COVID – udokumentowanie zwrotu zaliczek w DPS

Dom pomocy społecznej świadczy odpłatne usługi noclegowe dla osób odwiedzających bliskich będących podopiecznymi domu. Przed przyjazdem odwiedzający dokonują rezerwacji i wpłacają zaliczkę. W związku z trwającą epidemią, w DPS zawieszono możliwość odwiedzin oraz nocowania przez bliskich podopiecznych. Jak prawidłowo udokumentować dokonanie zwrotu zaliczek wpłaconych na poczet usług, które nie zostały zrealizowane?