Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w jednostce budżetowej

Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jako wewnątrzzakładowe źródło prawa pracy, jest podstawową regulacją dotyczącą tego funduszu. W tekście omówiono tryb tworzenia regulaminu ZFŚS, jego treść, jak również zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania środków ZFŚS na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej.

Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą zakładowy funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS/fundusz) bez względu na liczbę zatrudnianych osób i jako administratorzy są zobowiązani do wydania jego regulaminu. Regulamin stanowi źródło prawa pracy w rozumieniu art. 9 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.), a to oznacza, że posiada moc wiążącą zarówno w zakresie dotyczącym kryteriów podziału środków funduszu świadczeń socjalnych, jak i w zakresie ustanowionego w nim trybu przyznawania świadczeń pracownikom, uwzględniającego indywidualną ocenę każdego przypadku według przyjętych kryteriów (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 19 sierpnia 2015 r., sygn. akt III AUa 1018/14). Pracodawcy, jako podmioty uprawnione do wydania regulaminu i ustalenia jego treści (choć po uzgodnieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi lub z przedstawicielem załogi), są także z tego tytułu odpowiedzialni za zgodność regulaminu z ustawą z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS).

Rozeznanie potrzeb socjalnych

Podstawą wydania regulaminu ZFŚS jest art. 8 ust. 4 ustawy o ZFŚS. Każdy pracodawca przed przystąpieniem do tworzenia projektu regulaminu ZFŚS powinien odpowiednio się do tego przygotować. Pozwoli to na lepsze skonstruowanie i adresowanie pomocy socjalnej. Pomoc ta powinna bowiem być stosowna do potrzeb osób zatrudnionych. Warto, aby pracodawca dysponował przynajmniej podstawowymi i aktualnymi informacjami o sytuacji socjalnej pracowników oraz byłych pracowników (emerytów i rencistów), o ich potrzebach i preferencjach. Informacje te są niezbędne do prawidłowego rozdysponowania środków ZFŚS. Dlatego opracowanie regulaminu poprzedzane jest zwykle rozeznaniem potrzeb socjalnych potencjalnych beneficjentów, czyli m.in. pracowników, np. za pomocą anonimowej ankiety oraz oszacowaniem wielkości środków będących w dyspozycji funduszu.