Obliczanie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy ze zmiennych premii regulaminowych
PROBLEM
Prowadzimy działalność w zakresie zewnętrznej obsługi księgowo-kadrowej. Klient naszego biura zwrócił się do nas z pytaniem, czy zmienne premie regulaminowe niepomniejszane za czas urlopu wypoczynkowego, czyli przysługujące pracownikom w pełnej wysokości również za czas płatnego wypoczynku, trzeba wliczać do średniej urlopowej?
RADA
Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc należy uwzględnić w wynagrodzeniu urlopowym w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi zasadniczo w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Należy uznać, że sposób przyznawania zmiennych składników za czas urlopu (w pełnej lub niepełnej wysokości) nie ma wpływu na możliwość zrezygnowania z ich wliczania do wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, tzw. średniej urlopowej. Wyjątkowo pracodawca na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych może nie wypłacać średniej urlopowej, jeżeli za czas urlopu przyzna premię regulaminową w wysokości co najmniej tej średniej. W takim przypadku pracownik otrzyma wynagrodzenie urlopowe w wysokości zbliżonej do wynagrodzenia, jakie przysługiwałoby mu, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.
UZASADNIENIE
Sposób uwzględniania składnika zmiennego w podstawie urlopowej. Składniki zmienne wynagrodzenia za pracę o charakterze roszczeniowym (np. premie regulaminowe), przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, należy wliczyć do podstawy wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy w łącznej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy (a w przypadku znacznego wahania wysokości tego składnika - z okresu maksymalnie 12 miesięcy) poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu i ustalić tzw. średnią urlopową. Wyłącznie charakter tych składników (zmienność) decyduje o tym, w jaki sposób podlegają one wliczeniu do wynagrodzenia urlopowego. Nie przesądzają o tym zasady przyznawania takich składników za czas urlopu. Zasadą jest, że urlopującemu się pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdy w tym czasie pracował (art. 172 Kodeksu pracy). Najbardziej wymierne w tym zakresie jest zatem przyjęcie do obliczeń obowiązkowych składników zmiennych wypłaconych w okresie 3 lub maksymalnie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (§ 8 ust. 1-2 ogólnego rozporządzenia urlopowego). Oznacza to uwzględnienie w obliczeniach zarówno niższych, jak i wyższych wysokości tych składników.
W uzasadnieniu wyroku z 25 kwietnia 2014 r. (II PK 192/13) Sąd Najwyższy stwierdził, że:
SN
(...) o wysokości przysługującego pracownikowi wynagrodzenia urlopowego decydują wszystkie składniki wynagrodzenia wypłaconego lub należnego w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, bez względu na to „ile czasu potrzebował pracownik by spełnić przesłanki do ich uzyskania”. Do ustalenia (…) wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy podlegało zatem uwzględnieniu także zaniżone mu prowizyjne wynagrodzenie za pracę, tj. pełne wynagrodzenie prowizyjne należne mu w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc przysługującego mu lub niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.
Podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego stanowią:
- składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, które w podstawie tej należy uwzględnić w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu;
- zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc i w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych (lub 12 miesięcy kalendarzowych w przypadku znacznego wahania wysokości tych składników) poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.
WAŻNE!
Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy obliczone ze składników zmiennych wypłacanych periodycznie.
Obliczanie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Wynagrodzenie urlopowe należy obliczać następująco:
Krok 1. Podstawę wymiaru podzielić przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie
Krok 2. Wynagrodzenie za jedną godzinę pracy ustalone w kroku 1 pomnożyć przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.
PRZYKŁAD
Pracownik wynagradzany stałą miesięczną stawką w wysokości 3200 zł otrzymuje premię regulaminową w wysokości od 5% do 25% obliczanej od pełnego stałego miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego, również za miesiąc, w którym korzystał z urlopu wypoczynkowego (zgodnie z postanowieniami regulaminu wynagradzania). W styczniu 2020 r. pracownik przez 80 godzin przebywał na takim urlopie. Otrzymał za ten miesiąc premię regulaminową w wysokości 25%, co stanowi 800 zł (3200 zł x 25%). W okresie poprzedzającym urlop wypoczynkowy (październik-grudzień 2019 r.) pracownikowi przyznano i wypłacono premie w wysokościach odpowiednio 15%, 25% i 15%.
Pracodawca ustalił średnią urlopową z okresu 3 miesięcy. W okresie od października do grudnia 2019 r. pracownik był nieobecny w pracy przez 32 godziny. Pracę wykonywał faktycznie przez 464 godziny (496 godz. - 32 godz.), czyli średnią urlopową należy obliczyć następująco:
3200 zł x 55% (15% + 25% + 15%) = 1760 zł,
1760 zł : 464 godz. = 3,79 zł/1 godz.,
3,79 zł x 80 godz. = 303,20 zł.
Za styczeń 2020 r. pracownik powinien otrzymać:
wynagrodzenie zasadnicze: 3200 zł,
premię regulaminową: 800 zł,
średnią urlopową: 303,20 zł.
Takie postanowienia wewnątrzzakładowe nie zwalniają pracodawcy z obowiązku obliczenia średniej urlopowej z premii regulaminowej.
PRZYKŁAD
Załóżmy, że pracodawca, o którym mowa w poprzednim przykładzie, zmienił postanowienia regulaminu wynagradzania i przyznaje pracownikom premie regulaminowe obliczane odrębnie od wynagrodzenia za czas faktycznie przepracowany i od wynagrodzenia stałego za urlop wypoczynkowy. Wysokość premii ustalanej od wynagrodzenia urlopowego nie może być niższa od najwyższej premii wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy poprzedzających urlop. W przypadku gdy tak ustalona premia byłaby niższa, pracodawca nalicza i wypłaca łącznie z wynagrodzeniem za pracę faktycznie obliczoną średnią urlopową. Pracownik korzystający w styczniu 2020 r. z urlopu wypoczynkowego przez 80 godzin, wynagradzany stałą stawką miesięczną w kwocie 3200 zł, otrzymał 25% premii regulaminowej (800 zł).
Pensję pracownika stanowiły:
a) wynagrodzenie za czas:
- faktycznie przepracowany: 1676 zł, tj. 3200 zł : 168 godz. = 19,05 zł; 19,05 zł x 80 godz. = 1524 zł; 3200 zł - 1524 zł = 1676 zł,
- urlopu wypoczynkowego: 1524 zł (3200 zł - 1676 zł);
b) premia regulaminowa za czas:
- faktycznie przepracowany: 419 zł (1676 zł x 25%),
- urlopu wypoczynkowego: 381 zł (1524 zł x 25%).
W okresie poprzedzającym urlop wypoczynkowy (październik - grudzień 2019 r.) pracownikowi przyznano i wypłacono premie od całego wynagrodzenia (za czas przepracowany i urlopowy) w wysokościach odpowiednio 15%, 25% i 15% i przepracował on 464 godz.
Pracodawca obliczył średnią urlopową, aby porównać ją do wysokości premii przyznanej za styczeń 2020 r.:
3200 zł x 55% (15% + 25% + 15%) = 1760 zł,
1760 zł : 464 godz. = 3,79 zł/1 godz.,
3,79 zł x 80 godz. = 303,20 zł.
Premia za czas urlopu wypoczynkowego (381 zł) była wyższa od średniej urlopowej (303,20 zł). Zatem należy przyjąć, że w tym przypadku pracodawca nie ma obowiązku odrębnego ustalania średniej urlopowej.
PODSTAWA PRAWNA:
art. 18 § 1-2, art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495
§ 6-9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353
Alicja Kozłowska
specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń, praktyk z wieloletnim doświadczeniem w dziale kadrowo-płacowym
POTRZEBUJESZ POMOCY?