Rozliczenie VAT od wpłaconych zaliczek u sprzedawcy i nabywcy

Wpłata zaliczki wywołuje skutki zarówno u sprzedawcy, jak i u nabywcy. Aby wpłacający mógł odliczyć VAT, zaliczka musi być odpowiednio udokumentowana, co w wielu przypadkach budzi wątpliwości. Wystawiona przed terminem faktura zaliczkowa może być uznana za pustą, co oznacza negatywne konsekwencje dla sprzedawcy. Dlatego organy podatkowe wymagają, aby je korygować, gdy minie 60 dni od ich wystawienia, a zaliczka nadal nie wpłynie.

Według regulacji zawartych w art. 19a ust. 8 ustawy o VAT otrzymanie przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi całości bądź części zapłaty, w szczególności przedpłaty, zaliczki, zadatku lub raty, skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług. 

Obowiązek podatkowy powinien być wówczas rozpoznany w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z chwilą jej pobrania. Przedstawiona zasada nie obejmuje czynności wskazanych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, dla których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później niż z upływem terminu płatności. W konsekwencji przy świadczeniu:

• usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, 
• usług ochrony osób, usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, 
• usług stałej obsługi prawnej i biurowej, 
• usług telekomunikacyjnych,
• usług związanych z dostawą mediów

otrzymanie przedpłaty, zaliczki, zadatku lub raty nie skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego w VAT (wyjątkiem są usługi, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT, stanowiące import usług).

1. Zasady dokumentowania otrzymanych zaliczek

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT pobraną kwotę przedpłaty, zaliczki, zadatku lub raty, w stosunku do której powstał obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług, należy udokumentować fakturą. Termin sporządzenia faktury jest wyznaczany datą otrzymania zaliczki. Nie jest powiązany z faktycznym dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi. Fakturę należy wystawić nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy (art. 106i ust. 2 ustawy o VAT). 

Jednocześnie faktura zaliczkowa nie może być wystawiona wcześniej niż 60 dnia przed otrzymaniem całości lub części zapłaty (art. 106i ust. 7 pkt 2 ustawy o VAT). Wyznaczone ramy czasowe, określające termin sporządzenia faktury zaliczkowej, nie wpływają na moment powstania obowiązku podatkowego w VAT. Ten powinien być zawsze rozpoznawany w dacie otrzymania przedpłaty, zaliczki, zadatku lub raty.