Podział obowiązków w zakresie inwentaryzacji – komisja inwentaryzacyjna (przewodniczący i członkowie komisji), zespół spisowy i kontroler spisowy, główny księgowy

Aby spis z natury przebiegł sprawnie, trzeba odpowiednio podzielić wszystkie obowiązki między organy i pracowników zobowiązanych do przeprowadzania spisów z natury. Przygotowane wykazy obowiązków komisji inwentaryzacyjnej, zespołów spisowych i kontrolerów spisowych zawierają zwyczajowy podział obowiązków.

Wykazy są przeznaczone dla kierowników jednostek, głównych księgowych, członków komisji inwentaryzacyjnych i zespołów spisowych oraz pracowników komórek kontroli wszystkich rodzajów jednostek sektora publicznego. Na tej podstawie jednostki powinny opracować swoje instrukcje inwentaryzacyjne. Podane rozwiązania należy dostosować do warunków funkcjonowania jednostki. Tam, gdzie nie ma potrzeby ich dostosowania, można je włączyć bezpośrednio do polityki rachunkowości. Wykazy są uniwersalne, tzn. że dotyczą spisów z natury wszystkich aktywów rzeczowych oraz aktywów pieniężnych przechowywanych w kasach. W wykazach przyjęto rozwiązania dotyczące organizacji spisów z natury środków trwałych i zapasów rzeczowych aktywów obrotowych (towarów, materiałów, produktów i półproduktów), podane w Stanowisku o inwentaryzacji zapasów oraz KSR 11.

1. Obowiązki członków komisji inwentaryzacyjnej (przewodniczącego i członków)

Podział obowiązków między przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej i pozostałych członków komisji inwentaryzacyjnej jest zwyczajowy. Obowiązki można podzielić inaczej. W jednostkach, w których zamiast komisji inwentaryzacyjnej działa komisarz spisowy, wszystkie obowiązki podane w wykazie należą do komisarza.

W jednostkach, w których powołany jest zastępca przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, trzeba podać, które z obowiązków przewodniczącego komisji może wykonywać jego zastępca. Przyjmuje się, że zastępca zastępuje przewodniczącego pod jego nieobecność. Wtedy wykonuje wszystkie jego obowiązki. Zastępca przewodniczącego może też mieć własne obowiązki, wykonywane w czasie obecności przewodniczącego komisji.