Skutki podatkowe podróży służbowych pracowników jednostek budżetowych – część II

Odbywanie przez pracowników podróży służbowych wiąże się z otrzymywaniem przez nich od pracodawców określonych w obowiązujących przepisach świadczeń - czy to pieniężnych, czy też w naturze. Ma to swoje skutki podatkowe - zarówno po stronie przychodów pracownika, jak i kosztów pracodawcy. W pierwszej części tekstu opublikowanej w RB 8/2019 omówiono zagadnienia związane z zasadami rozliczania diet, kosztów wyżywienia i noclegów, w drugiej przybliżamy zasady rozliczania przejazdów, wykorzystania przez pracownika jego prywatnego samochodu oraz rozliczania wydatków w walutach obcych.

Przejazdy w podróży służbowej a przychód pracownika

Skutki podatkowe zwrotu pracownikom kosztów podróży w sposób bezpośredni łączą się z normatywnymi zasadami przyznawania tych świadczeń. Zastrzec trzeba, że to, czy świadczenie generuje przychód u pracownika, w żaden sposób nie wpływa na możliwość aktywacji kosztów przez pracodawcę. Weryfikacja podatkowa kosztów podróży służbowej jest prowadzona zarówno pod kątem przychodów pracownika, jak i kosztów pracodawcy, dlatego że pracodawca działa w tym przypadku jako płatnik PIT pracownika i podatnik „swojego” podatku dochodowego. Dla wyznaczenia skutków na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych należy odróżnić zwroty kosztów od świadczeń o charakterze niepieniężnym. Zwrot kosztów przejazdów to jedno, a zapewnienie pracownikowi świadczenia niepieniężnego na potrzeby podróży, to drugie. Należy bowiem odróżnić wypłatę środków, którymi pracownik swobodnie dysponuje, nawet jeżeli jest ona konsekwencją poniesionych uprzednio wydatków, od zapewnienia pracownikowi świadczenia w postaci usługi, z której pracownik może skorzystać jedynie w określonych warunkach.

Limity zwrotów są istotne

Jeżeli chodzi o zwrot kosztów, czyli wypłat pieniężnych determinowanych wydatkami poniesionymi samodzielnie przez pracownika, w tym zwroty o charakterze ryczałtów, decydujące dla rozliczeń podatkowych jest to, czy nie zostały przekroczone limity zdefiniowane w przepisach . W takiej bowiem sytuacji otrzymane środki w każdej sytuacji generują przychód, przy czym w ramach limitów określonych przez prawodawcę zastosowanie ma zwolnienie od PIT oraz wyłączenia z oskładkowania w ZUS. Zwolnienie od podatku dochodowego wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit a przewiduje, iż wolne od podatku dochodowego są podróży służbowej pracownika, w tym zwroty kosztów przejazdów.