Samochód prywatny używany w celach służbowych

Wiele zadań służbowych związanych jest z koniecznością przemieszczania się w zakresie miejsca pracy, co w oczywisty sposób powiązane jest z używaniem środków transportu. Niejednokrotnie najbardziej optymalnym z nich jest samochód. Nie zawsze jednak pracodawca dysponuje możliwością zapewnienia go pracownikowi i nie w każdym przypadku byłoby to korzystne rozwiązanie dla obu stron stosunku pracy. Stąd często dokonywane są ustalenia z pracownikiem, że będzie on użytkował w celach służbowych pojazd niebędący własnością pracodawcy.

Samochód (ewentualnie motocykl lub motorower) mogą być wykorzystywane również w podróżach służbowych i w takich przypadkach umowa nie jest zwykle zawierana, choć jest to możliwe, a przy w miarę regularnych podróżach służbowych na podobnych trasach, szczególnie gdy są dosyć „trudne” komunikacyjnie, uregulowanie tych kwestii w umowie staje się dobrym rozwiązaniem.

Jazdy lokalne

Zwrot kosztów używania przez pracownika, w celach służbowych, do jazd lokalnych, m.in. samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem o używanie pojazdu do celów służbowych na warunkach określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: rozporządzenie w sprawie używania do celów służbowych pojazdów prywatnych).

Jazdy lokalne w ujęciu zawartym w rozporządzeniu w sprawie używania do celów służbowych samochodów osobowych, to jazdy nie tylko po obszarze miasta czy gminy, na co wskazywać mógłby zawarty w rozporządzeniu limit ryczałtu kilometrowego. Pojęcie jazd lokalnych, o którym mówią te przepisy, powinno być odnoszone do użytkowania pojazdu nie tylko na terenie miasta, w którym pracownik jest zatrudniony, ale też do wyjazdów odbywających się na terenie stanowiącym miejsce pracy pracownika. Tylko takie rozumienie pojęcia „jazdy lokalne” jest możliwe do przyjęcia na gruncie regulacji rozporządzenia w sprawie używania do celów służbowych samochodów osobowych oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowych).