Jak przygotować zawiadomienie o nałożeniu na pracownika kary porządkowej

Pracodawca ma prawo nałożyć na pracownika karę porządkową. Może to być kara upomnienia, nagany lub kara pieniężna. O zastosowanej karze pracodawca powinien zawiadomić pracownika na piśmie. W zawiadomieniu trzeba wskazać rodzaj naruszenia, datę dopuszczenia się naruszenia przez pracownika oraz poinformować go o prawie złożenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia.

Pracodawca nie może nakładać na pracownika innych kar porządkowych niż te, które są przewidziane w Kodeksie pracy. Również rodzaj wykroczeń, za które można na pracownika nałożyć karę porządkową, jest ściśle określony. Pracodawca nie może skorzystać z prawa nałożenia kary porządkowej w sytuacjach innych niż wymienione w przepisach (art. 108 § 1 i 2 Kodeksu pracy).

Zatrudniający ma obowiązek zawiadomienia pracownika o nałożeniu na niego kary porządkowej na piśmie (art. 110 Kodeksu pracy). Zawiadomienie należy sporządzić w 2 egzemplarzach. Pierwszy z nich pracodawca wręcza pracownikowi, a drugi przechowuje w części D akt osobowych pracownika (§ 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Egzemplarz przechowywany w aktach osobowych należy z nich usunąć najpóźniej po roku nienagannej pracy pracownika, czyli w terminie, kiedy kara uległa zatarciu (art. 113 § 1 Kodeksu pracy). Pracodawca może jednak wcześniej podjąć decyzję o zatarciu kary i usunięciu dokumentu z akt osobowych. Może o to zawnioskować również zakładowa organizacja związkowa, która reprezentuje pracownika. Dokument ten należy usunąć z akt osobowych także w sytuacji uznania przez pracodawcę sprzeciwu pracownika od nałożonej kary oraz w razie wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary porządkowej.

W treści zawiadomienia o nałożeniu kary porządkowej pracodawca powinien wskazać:

1. rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych,
2. datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia,
3. informacje o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia.

Są to obowiązkowe elementy, które muszą się znaleźć w zawiadomieniu o ukaraniu pracownika. Poza nimi warto dokument uzupełnić też o dodatkowe elementy, ważne dla ustalenia, czy kara porządkowa została nałożona na pracownika prawidłowo. Na przykład w treści zawiadomienia o ukaraniu warto wpisać datę, w której pracodawca dowiedział się o wykroczeniu, oraz uwzględnić miejsce na wpisanie daty otrzymania dokumentu przez pracownika. Dobrą praktyką jest także nieograniczenie się do samej informacji o rodzaju naruszenia, ale zamieszczenie również krótkiego opisu zdarzenia.

Komentarz 1

W nagłówku zawiadomienia o ukaraniu pracownika należy wpisać miejsce i datę sporządzenia dokumentu. Nie musi być ona taka sama jak data i miejsce wręczenia dokumentu.

Komentarz 2

We wstępie zawiadomienia o nałożeniu kary porządkowej warto wskazać datę, w której pracodawca powziął wiadomość o naruszeniu, jakiego dopuścił się pracownik. Jest to informacja pozwalająca ocenić, czy pracodawca dotrzymał terminu, jaki przepisy wyznaczają na nałożenie kary porządkowej. Termin ten wynosi 2 tygodnie od powzięcia przez pracodawcę wiadomości o wykroczeniu, jednak nie więcej niż 3 miesiące od samego zdarzenia.

Natomiast przez powzięcie wiadomości o wykroczeniu należy rozumieć moment, w którym o takim przypadku dowiedziała się osoba uprawniona do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy. W przypadku dużych firm oprócz osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu zatrudniającego bardzo często jest to dyrektor lub kierownik ds. personalnych albo inne osoby zajmujące się obszarem HR. U zatrudniających małą liczbę osób zazwyczaj jest to sam właściciel lub osoba zarządzająca podmiotem zatrudniającym.

Przykład

W przedsiębiorstwie logistycznym XXX sp. z o.o. szef magazynu był świadkiem wykroczenia polegającego na poważnym naruszeniu procedur bhp przez jednego z pracowników. Magazynier bez wymaganych przepisami prawa uprawnień kierował wózkiem jezdnym z napędem silnikowym. Zdarzenie miało miejsce 23 października 2019 r. Szef magazynu zawiadomił o tym wykroczeniu dyrektora ds. personalnych 25 października 2019 r. Osobą uprawnioną do czynności z zakresu prawa pracy u pracodawcy na podstawie pełnomocnictwa udzielonego na piśmie przez zarząd XXX sp. z o.o. jest dyrektor ds. personalnych. Zatem 2-tygodniowy termin liczony od powzięcia wiadomości przez pracodawcę zaczyna biec od 25 października 2019 r., ponieważ szef magazynu nie jest osobą uprawnioną do czynności z zakresu prawa pracy.

Komentarz 3

Jednym z najistotniejszych elementów zawiadomienia o nałożeniu kary porządkowej jest wskazanie rodzaju wykroczenia. Należy zwrócić uwagę, aby wskazany w zawiadomieniu rodzaj wykroczenia odpowiadał tym zamieszczonym w katalogu w przepisach Kodeksu pracy i był przyporządkowany do właściwego rodzaju kary, którą pracodawca zdecydował się nałożyć.

Rodzaje wykroczeń, za które można nakładać kary porządkowe

Zasadniczo katalog wykroczeń, za które można nałożyć kary porządkowe, jest sformułowany w przepisach Kodesku pracy w sposób konkretny, poprzez wyraźne opisanie sytuacji, w której można karę zastosować (np. nieprzestrzeganie przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy). Pracodawca ma ograniczone możliwości karania w ten sposób za inne nadużycia pracownicze. Jednak umieszczony w tym katalogu punkt „nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy” jest sformułowany w taki sposób, że daje możliwość interpretacji przez samego pracodawcę, co należy uznać za nadużycie w zakresie organizacji i porządku w procesie pracy. Zatem dobrą praktyką jest uszczegółowienie tego katalogu w regulaminie pracy, w którym wskazuje się, jakie sytuacje mogą być uznane za naruszenie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy.

Naruszeniem porządku i dyscypliny pracy jest m.in.:

1. złe i niedbałe wykonywanie pracy,
2. odmowa wykonania polecenia przełożonego,
3. nieprzestrzeganie Kodeksu Postępowania Etycznego obowiązującego u pracodawcy,
4. wykorzystywanie czasu pracy na sprawy prywatne,
5. niewykonanie lub odmowa wykonania wstępnych, okresowych lub kontrolnych badań lekarskich oraz badań do celów sanitarno-epidemiologicznych,
6. stawienie się w pracy pod wpływem alkoholu, używanie w pracy lub przynoszenie alkoholu i środków odurzających oraz substancji psychotropowych do pracy,
7. zakłócenie porządku i spokoju w miejscu pracy,
8. działanie na szkodę pracodawcy poprzez zabór lub uszkodzenie jego mienia,
9. kopiowanie materiałów służbowych do celów niezwiązanych z wykonywaną pracą,
10. nieprzestrzeganie procedury przetwarzania danych osobowych obowiązującej u pracodawcy,
11. nieuprawnione wykorzystanie służbowej poczty elektronicznej,
12. nieprzestrzeganie dress code obowiązującego u pracodawcy.

Komentarz 4

Data dopuszczenia się przez pracownika wykroczenia podlegającego karze jest kolejnym obowiązkowym elementem zawiadomienia o nałożeniu kary porządkowej. Jest ona istotna, podobnie jak data powzięcia przez pracodawcę wiadomości o naruszeniu obowiązków pracowniczych, z tego powodu, że również od tej daty liczony jest termin, w jakim można ukarać pracownika. Jest to nie więcej niż 3 miesiące od daty, w której wykroczenie nastąpiło.

Komentarz 5

Warto w zawiadomieniu o nałożeniu kary opisać zdarzenie, podczas którego pracownik dopuścił się wykroczenia. Ma to znaczenie szczególnie w sytuacji, gdy pracownik dopuszcza się kilku wykroczeń. Opis zdarzenia daje możliwość zidentyfikowania, której z tych sytuacji zawiadomienie dotyczy. Ponadto może mieć znaczenie dowodowe w potencjalnym postępowaniu przed sądem pracy o uchylenie kary porządkowej.

Przykładowa treść opisu zdarzenia, za które pracodawca nałożył karę porządkową

Komentarz 6

Karę porządkową można nałożyć wyłącznie po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Powinien mieć on wówczas możliwość wyjaśnienia wszelkich okoliczności zdarzenia. Podczas wysłuchania pracownika warto również sporządzić protokół, w którym odnotowuje się przekazane przez pracownika informacje. Ważne, aby pracownikowi umożliwić następnie zapoznanie się z treścią protokołu w taki sposób, by mógł zrobić adnotację, iż potwierdza treść złożonych wyjaśnień lub zgłasza do protokołu jakieś uwagi. Dokument ten może mieć duże znaczenie w razie sporu z pracownikiem co do zasadności nałożenia kary porządkowej. Szczególnie na etapie postępowania sądowego, jeśli do niego dojdzie.

Należy też mieć na uwadze, że jeśli z powodu nieobecności w pracy pracownik nie może być wysłuchany, bieg 2-tygodniowego terminu na nałożenie kary nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia powrotu pracownika do pracy. Zawieszenie to nie dotyczy jednak terminu 3-miesięcznego liczonego od dnia zdarzenia.

Wzór protokołu wysłuchania pracownika przed udzieleniem kary porządkowej

Komentarz 7

W zawiadomieniu o ukaraniu pracownika należy wyraźnie wskazać rodzaj zastosowanej kary porządkowej. W celu uniknięcia wątpliwości warto podać również podstawę prawną.

Komentarz 8

W przypadku nałożenia na pracownika kary pieniężnej należy pamiętać, że za jedno wykroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być ona wyższa od wynagrodzenia pracownika za 1 dzień. Łącznie kary pieniężne nie mogą przekroczyć 1/10 wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty po dokonaniu potrąceń (z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania, oraz sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych i innych niż alimentacyjne, a także zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi). Do obliczania wysokości kary pieniężnej stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (§ 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy). Wpływy z kar pieniężnych pracodawca powinien przeznaczyć na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy (np. nowe kaski dla pracowników budowlanych).

Komentarz 9

Pouczenie, w którym pracodawca informuje pracownika o prawie zgłoszenia sprzeciwu od nałożonej kary porządkowej i 7-dniowym terminie na jego wniesie do pracodawcy (licząc od daty doręczenia zawiadomienia o ukaraniu), jest obowiązkowym elementem omawianego dokumentu. W zawiadomieniu należy zamieścić także informację, że brak wyraźnego odrzucenia sprzeciwu w ciągu 14 dni przez pracodawcę (licząc od dnia jego wniesienia) jest równoznaczny z uwzględnieniem sprzeciwu. Należy również pamiętać, że jeżeli pracownika reprezentuje organizacja związkowa, pracodawca przy podejmowaniu decyzji o uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu, ma obowiązek rozpatrzyć także jej stanowisko. Nie ma natomiast obowiązku zamieszczania w pouczeniu informacji o dalszym postępowaniu w sytuacji, gdy pracodawca odrzuci sprzeciw, czyli o prawie pracownika do wystąpienia do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary, co jest możliwe w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia go o odrzuceniu sprzeciwu.

Komentarz 10

Na powiadomieniu o nałożeniu kary porządkowej podpisuje się w imieniu pracodawcy osoba upoważniona do reprezentacji pracodawcy lub inna osoba upoważniona do czynności z zakresu prawa pracy. Nie musi to być ta sama osoba uprawniona do czynności z zakresu prawa pracy, która uzyskała wiadomość o wykroczeniu pracownika jako pierwsza.

Przykład

Pracownik kopalni popełnił wykroczenie polegające na naruszeniu zasad bhp. O zdarzeniu poinformowano dyrektora personalnego kopalni. Ponieważ powiadomienie miało miejsce w ostatnim dniu pracy dyrektora przed urlopem, poprosił on o zajęcie się sprawą kierownika działu kadr i płac. Kierownik ten również posiadał pełnomocnictwo zarządu do czynności z zakresu prawa pracy. Ostatecznie więc na zawiadomieniu o nałożeniu kary porządkowej podpisał się kierownik działu kadr i płac. Takie postępowanie jest prawidłowe.

Komentarz 11

Wyraźne wskazanie daty otrzymania przez pracownika zawiadomienia o nałożeniu kary porządkowej jest istotne z uwagi na fakt, że właśnie od tej daty będzie liczony termin na wniesienie ewentualnego sprzeciwu od nałożonej kary. Pozwoli ono także na ustalenie, czy pracodawca zachował wyznaczony przepisami prawa pracy termin na ukaranie pracownika. Niedotrzymanie wyznaczonego przepisami terminu będzie w tym przypadku podstawą do uznania za zasadne sprzeciwu pracownika, a w razie jego odrzucenia przez pracodawcę pozwu o uchylenie kary porządkowej.

Podstawa prawna:

art. 87 § 1 pkt 1-2, art. 108-113 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495

§ 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. z 2018 r. poz. 2369

§ 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 927

Magdalena Sybilska-Bonicka

specjalista w zakresie prawa pracy, prawnik, redaktor „Monitora prawa pracy i ubezpieczeń”, wieloletni praktyk, trener biznesu i były wykładowca akademicki z zakresu prawa pracy