Interpretacja indywidualna z dnia 31 stycznia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL1-1.4012.613.2023.2.MG

Podatek od towarów i usług w zakresie uznania, że samochody służbowe są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, zgodnie z art. 86a ust. 4 ustawy oraz prawa do odliczania 100% podatku naliczonego od wydatków dotyczących tych samochodów służbowych.

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług – jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

17 listopada 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 8 listopada 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie uznania, że samochody służbowe są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, zgodnie z art. 86a ust. 4 ustawy oraz prawa do odliczania 100% podatku naliczonego od wydatków dotyczących tych samochodów służbowych. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 22 stycznia 2024 r. (wpływ 25 stycznia 2024 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

A jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością zarejestrowaną jako czynny podatnik VAT oraz jest polskim rezydentem podatkowym PKD Spółki 14.11Z. Spółka zajmuje się działalnością związaną z usługowym szyciem (...). Należy zatem uznać, że świadczone usługi szycia stanowią przeważającą część działalności Spółki. Spółka zatrudnia przeciętnie około (...) osób, z tego około (...) osób stanowią szwaczki, które są fundamentem Spółki przynoszącym podstawowe przychody dla Spółki.

Z uwagi na specyfikę świadczonych usług, w postaci wysokospecjalistycznej usługi szycia (...), Spółka od dłuższego czasu boryka się z niedoborem wykwalifikowanej siły roboczej. W Powiecie B, jak również w najbliższej okolicy brak jest szkół kształcących pracowników w zawodzę szwacz/szwaczka. Spółka od wielu lat czyni starania w pobliskich szkołach zawodowych o utworzenie klasy o profilu szwalniczym, współpracując w tym celu z Powiatem B oraz B Urzędem Pracy. Niestety, obecnie brak jest zainteresowania młodzieży taką formą kształcenia i pracy. Proces nauki szycia nowego pracownika trwa w Spółce około dwóch lat. Spółka w tym czasie angażuje swoje narzędzia, materiały i środki pracy, ponosząc koszty wynagrodzeń w nadziei na wyuczenie kolejnego nowego pracownika. Spółka podkreśla, że szwaczka zaczyna przynosić dochód dla Spółki przeciętnie po około dwóch latach nauki szycia. Dlatego każda wykwalifikowana siła robocza w postaci szwaczki/szwacza jest dla Spółki „na wagę złota”. Spółka czyni starania, aby zatrudnić wykwalifikowane szwaczki, a następnie związać je z firmą oferując godziwe wynagrodzenie oraz szereg beneficjentów.

Miedzy innymi w tym celu Spółka zakupiła dwa auta osobowe, tzw. busy 9-cio osobowe celem zachęty do podjęcia pracy przez szwaczki z odległych miejscowości oraz ułatwienia im dojazdu do pracy

Spółka informuje, że busy są pojazdami samochodowymi w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony.

Opisane we wniosku samochody nie są pojazdami, o których mowa w art. 86a ust. 9  pkt 1-3 ustawy o VAT.

Opisane we wniosku samochody nie są pojazdami, o których mowa w art. 86a ust. 16 ustawy o VAT.

Opisane we wniosku pojazdy nie są konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą.

Ze względów oszczędności kosztów Spółka powierzyła prowadzenie tych pojazdów zatrudnionym szwaczkom, których dojazd do pracy odbywa się z najdalszych miejscowości względem siedziby Spółki. Upoważnione do prowadzenia tych pojazdów są po dwie szwaczki do każdego z aut. Generalne kierowanie pojazdami powierzono jednej ze szwaczek, druga szwaczka może prowadzić pojazd tylko w przypadku, gdy pierwsza z nich jest na urlopie lub na zwolnieniu chorobowym. Taką politykę Spółka prowadzi dla obu aut. Auta pokonują codziennie tą samą trasę, przemierzając tą samą ilość kilometrów, dowożąc szwaczki do pracy oraz odwożąc je do miejscowości oddalonej od Spółki o około (...) km. Oba samochody mają pełną obsadę osobową. Wyznaczonym do kierowania pojazdami szwaczkom wpisano w zakres obowiązków kierowanie pojazdami osobowymi o masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony oraz ustalono dla nich dodatek za wykonywane dodatkowej pracy. Szwaczkom, które korzystają z dowozu do pracy oraz powrotu do domu służbowymi autami Spółka dolicza przychód ze stosunku pracy w postaci wyliczonego ryczałtu.

Spółka sporządziła i zatwierdziła do stosowana Regulamin korzystania z samochodu służbowego, na oba pojazdy. Spółka złożyła informację na druku VAT-26 do Naczelnika Urzędu Skarbowego i zaprowadziła ewidencję przebiegu, o której mowa w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT. Ewidencja jest wypełniana przez szwaczki, którym powierzono prowadzanie aut, po każdorazowym użytkowaniu pojazdu służbowego. Spółka wyznaczyła osobę sprawującą kontrolę nad prowadzoną ewidencją. Ponadto pracownice kierujące pojazdami służbowymi obowiązuje Regulamin, określający sposób wykorzystania tych pojazdów, wskazujący, iż są one uprawnione do używania pojazdów wyłączne do spełnienia obowiązków służbowych i wyłącznie w celach związanych z prowadzoną działalnością Spółki, czyli do dowożenia pracowników do pracy oraz powrotu z pracy. Regulamin wyklucza możliwość używania samochodów w celach prywatnych. Regulamin określa sankcje, jakim będzie podlegał pracownik niestosujący się do określonych w nim uregulowań.

Pracownice kierujące wyżej wymienionymi pojazdami złożyły oświadczenia, w których zadeklarowały zapoznanie się z Regulaminem oraz z konsekwencjami użycia samochodu służbowego do celów prywatnych. Niezależnie od Regulaminu, między Spółką a pracownicami zawarta została umowa o powierzenie samochodu służbowego, określająca dokładne miejsce parkowania pojazdu, zapewniające ochronę pojazdu służbowego przed uszkodzeniem, czy kradzieżą.

Należy również wskazać, że wszelkie koszty związane z utrzymaniem i użytkowaniem pojazdów, takie, jak m.in. koszt zakupu paliwa, koszt przeglądów pojazdów, wymianę materiałów eksploatacyjnych, koszt napraw mechanicznych związanych z normalną eksploatacją pojazdu oraz koszt napraw ponosi Spółka. Rzeczywistym nabywcą zakupionego paliwa w stosunku do udostępnianego pracownicom do celów służbowych samochodu jest Spółka, co potwierdzają wystawione za zakup paliwa faktury.

Przyjęta procedura weryfikacji w Spółce składa się z następujących elementów: podpisanie umowy z użytkownikiem pojazdu + oświadczenie użytkownika pojazdu + ewidencja wewnętrzna przebiegu samochodu + kontrole osoby nadzorującej w zakresie użytkowania samochodu służbowego.

Aktualnie nie jest planowane zamontowanie w pojazdach nadajników GPS.

Uzupełnienie opisu stanu faktycznego

1.Auto osobowe, tzw. bus 9-cio osobowy (...) jest pojazdem samochodowym w rozumieniu art. 2 pkt 34 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.).

Auto osobowe, tzw. bus 9-cio osobowy (...) jest pojazdem samochodowym w rozumieniu art. 2 pkt 34 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.).

2.Faktura dokumentująca zakup (...) wystawiona została (...)2023 r. na A sp. z o.o. Wcześniej, tj. od (...)2017 r. Spółka używała ten pojazd na podstawie umowy leasingu zawartej z (...).

(...) jest samochodem używanym na podstawie umowy leasingu zawartej z (...) (...)2022 r.

3.Dla (...) Spółka zaprowadziła ewidencję przebiegu, zgodnie z wymogami określonymi w art. 86a ust. 6 ustawy. Spółka ustaliła i wprowadziła do używania „Regulamin użytkowania samochodu służbowego w A”. Z „Regulaminem” zostały zapoznane wszystkie osoby, które są upoważnione do używania i kierowania pojazdami służbowym w Spółce A. Spółka wyznaczyła osobę odpowiedzialną za sprawowanie kontroli przebiegu pojazdów używanych wyłącznie do celów służbowych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Osoby upoważnione do kierowania ww. pojazdem złożyły stosowne oświadczenia zobowiązujące do przestrzegania zasad określonych w Regulaminie użytkowania samochodu służbowego, obowiązującym w A Sp. z o.o. Dla tego pojazdu prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu, zgodnie z art. 86a ust. 7 ustawy.

Dla (...) Spółka zaprowadziła ewidencję przebiegu dla tego pojazdu, zgodnie z wymogami określonymi w art. 86a ust. 6 ustawy. Spółka ustaliła i wprowadziła do używania „Regulamin użytkowania samochodu służbowego w A”. Z „Regulaminem” zostały zapoznane wszystkie osoby, które są upoważnione do używania i kierowania pojazdami służbowym w Spółce A. Spółka wyznaczyła osobę odpowiedzialną za sprawowanie kontroli przebiegu pojazdów używanych wyłącznie do celów służbowych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Osoby upoważnione do kierowania ww. pojazdem złożyły stosowne oświadczenia zobowiązujące do przestrzegania zasad określonych w Regulaminie użytkowania samochodu służbowego, obowiązującym w A Sp. z o.o. Dla tego pojazdu prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu, zgodnie z art. 86a ust. 7 ustawy.

4. (...) wykorzystywany jest wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej od dnia zgłoszenia na deklaracji VAT-26, tj. od 12 sierpnia 2021 r.

(...) wykorzystywany jest wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej od dnia zgłoszenia na deklaracji VAT-26, tj. od 17 sierpnia 2023 r.

5.Prowadzona w Spółce ewidencja przebiegu obu ww. busów spełnia wymogi określone w art. 86a ust. 6 ustawy.

6.Ewidencja, prowadzona oddzielnie do każdego busa przez zatrudnione szwaczki spełnia wymogi określone w art. 86a ust. 6 ustawy. Jednocześnie Państwo informują, że ewidencja prowadzona jest wyłącznie przez dwie szwaczki, po jednej upoważnionej/wyznaczonej szwaczce dla każdego busa. W wyjątkowych przypadkach, kiedy upoważniona/wyznaczona szwaczka korzysta z urlopu wypoczynkowego lub zwolnienia chorobowego, ewidencję przebiegu pojazdu prowadzą zastępczo dwie pozostałe szwaczki, wyznaczone do zastępowania kierujących szwaczek. W czasie, kiedy szwaczki wykonują pracę w siedzibie Spółki, pozostali upoważnieni przez pracodawcę pracownicy korzystają z ww. pojazdów celem ich zatankowania lub przejazdu do zakładu naprawczego celem dokonania wymiany płynów eksploatacyjnych, opon lub innych niezbędnych napraw serwisowych. Pracownicy ci również dokonują odpowiednich wpisów do ewidencji przebiegu pojazdów.

7.Ewidencja przebiegu obu busów prowadzona przez szwaczki zawiera wszystkie elementy wymienione w art. 86a ust. 7 ustawy.

8.Przedmiotem wniosku są wydatki dokonywane na bieżące utrzymanie obu busów. Należą do nich miedzy innymi paliwo, części eksploatacyjne obu busów, bieżące naprawy.

9.Wszystkie faktury dokumentujące ww. wydatki wystawione są wyłącznie na Spółkę A.

10.Celem nabycia obu busów było wykorzystanie ich do celów prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie związanym z usługowym szyciem (...), jednak dopiero od momentu zgłoszenia obu samochodów na deklaracji VAT-26 oba samochody zaczęły być wykorzystywane tylko i wyłącznie do celów działalności gospodarczej prowadzonej przez Spółkę. Dla obu busów są to inne daty, uzależnione od chwili powierzenia prowadzenia tychże pojazdów upoważnionym szwaczkom do celów dojazdów do pracy oraz powrotów z niej dowożąc tym samym pozostałe pracownice.

11.Spółka A jest w posiadaniu wszystkich wymaganych ustawą dokumentów, z których wynika, że ww. busy są wykorzystywane wyłącznie do celów ww. działalności gospodarczej i wykluczone jest wykorzystywanie przedmiotowych busów do celów niezwiązanych z ww. działalnością gospodarczą. Należą do nich m.in. „Regulamin użytkowania samochodu służbowego”, oświadczenia osób upoważnionych do prowadzenia ww. busów o zapoznaniu się z zasadami użytkowania samochodów służbowych określonych w Regulaminie, ewidencja przebiegu pojazdów dla celów podatku VAT oraz adnotacje osoby odpowiedzialnej za sprawowanie kontroli przebiegu pojazdów.

Pytanie

Czy przy tak prowadzonej ewidencji przejechanych kilometrów oraz sposobie wykorzystania samochodu służbowego, można uznać, że samochód jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, zgodnie z art. 86a ust. 4 ustawy z 11 marca  2004 r. o podatku od towarów i usług i czy przysługuje Spółce prawo do odliczania 100% podatku naliczonego od wydatków dotyczących tych samochodów?

Państwa stanowisko w sprawie

A Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością uważa, że spełniła wszystkie warunki wymagane ustawą o podatku od towarów i usług w zakresie dokumentowania użytkowania pojazdów samochodowych o masie całkowitej nie przekraczającej 3,5 tony tylko i wyłącznie do celów działalności gospodarczej.

Ustawodawca podkreśla, że pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

1)sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub

2)konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne – art. 86a ust. 4 ustawy o VAT.

Zdaniem Spółki, ewidencja przebiegu pojazdów prowadzona przez Spółkę oraz Regulamin używania pojazdów samochodowych oraz jednocześnie ustalony system kontroli świadczy o wykorzystaniu obu samochodów wyłącznie do działalności gospodarczej. Wszystkie przejazdy dokonywane tymi samochodami wykonywane są w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, w wyniku czego Spółka zapewnia zatrudnienie dla wykwalifikowanej kadry, co zapewnia uzyskanie przychodów z działalności gospodarczej.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku – jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.), zwanej dalej ustawą. W myśl tego przepisu:

Natomiast, na mocy art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy:

Ustawodawca umożliwił podatnikom odliczenie podatku naliczonego w określonych terminach, pod warunkiem spełnienia przez nich zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy towarów i usług będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Na podstawie art. 2 pkt 34 ustawy:

Zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy:

W świetle art. 86a ust. 2 ustawy:

Zatem, podatnikowi przysługuje ograniczone do 50% prawo do odliczenia podatku w odniesieniu do wszystkich wydatków związanych z pojazdami samochodowymi przeznaczonymi do użytku „mieszanego”.

Dla celów stosowania tego ograniczenia przez wykorzystywanie „mieszane” należy rozumieć, że w odniesieniu do pojazdu wykorzystywanego w działalności gospodarczej istnieje możliwość jego użycia również do celów niezwiązanych z tą działalnością, np. do celów prywatnych. Wystarczy przy tym możliwość nawet tylko jednorazowego użycia pojazdu do celów prywatnych, aby uznać, że pojazd może być wykorzystywany w sposób „mieszany”. Nie jest przy tym istotny moment, w którym użycie to ma miejsce podczas całego okresu użytkowania przez podatnika danego pojazdu, żeby uznać ten pojazd za wykorzystywany do celów „mieszanych”. Przyjmuje się, że każdy pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony – ze względu na swoje cechy konstrukcyjne – służy co do zasady użytkowi „mieszanemu”, a zatem wszystkie wydatki z nim związane podlegają ograniczeniu w odliczaniu do 50%.

Jednakże, od zasady wynikającej z art. 86a ust. 1 ustawy przewidziano wyjątki.

Przy czym, stosownie do art. 86a ust. 3 ustawy:

Jednocześnie, według art. 86a ust. 4 ustawy:

W myśl art. 86a ust. 5 ustawy:

Użycie wyrazu „wyłącznie” w art. 86a ust. 5 ustawy, wskazuje, że zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji nie obejmuje sytuacji, gdy pojazdy są wykorzystywane – choćby przejściowo – do innych celów (np. użytek prywatny, jazda próbna, itp.).

Okolicznościami potwierdzającymi obiektywnie brak możliwości użytku prywatnego może być przykładowo:

·obowiązek zostawiania po godzinach pracy na parkingach przedsiębiorstwa pojazdów używanych przez pracowników, bez możliwości ich pobrania poza tymi godzinami, w tym w weekendy, na cele inne niż wyłącznie działalność przedsiębiorstwa,

·nadzór nad używaniem pojazdów w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, przykładowo za pomocą GPS,

·w przypadku nabywania pojazdów przez podatnika, którego przedmiotem działalności jest odprzedaż tych pojazdów – brak rejestracji tych pojazdów, uniemożliwiający ich poruszanie się po drogach, a w przypadku ich rejestracji – brak możliwości użycia tych pojazdów na cele prywatne; nie mogą to być zatem np. samochody demonstracyjne używane przez pracownika dealera do dojazdów do pracy,

·w przypadku nabywania pojazdów przez podatnika, którego przedmiotem działalności jest wynajem tych pojazdów – określenie reguł wykluczających użytek prywatny,

·używanie (w przypadku pojazdów tzw. lotniskowych) przez służby lotniska pojazdów do przemieszczania się po płycie lotniska, bez możliwości opuszczania przez te pojazdy terenu lotniska.

Na mocy art. 86a ust. 7 ustawy:

Jak stanowi art. 86a ust. 6 ustawy:

Na mocy art. 86a ust. 9 ustawy:

Na podstawie art. 86a ust. 10 ustawy:

W świetle art. 86a ust. 12 ustawy:

Na mocy art. 86a ust. 13 ustawy:

W opisanej sprawie istotne są przepisy art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a i art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Z treści tych regulacji wynika, że podatnik ma możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego z faktur dotyczących wydatków związanych z samochodem osobowym oraz wydatków związanych z jego eksploatacją w sytuacji, gdy pojazd ten jest wykorzystywane wyłącznie do celów prowadzenia działalności gospodarczej. Do celów pełnego odliczenia podatku, fakt wykorzystywania ich wyłącznie do działalności musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych.

Co do zasady, w celu dokonania pełnego odliczenia muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki, tj. sposób wykorzystania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza w ustalonych przez niego zasadach ich używania, musi wykluczać ich użycie do celów prywatnych oraz wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu.

Wskazać należy, że przepisy ustawy nie określają, w jaki sposób podatnik ma zapewnić wyeliminowanie użytku prywatnego używanego pojazdu samochodowego dla celów pełnego odliczenia podatku naliczonego. Działania te muszą być dostosowane do specyfiki działalności i sposobu używania dla jej celów pojazdów. Określone przez podatnika zasady używania pojazdu muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku. Przy czym użytek prywatny należy postrzegać w kategoriach potencjalnej, a nie faktycznej możliwości użytku pojazdu do celów prywatnych.

Nie można uznać wykorzystywania pojazdu wyłącznie do celów działalności gospodarczej gdy np. zostaną ustalone zasady używania pojazdów, jednakże nie istnieją żadne zabezpieczenia gwarantujące ich przestrzeganie; przykładowo istnieje zakaz używania przez pracowników pojazdów do celów prywatnych, jednakże nikt nie weryfikuje czy zakaz ten jest respektowany.

We wniosku przedstawili Państwo informacje, z których wynika, że:

‒ Jesteście Państwo Spółką z ograniczoną odpowiedzialnością zarejestrowaną jako czynny podatnik VAT oraz polskim rezydentem podatkowym. Zajmujecie się Państwo działalnością związaną z usługowym szyciem (...).

─Z uwagi na specyfikę świadczonych usług w postaci wysokospecjalistycznej usługi szycia (...) od dłuższego czasu borykają się Państwo z niedoborem wykwalifikowanej siły roboczej. Czynią Państwo starania, aby zatrudnić wykwalifikowane szwaczki, a następnie związać je z firmą oferując godziwe wynagrodzenie oraz szereg beneficjentów. Między innymi w tym celu Państwo zakupili dwa auta osobowe, tzw. busy 9-cio osobowe celem zachęty do podjęcia pracy przez szwaczki z odległych miejscowości oraz ułatwienia im dojazdu do pracy.

─Faktura dokumentująca zakup (...) wystawiona została (...)2023 r. na Państwa. Wcześniej, tj. od (...)2017 r. używali Państwo ten pojazd na podstawie umowy leasingu zawartej z (...). Z kolei, F(...) jest samochodem używanym na podstawie umowy leasingu zawartej z (...) (...)2022 r.

─Ze względów oszczędności kosztów Państwo powierzyli prowadzenie tych pojazdów zatrudnionym szwaczkom, których dojazd do pracy odbywa się z najdalszych miejscowości względem siedziby Spółki.Upoważnione do prowadzenia tych pojazdów są po dwie szwaczki do każdego z aut. Generalne kierowanie pojazdami powierzono jednej ze szwaczek, druga szwaczka może prowadzić pojazd tytko w przypadku, gdy pierwsza z nich jest na urlopie lub na zwolnieniu chorobowym. Taką politykę prowadzą Państwo dla obu aut. Auta pokonują codziennie tą samą trasę przemierzając ta sama ilość kilometrów dowożąc szwaczki do pracy oraz odwożąc je do miejscowości oddalonej od Spółki o około (...) km. Oba samochody mają pełną obsadę osobową.Wyznaczonym do kierowania pojazdami szwaczkom wpisali Państwo w zakres obowiązków kierowanie pojazdami osobowymi o masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony oraz ustalili Państwo dla nich dodatek za wykonywanie dodatkowej pracy. Szwaczkom, które korzystają z dowozu do pracy oraz powrotu do domu służbowymi autami doliczają Państwo przychód ze stosunku pracy w postaci wyliczonego ryczałtu.

─Sporządzili i zatwierdzili Państwo do stosowania Regulamin korzystania z samochodu służbowego, na oba pojazdy.Ponadto pracownice kierujące pojazdami służbowymi obowiązuje Regulamin, określający sposób wykorzystania tych pojazdów, wskazujący, iż są one uprawnione do używania pojazdów wyłączne do spełnienia obowiązków służbowych i wyłącznie w celach związanych z prowadzoną działalnością Spółki, czyli do dowożenia pracowników do pracy oraz powrotu z pracy. Regulamin wyklucza możliwość używania samochodów w celach prywatnych. Regulamin określa sankcje, jakim będzie podlegał pracownik niestosujący się do określonych w nim uregulowań. Pracownice kierujące wyżej wymienionymi pojazdami złożyły również oświadczenia, w których zadeklarowały zapoznanie się z Regulaminem oraz z konsekwencjami użycia samochodu służbowego do celów prywatnych.

─Niezależnie od Regulaminu, między Państwem a pracownicami zawarta została umowa o powierzenie samochodu służbowego, określająca dokładne miejsce parkowania pojazdu, zapewniające ochronę pojazdu służbowego przed uszkodzeniem, czy kradzieżą.

─Informują Państwo, że busy są pojazdami samochodowymi w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony.

─Auto osobowe, tzw. bus 9-cio osobowy (...) oraz auto osobowe, tzw. bus 9-cio osobowy (...) są pojazdami samochodowym w rozumieniu art. 2 pkt 34 ustawy.

─Opisane we wniosku samochody nie są pojazdami, o których mowa w art. 86a ust. 9 pkt 1-3 ustawy.

─Opisane we wniosku samochody nie są pojazdami, o których mowa w art. 86a ust. 16 ustawy.

─Opisane we wniosku pojazdy nie są konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą.

─(...) wykorzystywany jest wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej od dnia zgłoszenia na deklaracji VAT-26, tj. od 12 sierpnia 2021 r.

─(...) wykorzystywany jest wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej od dnia zgłoszenia na deklaracji VAT-26, tj. od 17 sierpnia 2023 r.

─Dla (...) oraz (...) zaprowadzili Państwo ewidencję przebiegu zgodnie z wymogami określonymi w art. 86a ust. 6 ustawy i art. 86a ust. 7 ustawy.

─Ewidencja, prowadzona oddzielnie do każdego busa przez zatrudnione szwaczki spełnia wymogi określone w art. 86a ust. 6 ustawy oraz zawiera wszystkie elementy wymienione w art. 86a ust. 7 ustawy. Jednocześnie informują Państwo, że ewidencja prowadzona jest wyłącznie przez dwie szwaczki, po jednej upoważnionej/wyznaczonej szwaczce dla każdego busa. W wyjątkowych przypadkach, kiedy upoważniona/wyznaczona szwaczka korzysta z urlopu wypoczynkowego lub zwolnienia chorobowego, ewidencję przebiegu pojazdu prowadzą zastępczo dwie pozostałe szwaczki, wyznaczone do zastępowania kierujących szwaczek. W czasie, kiedy szwaczki wykonują pracę w siedzibie Spółki, pozostali upoważnieni przez pracodawcę pracownicy korzystają z ww. pojazdów celem ich zatankowania lub przejazdu do zakładu naprawczego celem dokonania wymiany płynów eksploatacyjnych, opon lub innych niezbędnych napraw serwisowych. Pracownicy ci również dokonują odpowiednich wpisów do ewidencji przebiegu pojazdów.

─Spółka wyznaczyła osobę odpowiedzialną za sprawowanie kontroli przebiegu pojazdów używanych wyłącznie do celów służbowych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

─Przyjęta procedura weryfikacji składa się z następujących elementów: podpisanie umowy z użytkownikiem pojazdu + oświadczenie użytkownika pojazdu + ewidencja wewnętrzna przebiegu samochodu + kontrole osoby nadzorującej w zakresie użytkowania samochodu służbowego.

─Aktualnie nie jest planowane zamontowanie w pojazdach nadajników GPS.

─Należy również wskazać, że wszelkie koszty związane z utrzymaniem i użytkowaniem pojazdów, takie, jak m.in. koszt zakupu paliwa, koszt przeglądów pojazdów, wymianę materiałów eksploatacyjnych, koszt napraw mechanicznych związanych z normalną eksploatacją pojazdu oraz koszt napraw ponoszą Państwo. Rzeczywistym nabywcą zakupionego paliwa w stosunku do udostępnianego pracownicom do celów służbowych samochodu są Państwo, co potwierdzają wystawione za zakup paliwa faktury.

─Przedmiotem wniosku są wydatki dokonywane na bieżące utrzymanie obu busów. Należą do nich miedzy innymi paliwo, części eksploatacyjne obu busów, bieżące naprawy.

Na tle przedstawionych okoliczności sprawy Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy przy tak prowadzonej ewidencji przejechanych kilometrów oraz sposobie wykorzystania samochodów służbowych, można uznać, że samochody te są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, zgodnie z art. 86a ust. 4 ustawy i czy przysługuje Państwu prawo do odliczania 100% podatku naliczonego od wydatków dotyczących tych samochodów.

Z opisu sprawy wynika, że pojazdy, o których mowa we wniosku są parkowane po godzinach pracy w dokładnie określonym miejscu (w miejscu zamieszkania Państwa 2 pracownic wyznaczonych do kierowania ww. pojazdami).

Analiza przedstawionego opisu sprawy oraz treści powołanych przepisów prawa prowadzi do stwierdzenia, że w odniesieniu do ww. busów, nie zostaną spełnione przesłanki do uznania, że są one wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej i tym samym nie mają Państwo prawa do odliczenia całości podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.

Wskazać należy, że w opisanej sytuacji dojazd z pracy do miejsca zamieszkania pracowników i odwrotnie nie ma związku z Państwa działalnością gospodarczą. Zapewnienie ułatwienia w tym zakresie z Państwa strony będzie powodowało realizację celu prywatnego pracownika (niewynikającego ze stosunku pracy), nie zaś celu gospodarczego pracodawcy.

Ponadto, co również istotne w analizowanej sprawie opisany we wniosku sposób wykorzystania pojazdów samochodowych i wprowadzony przez Państwa ich nadzór kontrolny, nie jest wystarczający aby przyjąć, że samochody te są wykorzystywane wyłącznie do Państwa działalności gospodarczej. Należy zauważyć, że samo parkowanie pojazdu w miejscu zamieszkania, co do zasady, pozwala na potencjalne wykorzystanie samochodu do celów prywatnych. Przy czym użytek prywatny należy postrzegać w kategoriach potencjalnej, a nie faktycznej możliwości użytku pojazdu do celów prywatnych. W żaden sposób nie zmienia tego prowadzona przez Państwa ewidencja przebiegu czy Regulamin, w którym został określony sposób używania samochodów służbowych, mający na celu wykluczenie użycia tych pojazdów do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Ponadto co istotne aktualnie nie planujecie Państwo zamontowania w pojazdach nadajników GPS, co pozwoliło by na efektywną i skuteczną kontrolę trasy i sposobu użytkowania Państwa pojazdów. Z tego względu brak będzie możliwości porównania przejechanej trasy z pomiarami wskazanymi w prowadzonej przez pracowników ewidencji przebiegu pojazdu. Zaznaczyć również należy, że w opisie sprawy wskazali Państwo, że w czasie, kiedy szwaczki wykonują pracę w siedzibie Spółki, pozostali upoważnieni przez pracodawcę pracownicy korzystają z ww. pojazdów celem ich zatankowania lub przejazdu do zakładu naprawczego celem dokonania wymiany płynów eksploatacyjnych, opon lub innych niezbędnych napraw serwisowych. Pracownicy ci również dokonują odpowiednich wpisów do ewidencji przebiegu pojazdów. Zatem, stwierdzić należy, że takie wykorzystywanie ww. pojazdów również wskazuje, że brak jest obiektywnych możliwości wykorzystywania tych pojazdów wyłącznie do działalności gospodarczej.

Procedury wprowadzone przez Państwa mogą co prawda zniechęcać do używania samochodów służbowych do celów prywatnych natomiast nie są w stanie w rzeczywiści wyeliminować takiego wykorzystania samochodów dla celów prywatnych z uwagi na ich dostępność w miejscu zamieszkania Państwa pracowników. Mimo, że prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu oraz wprowadzony został przez Państwa mechanizm nadzoru – to jednak parkowanie samochodów służbowych w miejscach zamieszkania powoduje bezpośrednią dostępność samochodu na potrzeby prywatne. Użycie samochodu do celów osobistych, uznaje się za wykorzystywanie do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika.

Należy zwrócić uwagę, że Państwa samochody nie mają zainstalowanego oprogramowania GPS, tym samym kontrola i weryfikacja ewidencji przebiegu pojazdów jest nierzetelna. Pracownik nadzorujący sposób wykorzystania samochodu nie jest w stanie w sposób rzetelny zweryfikować użytku prywatnego ww. pojazdów. Może tylko ogólnie porównać ilość przejechanych kilometrów określoną trasą. Bez wyposażenia Państwa samochodów w oprogramowanie GPS nadzór pracownika odpowiedzialnego za kontrolę ewidencji przebiegu pojazdu jest nieefektywny i nie odzwierciedla realnego, zgodnego z rzeczywistością przebiegu trasy Państwa samochodów. W tym kontekście sposób kontroli wykorzystania pojazdów wprowadzony przez Państwa nie może zostać uznany za mechanizm skuteczny i zabezpieczający przed wykorzystaniem samochodów dla celów prywatnych.

Wobec powyższego wprowadzone przez Państwa zasady (tj. regulamin, ewidencja przebiegu pojazdu oraz nadzór pracownika) nie wykluczają obiektywnie prywatnego użytku pojazdów. Zatem, stosowane przez Państwa działania nie zabezpieczają odpowiednio i nie wykluczają użycia opisanych samochodów do celów innych niż działalność gospodarcza.

Tym samym, nie mają Państwo prawa do odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego od wydatków bieżących, tj. na paliwo, części eksploatacyjne obu busów, bieżące naprawy opisanych we wniosku samochodów, gdyż samochody te nie spełniają warunków, o których mowa w art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a w związku z art. 86a ust. 4 pkt 1.

Podsumowując, przy tak prowadzonej ewidencji przejechanych kilometrów oraz sposobie wykorzystania ww. samochodów służbowych, nie można uznać, że samochody te są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, zgodnie z art. 86a ust. 4 ustawy. Ponadto, nie przysługuje Państwu pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego od wydatków bieżących, tj. na paliwo, części eksploatacyjne obu busów, bieżące naprawy dotyczących omawianych we wniosku samochodów służbowych. Zatem, mają Państwo prawo do odliczenia 50% podatku naliczonego wykazanego na fakturach od ww. wydatków. Prawo to będzie przysługiwać z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z art. 88 ustawy.

Tym samym, Państwa stanowisko jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Nadmienia się, że w niniejszej interpretacji udzielono odpowiedzi tylko w zakresie zadanego pytania. Inne kwestie nieobjęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa – rozpatrzone.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).