ZFŚS – naliczenie I transzy, ewidencja księgowa, odpisy

Jednostki sektora finansów publicznych, w tym samorządowe jednostki budżetowe, mają obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników. Jednocześnie z utworzeniem ZFŚS jednostki te zobowiązane są do prawidłowego naliczania środków oraz ich właściwej ewidencji księgowej. W terminie do 31 maja 2021 r. jednostki mają obowiązek przekazać na rachunek bankowy ZFŚS kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów obowiązkowych.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Działalność ZFŚS reguluje ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS). W szkołach oraz jednostkach objętych systemem oświaty ZFŚS jest tworzony na zasadach szczególnych - na podstawie ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (dalej: Karta Nauczyciela).

Zgodnie z art. 2 pkt 5 ustawy o ZFŚS, uprawnieni do korzystania ze środków funduszu socjalnego są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści (byli pracownicy i ich rodziny) oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu.

Szczegółowe zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej powinny być zawarte w regulaminie funduszu, który określa pracodawca, w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Regulamin funduszu powinien w szczególności określać:

• katalog wszystkich osób, którym pracodawca przyznał prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu,
• sposób dokumentowania sytuacji materialnej osób uprawnionych do świadczeń z funduszu (np. w formie oświadczeń, zaświadczeń, bądź rocznych zeznań podatkowych),
• kryteria regulujące wysokość przyznawanych świadczeń w zależności od sytuacji materialnej osób uprawnionych (np. progi dochodowe),