym okresie niż dostawę?

RADA

Koszt zakupu towarów należy ująć w KPiR w dacie wystawienia faktury przez kontrahenta chińskiego, tj. 8 grudnia 2025 r., przeliczony po kursie średnim NBP z 5 grudnia 2025 r. Prawo do odliczenia VAT z dokumentu SAD powstaje w rozliczeniu za luty 2026 r., a koszt cła jest potrącalny w dacie wystawienia SAD (17 lutego 2026 r.). Opłatę kontyngentową jako koszt uboczny zakupu należało doliczyć do wartości towarów ujętych w remanencie sporządzanym na koniec 2025 r.

UZASADNIENIE

U podatników rozliczających koszty uzyskania przychodów metodą kasową – którą stosuje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów – koszty są potrącalne co do zasady w momencie poniesienia (art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych; dalej updof), a za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu (art. 22 ust. 6b updof). Dotyczy to również kosztów zakupu towarów od kontrahentów zagranicznych spoza Unii Europejskiej, a zatem wskazany koszt jest potrącalny 8 grudnia 2025 r. i w tej dacie powinien zostać ujęty w księdze. Na podstawie art. 11a ust. 2 updof koszt poniesiony w walucie obcej przelicza się na złote według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu, czyli w tym przypadku z 5 grudnia 2025 r.

Import towarów na terytorium kraju podlega opodatkowaniu VAT (art. 5 ust. 1 pkt 3 w zw. z art. 2 pkt 7 ustawy o VAT), a miejscem importu – zgodnie z art. 26a ustawy o VAT – jest terytorium Polski. Pobór podatku należnego z tytułu importu jest co do zasady powiązany z poborem cła, a kwoty podatku VAT z tego tytułu stanowią podatek naliczony podlegający odliczeniu (art. 86 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT). Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do odliczenia powstaje w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy – w przypadku importu z chwilą powstania długu celnego (art. 19a ust. 9 ustawy o VAT) – jednak art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT zastrzega, że prawo to powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Oznacza to, że prawo do odliczenia VAT z tytułu importu powstało w lutym 2026 r. i najwcześniej może zostać zrealizowane w pliku JPK_VAT za ten okres.

Analogicznie jak przy koszcie zakupu towarów, koszt cła jest potrącalny w dacie wystawienia dokumentu stanowiącego podstawę jego zaksięgowania na podstawie art. 22 ust. 4 i 6b updof, czyli w dacie wystawienia dokumentu SAD – 17 lutego 2026 r.

Zasady wyceny spisu z natury określa § 22 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zgodnie z którym materiały i towary handlowe wycenia się według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe. Cenę zakupu definiuje § 2 pkt 2 tego rozporządzenia jako cenę, jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku, pomniejszoną o VAT podlegający odliczeniu, a przy imporcie powiększoną o należne cło, podatek akcyzowy oraz dodatkowe opłaty celne. Z kolei § 2 pkt 3 określa cenę nabycia jako cenę zakupu powiększoną o koszty uboczne związane z zakupem do chwili złożenia towaru w magazynie, w tym koszty transportu, załadunku, wyładunku i ubezpieczenia w drodze. Opłata kontyngentowa stanowi koszt uboczny związany z zakupem tych towarów, a więc element ceny nabycia – jeżeli zatem towary zostały ujęte w spisie z natury sporządzanym na koniec 2025 r. według ceny nabycia, prawidłowe było uwzględnienie w ich wartości kosztu tej opłaty.

Tomasz Krywan

prawnik, doradca podatkowy, właściciel kancelarii doradztwa podatkowego, autor wielu publikacji z zakresu podatków