Umowa z biurem rachunkowym – odpowiedzialność cywilna i karna księgowej

Umowa zawarta pomiędzy biurem rachunkowym a klientem nie tylko określa obowiązki i uprawnienia stron, ale także jest w znacznej mierze wyznacznikiem zakresu odpowiedzialności biura rachunkowego i księgowej, nie tylko w zakresie odpowiedzialności cywilnej, lecz również odpowiedzialności karnej (np. świadczenie usług w taki sposób, który może wyczerpać znamiona czynu zabronionego).

W treści niniejszego opracowania przedstawiono prawne aspekty umowy o prowadzenie księgowości w ujęciu praktycznym przy uwzględnieniu ich wpływu na odpowiedzialność biura rachunkowego, która jest zależna nie tylko od samych zapisów umownych, lecz także od sposobu wykonania umowy.

1. Weryfikacja stron umowy

Istnieje zasada, że kontrakt wiąże tylko strony, które go zawarły. Stąd tak ważne jest precyzyjne określenie stron umowy. Klient biura rachunkowego najczęściej posiada status przedsiębiorcy. Jeżeli jest to osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, to w umowie powinno znaleźć się jej imię i nazwisko, gdyż dane te stanowią główny element firmy, a nie inne oznaczenia dodatkowe lub oznaczenie przedsiębiorstwa. Odpowiednie informacje można odnaleźć w CEiDG.

Przykład 1

Do biura przyszedł potencjalny klient, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i produkuje cukierki pod marką ABC Słodkie Cukierki. W takim przypadku stroną umowy nie jest ABC Słodkie Cukierki, gdyż jest to oznaczenie przedsiębiorstwa. Dodatkowo może okazać się, że marki ABC Słodkie Cukierki używa kilku przedsiębiorców, wtedy mogłyby nastąpić pewne komplikacje z ustaleniem, który z nich zawarł umowę o świadczenie usług księgowych. Osoba zawierająca umowę w imieniu biura rachunkowego powinna poprosić klienta o podanie jego danych osobowych, sprawdzić je w CEIDG i wpisać w komparycji[1] imię i nazwisko klienta, a nie nazwę przedsiębiorstwa.

W przypadku spółki cywilnej stroną umowy z biurem rachunkowym są jej wspólnicy prowadzący działalność w formie spółki cywilnej, a nie sama spółka cywilna. Dane wspólników również powinny być pobrane z CEiDG, gdzie jest zamieszczona informacja o prowadzeniu przez nich działalności w formie spółki cywilnej.

W przypadku spółek osobowych i kapitałowych warto pobrać odpis z Krajowego Rejestru Sądowego i na tej podstawie określić dane kontrahenta. Odpowiednia dokumentacja jest dostępna pod adresem: https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/index.html.

Identyfikacja klienta i weryfikacja jego tożsamości jest także jednym z wymogów nakładanych przez ustawę o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (to tzw. środki bezpieczeństwa finansowego, stosowane m.in. przy nawiązywaniu stosunków gospodarczych, tj. zawieraniu umowy). Przed zawarciem umowy warto również sprawdzić podmiot w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych, żeby ustalić osoby będące beneficjentami rzeczywistymi (np. w celu stwierdzenia, czy nie zachodzą podejrzenia co do prania brudnych pieniędzy, gdyby przykładowo beneficjent rezydował w jakimś podejrzanym kraju). Można tego dokonać pod adresem: https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/wyszukaj.

2. Umocowanie do zawarcia umowy

Umowa zawarta pomiędzy stronami wywrze pełne skutki tylko wtedy, gdy zachowano zasady reprezentacji. Sytuacja jest oczywista w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej.

Gdy biuro rachunkowe ma do czynienia ze spółką cywilną (a raczej przedsiębiorcami prowadzącymi działalność w formie spółki cywilnej), należy zachować wzmożoną czujność, gdyż zasady reprezentacji takiego tworu nie są wpisane do żadnego ogólniedostępnego rejestru. W pierwszym rzędzie należy poszukiwać ich w umowie spółki, zatem przy zawieraniu kontraktu należałoby poprosić klienta o dostarczenie jej kopii.

W samej treści umowy również nie muszą być zawarte postanowienia odnoszące się do kwestii reprezentacji. W takiej sytuacji znajdą zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego, które stanowią, że w braku odmiennej umowy lub uchwały wspólników każdy wspólnik jest umocowany do reprezentowania spółki w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw. Każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników prowadzić sprawy, które nie przekraczają zakresu zwykłych czynności spółki. Jeżeli jednak przed zakończeniem takiej sprawy chociażby jeden z pozostałych wspólników sprzeciwi się jej prowadzeniu, potrzebna jest uchwała wspólników.

Postanowienia umów spółek cywilnych bywają różne, a nawet nie zawsze są one ważne, gdyż umowa spółki cywilnej nie podlega weryfikacji pod tym kątem przez organ rejestrowy. Księgowy nie ma jednak podstaw do badania i weryfikacji, czy podpisanie umowy z biurem rachunkowym przekracza zwykłe czynności spółki czy też nie. Wobec tego, jeśli w umowie spółki cywilnej nie ma jednoznacznych i jasnych zasad reprezentacji spółki, warto poprosić, żeby umowę o świadczenie usług księgowych podpisali wszyscy wspólnicy spółki cywilnej.

W przypadku spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, regulowanych treścią przepisów Kodeksu spółek handlowych) kwestia reprezentacji jest o wiele łatwiejsza, gdyż informacje można uzyskać na podstawie odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego. W tym przypadku również należy uważać na to, żeby wpis w KRS był aktualny. Aby to potwierdzić, od członka zarządu czy wspólnika warto odebrać oświadczenie, że dane wpisane do KRS w zakresie reprezentacji są zgodne z rzeczywistym stanem prawnym i faktycznym.

Odnośnie zasad reprezentacji należy mieć na uwadze, że wpis danych osób reprezentujących spółkę ma charakter deklaratoryjny (tj. działa na zasadzie informacji) i jego dokonanie nie stanowi warunku przyznania uprawnienia do reprezentacji. Może zdarzyć się, że wpis jest niezgody ze stanem faktycznym.

Przykład 2

Uchwała zgromadzenia wspólników ustanowiła dodatkowych członków zarządu. Posiadają oni prawo reprezentacji spółki z datą podjęcia uchwały, jeżeli jej treść nie stanowi inaczej, nawet jeśli nie widnieją w KRS.

Przykład 3

Spółka została sprzedana, a do biura rachunkowego stawia się nowy zarząd, który nie jest ujawniony jeszcze w KRS, natomiast dane byłych członków zarządu i wspólników nie zostały usunięte z rejestru.

Ustalając uprawnienia na podstawie dokumentów ustanawiających zarząd przed jego wpisem do KRS, występują pewne ryzyka. Przykładowo, podpisy pod uchwałą zgromadzenia wspólników mogły być sfałszowane albo uchwała wspólników mogła okazać się prawnie wadliwa.

W przypadku jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji jedyny wspólnik nie ma prawa reprezentowania spółki. Nie dotyczy to zgłoszenia spółki do sądu rejestrowego. Jeśli umowa o prowadzenie księgowości miałaby być zawarta z taką spółką, którą reprezentowałby jedyny wspólnik będący jednocześnie członkiem zarządu, to byłaby ona nieważna. Dlatego w takiej sytuacji należy poczekać z zawarciem umowy do dnia rejestracji spółki.

3. Zawarcie umowy przez pełnomocnika

Umowa może zostać zawarta również przez pełnomocnika. Podstawą jest tu dokument pełnomocnictwa. Zawierając umowę z klientem, którego reprezentuje pełnomocnik, warto poprosić go o okazanie dokumentu pełnomocnictwa, z którego treścią należy się zapoznać i upewnić się, że w zakresie umocowania pełnomocnika jest uprawnienie do zawarcia umowy o świadczenie usług księgowych. Jeśli zachodzą w tym względzie wątpliwości, to lepiej odmówić zawarcia umowy z pełnomocnikiem.

Przykład 4

W treści pełnomocnictwa zawarto zapis, że pełnomocnik uprawniony jest do zawierania w imieniu mocodawcy drobnych umów w zakresie prowadzonej działalności. Taki zapis z pewnością budzi wątpliwości. Podpisanie kontraktu o świadczenie usług księgowych to raczej nie jest drobna umowa, a taka decyzja może wywrzeć istotne skutki dla przedsiębiorcy. Biuro rachunkowe powinno odmówić zawarcia umowy z pełnomocnikiem umocowanym w takim sposób.

Pełnomocnictwo musi być udzielone zgodnie z zasadami reprezentacji mocodawcy, zatem w tym przypadku także należy je zweryfikować. Najbezpieczniejszą sytuacją jest, gdy pełnomocnictwa udzielono w formie aktu notarialnego, ponieważ notariusz dokonał wtedy weryfikacji tożsamości osób podpisujących dokument.

Może zdarzyć się również, że dokument pełnomocnictwa został sfałszowany albo ktoś uzyskał czystą kartkę z podpisem mocodawcy. W takiej sytuacji "pełnomocnik" nie posiadałby umocowania do zawarcia umowy. Przy zawieraniu umów z pełnomocnikiem trzeba być szczególnie uczulonym na to, aby nie zawrzeć umowy na tzw. "słupa". Może być nim, przykładowo, osoba uzależniona od alkoholu, która za niewielką kwotę pieniędzy lub korzyść materialną udzieliła pełnomocnictwa albo umieściła swój podpis na pustej kartce. Ten przysłowiowy "słup" to najczęściej człowiek bez żadnego majątku, niewypłacalny, którego miejsce pobytu również nie jest znane. Gdyby biuro rachunkowe zawarło taką umowę, powstałoby ryzyko co do zapłaty za świadczone usługi, a pracownicy biura mogliby być wzywani do sądów i prokuratur. W związku z powyższym zawsze zawierając umowę, należy poprosić o okazanie dokumentu tożsamości przez osobę składającą podpis (podobnie, gdy umowa nie jest zawierana przez pełnomocnika, lecz np. zarząd) i zachować kopię pełnomocnictwa.

Pełnomocnik powinien złożyć także oświadczenie na piśmie, że pełnomocnictwo nie zostało odwołane, nie wygasło oraz nie zawężono zakresu umocowania.

4. Weryfikacja klienta

Przed zawarciem umowy o świadczenie usług księgowych warto sprawdzić, czy nie zachodzą okoliczności mogące świadczyć o tym, że klient niekoniecznie wywiąże się terminowo ze wszystkich należności płatniczych wobec biura rachunkowego. Jest to szczególnie istotne w przypadku klientów z tzw. "przejęcia" z innego biura rachunkowego, a nie obsługiwanych od początku.

Jedną z najczęstszych przyczyn wypowiedzenia umowy o świadczenie usług księgowych przez biuro rachunkowe jest zaleganie przez klienta z płatnością za usługi. W przypadku pełnej księgowości księgowy mógłby poprosić klienta o zestawienie obrotów i sald, w których wskazuje swoje bieżące zobowiązania. Szczególną uwagę należałoby zwrócić na te dotyczące biura rachunkowego.

Inną opcją jest ściągnięcie sprawozdania finansowego z Repozytorium Dokumentów Finansowych znajdującego się pod adresem https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/pd/search_df . Jeżeli widać w nim duże straty, to prawdopodobnie firma może mieć problemy finansowe i np. nie płacić za usługi w terminie.

Wyjątkową ostrożność należy zachować, gdy sprawozdania finansowe nie były w ogóle składane, a poprzednie biuro rachunkowe - według twierdzeń klienta - "zniknęło bez śladu, pozostawiając go bez dokumentów". W takiej sytuacji prawdopodobne jest, że klient po prostu nie prowadził księgowości.

Podejrzana może być także okoliczność, gdy w KRS nie ma wpisanych żadnych członków zarządu. Przyczyną takiego stanu rzeczy ...