Kontrola zwolnień lekarskich pracowników przez podmiot zewnętrzny

Pracodawca może zdecydować się na zlecenie podmiotowi zewnętrznemu przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego przez pracownika. W takiej sytuacji konieczne jest przekazanie kontrolującemu pisemnego pełnomocnictwa od pracodawcy. Ponadto z uwagi na ciążące na pracodawcy będącym administratorem danych osobowych pracowników obowiązki związane z ochroną tych danych potrzebne jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych oraz upoważnienie osób uczestniczących w kontroli do przetwarzania danych.

W każdym przypadku, gdy pracodawca jest uprawniony do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego przez pracownika, możliwe jest zlecenie jej przeprowadzenia podmiotowi zewnętrznemu. Jednak trzeba wówczas pamiętać o spełnieniu wymaganych przepisami formalności i przestrzegać wynikających z nich zasad.

1. Pracodawcy uprawnieni do przeprowadzania kontroli zwolnień lekarskich 

Do przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy uprawniony jest pracodawca, który:

• wypłaca wynagrodzenie chorobowe (kontrola może obejmować okres, za który przysługuje wynagrodzenie),

• ustala uprawnienia do świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz wypłaca je ubezpieczonym, gdyż zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych (kontrola może obejmować zwolnienia lekarskie od pracy, za które pracodawca wypłaca swoim pracownikom lub innym ubezpieczonym, np. zleceniobiorcom, zasiłki chorobowe i opiekuńcze oraz świadczenie rehabilitacyjne).

Natomiast pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego do 20 ubezpieczonych, występuje o przeprowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich, na podstawie których przysługują zasiłki, do oddziału ZUS, który wypłaca te zasiłki jego pracownikom. Nie dotyczy to jedynie okresu, za który jest pobierane wynagrodzenie chorobowe.