Instruktaż: Jak główny księgowy może korzystać ze swoich praw – część III

W części II (w PRB 7/2019) zostały opisane zasady korzystania z uprawnień głównego księgowego przy wykonywaniu obowiązków z zakresu rachunkowości. W tej części zostaną szczegółowo opisane zasady korzystania z praw głównego księgowego przy wykonywaniu kontroli wstępnej i dyspozycji środkami pieniężnymi.

Do głównego księgowego należą obowiązki w zakresie wykonywania kontroli wstępnej:

• zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
• kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Kontrola wstępna musi być realizowana przed wykonaniem operacji gospodarczych i finansowych. Dowodem na jej wykonanie jest podpis głównego księgowego złożony na dokumentach. Przez złożenie podpisu główny księgowy potwierdza, że:

• nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tych operacji i ich zgodności z prawem,
• nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tych operacji,
• wskazane w tych dokumentach zobowiązania mieszczą się w planie finansowym jednostki.

Kontrola wstępna jest najważniejszym elementem w systemie kontroli zarządczej w sferze gospodarowania środkami publicznymi.

Kontrola wstępna jest wykonywana w dwóch podstawowych obszarach:

1. przed zaciągnięciem zobowiązań,
2. przed wydaniem dyspozycji środkami pieniężnymi.

Obszar 1. Kontrola wstępna przed zaciągnięciem zobowiązań

Kontrolę wstępną przed zaciągnięciem zobowiązań główny księgowy powinien wykonać przed podpisaniem umowy (najpóźniej w dniu jej zawarcia), z której wynika konieczność zapłaty przez jednostkę zobowiązań. Zadaniem głównego księgowego jest przede wszystkim ocena, czy zobowiązania te mieszczą się w planie finansowym jednostki. Dotyczy to aspektu zarówno rzeczowego (czy zadanie jest przewidziane), jak i finansowego (czy w planie jest zabezpieczona odpowiednia kwota).