Jak korygować VAT od sprzedaży ewidencjonowanej na kasie

Podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy z każdej sprzedaży paragon fiskalny lub fakturę w postaci papierowej  albo- za zgodą nabywcy - w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób uzgodniony z nabywcą. Wydrukowanie lub przesłanie elektronicznego paragonu powoduje, że sprzedawca nie może już go poprawić, gdyż kasy uniemożliwiają ingerencję w zapisane w kasie dane. Nie oznacza to jednak, że podatnicy są pozbawieni prawa do korekty. Muszą posłużyć się „zewnętrznymi” ewidencjami korekt.

Sam sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących zostały określone przez ustawodawcę w rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących, a w przypadku kas mających postać oprogramowania - w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.

Kasa rejestrująca, a w szczególności pamięć fiskalna kasy, została skonstruowana w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek ingerencję podatnika czy podmiotów wykonujących serwis techniczny kas rejestrujących. Oznacza to, że dane raz wprowadzone do kasy (transakcja zakończona wydrukowaniem paragonu) nie podlegają już modyfikacji. Korekta danej transakcji (treści paragonu fiskalnego) jest możliwa jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli przed zapisaniem danych w pamięci fiskalnej.

1. Zasady korekty sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej

Należy pamiętać, że zakaz ingerencji w pamięć fiskalną kasy rejestrującej nie oznacza zakazu korekty samej transakcji sprzedaży, gdyż to dokumentacja kasowa transakcji nie podlega korekcie, a nie sama transakcja sprzedaży. W praktyce zdarzają się bowiem sytuacje, że kwota ujęta w ewidencji fiskalnej wymaga skorygowania. Zatem w przypadku wystąpienia omyłki, błędu, zwrotu towaru lub reklamacji towaru czy usługi prowadzone przez podatnika ewidencja korekt i dokumentacja powinny w sposób rzetelny odzwierciedlać przebieg zaistniałego zdarzenia będącego przyczyną korekty. Dlatego podatnikom przysługuje prawo do korekty sprzedaży i podatku należnego wykazanego w kasie fiskalnej, jednak pod warunkiem że zdarzenia te zostaną udokumentowane wiarygodnymi dowodami.

Z przepisów rozporządzeń w sprawie kas rejestrujących i w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania wynika obowiązek prowadzenia odrębnych ewidencji dotyczących korekt sprzedaży ewidencjonowanej na kasach. Są nimi: