Obieg dokumentów księgowych w przypadku obsługi przez centrum usług wspólnych (CUW)

Centra usług wspólnych w naszym obrocie prawnym istnieją już od wielu lat, jednakże cały czas pojawia się wiele pytań i wątpliwości związanych z ich powoływaniem, prowadzeniem oraz zasadami rozliczania podmiotów obsługiwanych. W „Rachunkowości Budżetowej” kontynuujemy publikowanie artykułów dotyczących CUW. Omówiliśmy już zasady  powoływania CUW (RB 15/16/2021), procedurę kontroli dowodów księgowych (RB 18/2021), poniżej przedstawiamy zasady obiegu dokumentów księgowych.

Obszarem rachunkowości mającym szczególne znaczenie w warunkach wspólnej obsługi są zasady sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych oraz innych dokumentów finansowo-księgowych. Należy dążyć do jednolitego dokumentowania oraz wprowadzić jednolite zasady obiegu i kontroli dokumentów. Efektywny i skuteczny obieg i kontrola dokumentów wymaga określenia m.in.:

• zasad dokumentowania operacji i zdarzeń, a także wzorów dokumentów własnych,
• zasad obiegu dokumentów, przy czym w przypadku dokumentów zewnętrznych podlegających zapłacie konieczne jest określenie zasadniczego punktu wpływu tych dokumentów.

Jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych w centrum usług wspólnych powinny zostać zawarte w instrukcji. To we właściwości kierowników jednostek obsługiwanych pozostaje określenie instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych (patrz: PISMO RIO).

PISMO RIO

(...) Zgodnie z przepisem art. 10b ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2016 r. poz. 446), zakres obowiązków powierzonych jednostce obsługującej w ramach wspólnej obsługi określa rada gminy.

Uchwałą (...) w sprawie wspólnej obsługi zapewnianej przez Gminę (...) jednostce obsługującej powierzono obsługę finansową (w tym z zakresu rachunkowości, sprawozdawczości i realizację zadań głównego księgowego) oraz kadrową. W przedstawionej sytuacji określenie pozostałej dokumentacji (tj. obiegu dokumentów i procedury kontroli zarządczej) pozostaje we właściwości kierowników jednostek obsługiwanych, ponieważ wykracza ona poza zakres powierzonych zadań (...).