Przychody i koszty na przełomie roku obrotowego

W myśl zapisów ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od tego dnia. Jako zamknięcie ksiąg traktuje się wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych, na podstawie których sporządza się roczne sprawozdanie finansowe.

Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Poprzez ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje nieodwracalne wyłączenie możliwości dokonywania zapisów księgowych w księgach rachunkowych roku, którego sprawozdanie finansowe dotyczy, tj. nie można dokonać już żadnych zmian.

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Dlatego przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za dany rok obrotowy powinno nastąpić ujęcie wszystkich dowodów księgowych potwierdzających dokonanie operacji gospodarczych lub zaistnienie zdarzeń gospodarczych dotyczących tego roku obrotowego. Wynika to z tego, że dane zawarte w księgach rachunkowych powinny być kompletne i zawierać wszystkie koszty i przychody, które wystąpiły w danym roku obrotowym. Dlatego bardzo ważne jest, aby na przełomie roku zweryfikować kompletność ksiąg rachunkowych kończącego się roku obrotowego.

Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości jednostki gospodarcze powinny, zaliczając koszty do danego roku obrotowego, kierować się zasadą memoriału oraz zasadą współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów.

Jednostki stosujące te zasady ewidencjonują w księgach kończącego się roku obrotowego:

1) otrzymane lub wystawione na początku następnego roku obrotowego faktury dokumentujące dostawę towarów lub wykonane na rzecz jednostki usługi w poprzednim roku obrotowym,

2) przyjęte dostawy i wykonane usługi, w odniesieniu do których jednostka nie posiada jeszcze faktur - jako dostawy niefakturowane,

3) zafakturowane, ale jeszcze nieprzyjęte lub nieodebrane na dzień bilansowy dostawy - jako dostawy w drodze,

4) wynagrodzenia wraz ze składkami ZUS, dotyczące zamykanego roku obrotowego, tj. roku, w którym praca była świadczona, niezależnie od terminu wypłaty wynagrodzeń lub zapłaty ZUS, np. wypłacone w następnym roku obrotowym,

5) naliczone przez jednostkę na dzień bilansowy nienotyfikowane przez bank odsetki od kredytu, które zostaną pobrane przez ten bank w następnym roku obrotowym,

6) czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów (w aktywach), do których zaliczają opłacone bądź stanowiące zobowiązanie na poniesione już wydatki dotyczące przyszłych okresów, np. koszty ubezpieczeń majątkowych, komunikacyjnych, prenumeraty czasopism, opłaty za czynsze, najem,

7) bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów (w pasywach), do których zaliczają wydatki, które zostaną poniesione w przyszłych okresach sprawozdawczych, a dotyczą bieżącego bądź poprzednich okresów sprawozdawczych, przykładowo rezerwy w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów np. na nagrody jubileuszowe, niewykorzystane urlopy, odprawy emerytalne,

8) rezerwy na znane jednostce ryzyko i grożące straty, np. rezerwa na restrukturyzację, a także rezerwy oraz aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego.

Ze względu na fakt, że zamknięcie roku może trwać 3 miesiące następnego roku obrotowego, w ciągu tego okresu do jednostki mogą jeszcze spływać dokumenty dotyczące minionego, czyli zamykanego, roku obrotowego oraz dokumenty dotyczące nowego roku. Należy więc zwrócić szczególną uwagę, jakiego okresu koszty dotyczą, i do tego roku powinno się je zaksięgować.

Ewidencja przychodów na przełomie roku

Przychody ze sprzedaży należy przyporządkować w księgach rachunkowych do tego okresu, którego one dotyczą. Zgodnie z zasadą memoriału określoną w ustawie o rachunkowości w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Generalnie sprzedaż towarów uznaje się za zrealizowaną w momencie wydania ...