Regulamin zfśs w jednostce sfery budżetowej – przykładowe postanowienia

Jednostki sfery budżetowej są zobowiązane tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Podstawową regulacją dotyczącą zfśs jest jego regulamin, będący wewnątrzzakładowym źródłem prawa pracy. Regulamin powinien określać zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu.

Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: zfśs/fundusz) bez względu na liczbę zatrudnianych osób i jako administratorzy są zobowiązani do wydania jego regulaminu. Regulamin stanowi źródło prawa pracy w rozumieniu art. 9 Kodeksu pracy (dalej: k.p.) Oznacza to, że posiada moc wiążącą zarówno w zakresie dotyczącym kryteriów podziału środków funduszu świadczeń socjalnych, jak i w zakresie ustanowionego w nim trybu przyznawania świadczeń pracownikom, uwzględniającego indywidualną ocenę każdego przypadku według przyjętych kryteriów (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 19 sierpnia 2015 r., III AUa 1018/14). Pracodawcy, jako podmioty uprawnione do wydania regulaminu i ustalenia jego treści (choć po uzgodnieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi lub z przedstawicielem załogi), są także z tego tytułu odpowiedzialni za zgodność regulaminu z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o zfśs).

1. Rozeznanie potrzeb socjalnych

Podstawą wydania regulaminu zfśs jest art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs. Każdy pracodawca przed przystąpieniem do tworzenia projektu regulaminu zfśs powinien odpowiednio się do tego przygotować. Pozwoli to na lepsze skonstruowanie i adresowanie pomocy socjalnej. Pomoc ta powinna bowiem być stosowna do potrzeb osób zatrudnionych. Warto, aby pracodawca dysponował przynajmniej podstawowymi i aktualnymi informacjami o sytuacji socjalnej pracowników oraz byłych pracowników (emerytów i rencistów), o ich potrzebach i preferencjach. Informacje te są niezbędne do prawidłowego rozdysponowania środków zfśs. Dlatego opracowanie regulaminu poprzedzane jest zwykle rozeznaniem potrzeb socjalnych potencjalnych beneficjentów, czyli m.in. pracowników, np. za pomocą anonimowej ankiety, oraz oszacowaniem wielkości środków będących w dyspozycji funduszu.

Treść każdego regulaminu, stopień jego szczegółowości, zakres i rodzaj form działalności socjalnej finansowanej u danego pracodawcy zależą od ilości środków finansowych będących w dyspozycji pracodawcy. W dużej mierze związane jest to też z wielkością i zatrudnieniem w jednostce. Inaczej przedstawiać się będzie regulamin w jednostce sfery budżetowej zatrudniającej kilkaset pracowników, inny będzie jego zakres w mniejszym zakładzie pracy.