KSeF w rachunkowości i pracy księgowych

W Polsce obowiązkowy KSeF działa etapowo: od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, a od 1 stycznia 2027 r. zostanie wdrożony także dla najmniejszych podmiotów, które do końca 2026 r. korzystają z przejściowego progu 10 000 zł brutto miesięcznie sprzedaży dokumentowanej fakturami. Faktury B2C nie są objęte tym obowiązkiem, a oficjalne materiały Ministerstwa Finansów i Krajowej Administracji Skarbowej określają 2026 r. jako okres przejściowy – bez nakładania sankcji za błędy w korzystaniu z KSeF.

Dla księgowych najważniejsze jest to, że KSeF nie zmienia samej logiki rachunkowości, ale zmienia: źródło dowodu, daty procesowe, sposób kontroli poprawności dokumentów, obieg dokumentów, archiwizację i integrację ERP. Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) nadal wymaga, aby jednostka miała opisaną politykę rachunkowości, plan kont, opis systemu informatycznego, procedury ochrony danych i zasady przechowywania dokumentacji. Jednocześnie ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) nadaje fakturze ustrukturyzowanej własne reguły wystawienia, otrzymania, korekt, archiwizacji oraz trybów szczególnych.

Niniejszy materiał ma charakter ogólny i nie uwzględnia specyfiki jednostki. W szczególności nie określono w nim takich parametrów jak: branża, model gospodarki magazynowej, wykorzystywany system ERP, wolumen przetwarzanych faktur, model organizacyjny (w tym ), zakres outsourcingu funkcji księgowych, udział transakcji zagranicznych, stosowanie samofakturowania, funkcjonowanie w ramach grupy VAT, status JST oraz szczegółowy plan kont.