Interpretacja indywidualna z dnia 23 kwietnia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.182.2024.1.PRM

Prawo do przechowywania Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, zachowanie prawa do odliczenia podatku naliczonego z ww. Dokumentów oraz uznanie, że momentem powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur otrzymanych bezpośrednio przez Usługodawcę jest dzień wpływu faktury zakupowej do Usługodawcy.

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

29 marca 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 29 marca 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do przechowywania Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego z ww. Dokumentów oraz uznania, że momentem powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur otrzymanych bezpośrednio przez Usługodawcę jest dzień wpływu faktury zakupowej do Usługodawcy.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”), której podstawowym przedmiotem działalności jest (...).

Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski oraz od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz w krajach trzecich. W związku ze znaczną ilością otrzymywanych przez Spółkę dokumentów dotyczących transakcji gospodarczych, w szczególności faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, duplikatów faktur, załączników do faktur, paragonów z NIP oraz innych dokumentów zakupowych, w tym dokumentów potwierdzających nabywane przez pracowników Spółki, w ramach obowiązków służbowych, towary i usługi, które są otrzymywane w formie papierowej, dalej łącznie jako: „Dokumenty zakupowe” lub „Dokumentacja zakupowa”. W celu usprawnienia procesu obiegu i archiwizacji Dokumentów zakupowych Spółka planuje wdrożyć procedury w zakresie przetwarzania i przechowywania tych dokumentów w formie elektronicznej.

Ponadto, Spółka otrzymuje Dokumentację zakupową za pośrednictwem innych form / kanałów / systemów, niemniej nie stanowi to przedmiotu niniejszego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej.

W ramach planowanych działań Spółka rozważa stworzenie tzw. archiwum elektronicznego, w którym przechowywane będą zarówno elektroniczne wersje papierowej Dokumentacji zakupowej (po przeprowadzeniu procesu skanowana) jak i Dokumentacja zakupowa otrzymywana elektronicznie. Jeżeli chodzi o techniczny aspekt tego procesu Spółka rozważa wdrożenie następującego rozwiązania.

Spółka rozważa zlecenie procesu skanowania Dokumentacji zakupowej otrzymanej w wersji papierowej wraz z procesem ich (...) ((...), czyli odczytywania tekstu z zeskanowanych dokumentów) wyspecjalizowanemu w tym zakresie podmiotowi zewnętrznemu (dalej: „Usługodawca”). Zeskanowane wersje papierowych Dokumentów zakupowych przekazane przez Usługodawcę będą przez Spółkę następnie weryfikowane w ramach ustalonej procedury oraz archiwizowane w stworzonym elektronicznym archiwum, które w zależności od finalnej decyzji Spółki prowadzone może być np. na dysku sieciowym Spółki lub w tzw. chmurze w dedykowanej bezpiecznej lokalizacji lub w dedykowanej bazie danych (tzw. Repozytorium) stanowiącej dodatkową funkcjonalność / uzupełnienie systemu finansowo-księgowego pozwalającą na przechowywanie dokumentów powiązanych z dokonywanymi zapisami księgowymi w elektronicznej postaci (np. w formie ich obrazów).

Równocześnie Spółka przewiduje, że część Dokumentacji zakupowej może być skanowana przez Spółkę we własnym zakresie. W tym zakresie Spółka przewiduje skanowanie Dokumentów zakupowych otrzymanych w wersji papierowej wraz z procesem (...) przez wyznaczonych pracowników Spółki jak i odpowiednie weryfikowanie w ramach ustalonej procedury oraz zapisywanie skanów tych Dokumentów zakupowych w stworzonym archiwum, które w zależności od finalnej decyzji Spółki prowadzone może być np. na dysku sieciowym Spółki lub w tzw. chmurze w dedykowanej bezpiecznej lokalizacji lub w dedykowanej bazie danych stanowiącej dodatkową funkcjonalność / uzupełnienie systemu finansowo-księgowego (tzw. Repozytorium, o którym szerzej mowa w punkcie wyżej).

Niemniej niezależnie od tego czy skanowanie Dokumentów zakupowych wraz z procesem ich (...) będzie prowadzone przez Usługodawcę czy przez Spółkę we własnym zakresie, Dokumentacja zakupowa będzie archiwizowana według jednolitych standardów. Dokumentacja zakupowa będzie przechowywana w jednym, tym samym archiwum (w zależności od ostatecznej decyzji Spółki co do formy archiwum), niezależnie od podmiotu odpowiedzialnego za obsługę na początkowym etapie procesu archiwizacji.

Dokumentacja zakupowa w formie elektronicznego archiwum może być przechowywana przez Spółkę na serwerach znajdujących się na terytorium Polski lub poza jej granicami.

W związku z wprowadzeniem elektronicznego archiwum Spółka będzie archiwizować wszystkie Dokumenty zakupowe jedynie w formie elektronicznej. Niniejsze oznacza, że po dokonaniu wszystkich wskazanych we wniosku działań mających na celu stworzenie elektronicznych wersji Dokumentów zakupowych a następnie zapisaniu i zabezpieczeniu ich np. na dyskach sieciowych Spółki, w tzw. chmurze lub tzw. Repozytorium, Spółka w celu ograniczenia kosztów związanych z przechowywaniem papierowych wersji Dokumentów zakupowych planuje ich utylizację.

Mając na uwadze powyższe Spółka pragnie również wskazać, że proces archiwizacji i przechowywania Dokumentów zakupowych (w tym ich skanowania), o którym mowa powyżej będzie przebiegać tak, że zapewnione zostaną następujące działania:

• Zapewnione zostaną przez Spółkę kontrole biznesowe, które będą dokonywane przez pracowników odpowiedzialnych merytorycznie za dany wydatek oraz przez pracowników działu księgowego Spółki. Każdy Dokument zakupowy (bez względu na formę w jakiej zostanie przesłany do Spółki) będzie bowiem kontrolowany przez upoważnione osoby odpowiadające za dany zakup (kontrola merytoryczna) jak i przez pracowników działu księgowego Wnioskodawcy (kontrola formalna). Autoryzacja Dokumentu zakupowego (w tym w szczególności faktur) dokonywana przez Spółkę będzie potwierdzać m.in. że towar lub usługa, której Dokument zakupowy (w szczególności faktura) został rzeczywiście dostarczony na rzecz Spółki oraz że Dokument zakupowy (w szczególności faktura) jest zgodny np. z umową lub zamówieniem zawartym pomiędzy Wnioskodawcą a kontrahentem oraz, że Dokument zakupowy rzeczywiście pochodzi od kontrahenta. W konsekwencji powyższego wyłącznie te Dokumenty zakupowe, które zostały pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez Spółkę będą księgowane przez dział księgowości Spółki i odpowiednio kwalifikowane dla celów podatkowych Spółki (w przypadku błędów/niezgodności Spółka będzie wyjaśniać z kontrahentami takie kwestie, co np. wiązać się będzie z otrzymywaniem przez Spółkę w kolejnym kroku korekty otrzymanych Dokumentów zakupowych (w szczególności faktur korygujących) naprawiających zidentyfikowane błędy/niezgodności).
• Treści zamieszczone na elektronicznej wersji Dokumentów zakupowych nie będą w żaden sposób odbiegać od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach, a planowany przez Usługodawcę/Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji uniemożliwi ingerencję w ich treść przez cały okres począwszy od momentu zarchiwizowania w formie elektronicznej Dokumentów zakupowych przez Usługodawcę/Spółkę, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (np. dzięki stosowaniu nieedytowalnych formatów plików takich jak PDF lub inne podobne). Powyższe umożliwi Spółce zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności archiwizowanych Dokumentów zakupowych.
• W każdym przypadku zeskanowane Dokumenty zakupowe będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych, które zawierają. Elektroniczna forma Dokumentów zakupowych będzie stanowić każdorazowo wierne i wyraźne odzwierciedlenie ich wersji papierowych i będzie możliwa do odczytu i wydrukowania w każdym czasie.
• Wybrane rozwiązanie, w oparciu o które stworzone zostanie tzw. elektroniczne archiwum Spółki, zapewniać będzie, że dostęp i wgląd do elektronicznych wersji Dokumentów zakupowych będzie możliwy tylko dla osób wyznaczonych przez Spółkę oraz odpowiednio zabezpieczony (np. poprzez login oraz hasło przypisany danej osobie).
• Sposób przechowywania Dokumentów zakupowych w elektronicznym archiwum zapewniać będzie bezpieczeństwo danych / możliwość ich odtworzenia również w przypadku awarii.
• Elektroniczne wersje Dokumentów zakupowych (w tym skany faktur dokumentujących nabycie towarów i usług otrzymywanych w wersji papierowej) będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
• Wnioskodawca zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej, Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej lub innemu stosownemu organowi skarbowemu na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. Dokumentów zakupowych oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
• W przypadku, gdy ww. Dokumenty zakupowe będą przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, sposób ich przechowywania będzie umożliwiać naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej, Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej lub innemu stosownemu organowi skarbowemu, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Ponadto, Spółka pragnie wskazać, że zarówno obecnie jak i w przyszłości będzie przechowywać wszelką Dokumentację zakupową do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego tj. co do zasady co najmniej do czasu upływu 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Dodatkowo, Spółka pragnie nadmienić, że ponoszone przez nią wydatki, wynikające z Dokumentów zakupowych będących przedmiotem niniejszego wniosku, będą w całości lub w części związane z wykonywanymi przez Nią czynnościami opodatkowanymi VAT według stawki podstawowej lub obniżonej.

Archiwum elektroniczne będzie również zawierało m.in. datę wpływu poszczególnych Dokumentów zakupowych do Spółki. W kontekście powyższego Spółka zaznacza również, że w zakresie Dokumentacji zakupowej, która będzie skanowana przez Usługodawcę może mieć miejsce sytuacja, że Dokumenty zakupowe będą przekazywane przez kontrahentów Spółki bezpośrednio do Usługodawcy (tj. z pominięciem Spółki) jako podmiotu upoważnionego przez Spółkę do odbioru Dokumentacji zakupowej w imieniu i na Jej rzecz. W takiej sytuacji Spółka powiadomi swoich kontrahentów o zmianie adresu na jaki powinni dostarczać m.in. faktury za nabyte przez Spółkę towary i usługi. Mając na uwadze powyższe należy wskazać, że w tym przypadku podmiotem odpowiedzialnym za odbiór Dokumentów zakupowych (w tym faktur) w imieniu i na rzecz Spółki może być Usługodawca.

Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny Spółka chciałaby potwierdzić wybrane implikacje podatkowe związane z wprowadzeniem opisanej procedury archiwizacji dokumentów.

Pytania

1)Czy w świetle ustawy o VAT, w szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie / przechowywanie Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych?

2)Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo lub mają wpływ na odliczenie podatku naliczonego (zawierających kwoty VAT) otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych na zasadach ogólnych, tj. przy założeniu związku danego wydatku z działalnością opodatkowaną VAT (dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego) oraz braku wystąpienia przesłanek wskazanych w art. 88 ustawy o VAT?

3)Czy w przypadku procesu skanowania Dokumentów zakupowych przez Usługodawcę, w ramach którego papierowe Dokumenty zakupowe byłyby dostarczane przez dostawców Spółki bezpośrednio do Usługodawcy (celem ich skanowania wraz z (...)), dla celów określenia momentu powstania prawa do odliczenia VAT naliczonego w ramach opisanego rozwiązania, za dzień otrzymania faktury zakupowej w rozumieniu art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT należałoby uznać dzień wpływu przedmiotowej faktury do Usługodawcy?

Państwa stanowisko w sprawie

Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż:

1)W świetle ustawy o VAT, w szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie / przechowywanie Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych.

2)Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo lub mają wpływ na odliczenie podatku naliczonego (zawierających kwoty VAT) otrzymanych od dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych, na zasadach ogólnych, tj. przy założeniu związku danego wydatku z działalnością opodatkowaną VAT (dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego) oraz braku wystąpienia przesłanek wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.

3)W przypadku procesu skanowania Dokumentów zakupowych przez Usługodawcę, w ramach którego papierowe Dokumenty zakupowe byłyby dostarczane przez dostawców Spółki bezpośrednio do Usługodawcy (celem ich skanowania wraz z (...)), dla celów określenia momentu powstania prawa do odliczenia VAT naliczonego w ramach opisanego rozwiązania, za dzień otrzymania faktury zakupowej w rozumieniu art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT należy uznać dzień wpływu przedmiotowej faktury do Usługodawcy.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania 1

a)Regulacje z zakresu przepisów prawa podatkowego

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT: Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (...).

Art. 112a ustawy o VAT wskazuje natomiast, iż:

1.Podatnicy przechowują:

1)wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2)otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2.Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

3.Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

4.Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Dodatkowo, zgodnie z art. 106m ustawy o VAT:

1.Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

2.Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

3.Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

4.Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

5.Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1)kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2)elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych

3)Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy Ordynacja Podatkowa: Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Zgodnie natomiast z art. 70 § 1 OP: Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

b)Warunki przechowywania Dokumentacji zakupowej

Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawca pragnie wskazać, że przepisy podatkowe, w szczególności regulacje ustawy o VAT, nie precyzują formy przechowywania dokumentów (tj. formy papierowej bądź elektronicznej), o których mowa w przytoczonych powyżej przepisach. Regulacje ustawy o VAT nie wskazują również żadnych szczegółowych zasad w przedmiotowym zakresie dla dokumentów (w tym w szczególności faktur) przechowywanych elektronicznie (poza sytuacją, w której faktury elektroniczne przechowywane są poza terytorium kraju).

W konsekwencji, w ocenie Spółki należy uznać, że wskazane powyżej regulacje dotyczące przechowywania dokumentów, w tym faktur, muszą być spełnione zarówno w odniesieniu do dokumentów przechowywanych w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Mając na uwadze powyższe, dla stwierdzenia, że w ramach procedury elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych, o której mowa w niniejszym wniosku, Dokumenty zakupowe w formie elektronicznej będą przechowywane zgodnie z przepisami ustawy o VAT, konieczne jest łączne spełnienie następujących warunków:

1)Dokumentacja przechowywana będzie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego tj. co najmniej do czasu upływu 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;

2)Dokumentacja przechowywana będzie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie;

3)Zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów (w szczególności faktur) od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania;

4)W przypadku podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju faktury przechowywane będą na terytorium kraju. Spełnienie przedmiotowego warunku nie jest wymagane w przypadku faktur przechowywanych poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

5)Zapewniony zostanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych elektronicznie, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Spółki, w świetle ustawy o VAT dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych z uwagi na fakt, że łącznie spełnione zostaną wszystkie wymienione powyżej warunki wynikające z ustawy o VAT.

W szczególności należy wskazać, że:

Ad 1

Jak wynika z opisu rozważanych przez Spółkę rozwiązań, Dokumentacja zakupowa w formie elektronicznego archiwum lub archiwizowana w systemie mieszanym przechowywana będzie przez Spółkę w sposób uniemożliwiający ingerencję w ich treść przez cały okres począwszy od momentu zarchiwizowania Dokumentów zakupowych, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Ad 2

Rozważany przez Spółkę sposób archiwizacji przewiduje przechowywanie Dokumentów zakupowych w formie elektronicznej w sposób umożliwiający ich szybką lokalizację i dostęp do dokumentów, przykładowo za wybrany okres rozliczeniowy. W zakresie dokumentów przechowywanych w elektronicznym archiwum, Spółka będzie mieć możliwość szybkiego zlokalizowania i pobrania elektronicznej formy Dokumentów zakupowych (skanów) dotyczących danego okresu rozliczeniowego.

Ad 3

Zgodnie z przytoczonym powyżej art. 106m ust. 2 ustawy o VAT, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast w myśl art. 106m ust. 3 ustawy o VAT, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Z uwagi na fakt, iż regulacje ustawy o VAT nie definiują pojęcia czytelności faktury, istotne w tym zakresie pozostaje odwołanie się do jej słownikowej definicji. I tak, zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego Wydawnictwa Naukowego PWN (https://sjp.pwn.pl/szukaj/czytelny.html), „czytelny” oznacza:

1.«łatwy do odczytania»

2.«zrozumiały»

Mając na uwadze powyższe, czytelność faktury należy rozumieć jako łatwość jej odczytania i zrozumiałość.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Spółka pragnie wskazać, że jak wynika z przedstawionego opisu rozważanych rozwiązań, treści zamieszczone na Dokumencie zakupowym archiwizowanym elektronicznie nie będą w żaden sposób odbiegać od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach, a planowany przez Usługodawcę/Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji (np. nieedytowalny format plików takich jak PDF lub inne podobne) uniemożliwi ingerencję w treść Dokumentów Zakupowych przez cały okres ich przechowywania (tj. pozwoli na zachowanie integralności ich treści). Ponadto, wykorzystywane w tym celu oprogramowanie uniemożliwiać będzie nanoszenie jakichkolwiek zmian w treści zeskanowanego dokumentu tworząc tym samym wierną elektroniczną wersję danego Dokumentu zakupowego. Dodatkowo dzięki wprowadzonym kontrolom biznesowym Spółka będzie dokonywać w szczególności kontroli i weryfikacji danych wynikających z otrzymywanych Dokumentów zakupowych z posiadanymi informacjami dotyczącymi danego kontrahenta wystawiającego dany Dokument zakupowy oraz informacjami o zrealizowanej dostawie lub usłudze (czym zagwarantuje autentyczność ich pochodzenia). Ponadto, w każdym przypadku zeskanowane Dokumenty zakupowe będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych, które zawierają (czytelność). Elektroniczna forma Dokumentów zakupowych będzie stanowić każdorazowo wierne i wyraźne odzwierciedlenie ich wersji papierowych i będzie możliwa do odczytu i wydrukowania w każdym czasie.

Proces skanowania zapewniony przez Usługodawcę lub Spółkę odbywać będzie się zatem w sposób umożliwiający zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności Dokumentów zakupowych, w tym w szczególności faktur.

Ad 4

Spółka pragnie wskazać, że Dokumentacja zakupowa w formie elektronicznego archiwum przechowywana będzie przez Spółkę na serwerach znajdujących się na terytorium Polski lub poza jej granicami. W przypadku przechowywania przedmiotowej dokumentacji poza granicami Polski, Spółka zapewni, że sposób jej przechowywania w formie elektronicznej umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, dostęp on-line do tej dokumentacji za pomocą środków elektronicznych.

Ad 5

Planowany przez Spółkę sposób archiwizacji przewiduje przechowywanie Dokumentów zakupowych w formie elektronicznej (skanów) w sposób umożliwiający ich szybką lokalizację i dostęp do dokumentów, przykładowo za wybrany okres rozliczeniowy. W tym zakresie Spółka będzie mieć możliwość szybkiego zlokalizowania i pobrania Dokumentów zakupowych dotyczących danego okresu rozliczeniowego. W konsekwencji, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej Dokumentów zakupowych, a także danych z nich wynikających.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, w świetle ustawy o VAT dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej), o ile spełnione zostaną wskazane powyżej warunki wynikające z art. 112a oraz w art. 106m ustawy o VAT. Zdaniem Wnioskodawcy, warunki te zostaną przez Niego spełnione, co Spółka wykazała powyżej.

Dopuszczalność na gruncie przepisów o VAT elektronicznej archiwizacji dokumentów otrzymywanych w formie papierowej została potwierdzona wielokrotnie w wydawanych interpretacjach indywidualnych, przykładowo:

• w interpretacji indywidualnej z 30 września 2019 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.329.2019.4.RMA, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że: „Jak wynika z wniosku, rozważana przez Wnioskodawcę elektroniczna archiwizacja faktur i powiązane z nią procedury będą zapewniały przyporządkowanie faktur do okresów rozliczeniowych, w sposób umożliwiający ich odszukanie, będą zapewniały również integralność treści faktur oraz ich czytelność, przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki. Jednocześnie sposób zbierania i przetwarzania faktur będzie zapewniał weryfikację autentyczności ich pochodzenia. Ponadto wszystkie uprawnione organy podatkowe, w tym naczelnik urzędu skarbowego i naczelnik urzędu celno-skarbowego, będą mogły uzyskać dostęp do tych faktur oraz możliwość pobrania i przetwarzania danych w nich gromadzonych. Wnioskodawca wypełni zatem wskazane w art. 112a ustawy warunki przechowywania otrzymanych faktur. Wdrożona będzie również kontrola biznesowa, pozwalająca na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów, co wypełni zapisy art. 106m ustawy. Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia (Spółka będzie dokonywać szczegółowej kontroli danych dotyczących danego kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi informacjami), integralność treści (m.in. poprzez zapis w nieedytowalnym formacie elektronicznym) i czytelność faktur (poprzez zapewnienie odpowiedniej jakości, aby dokonać wyraźnego odczytu danych) zarchiwizowanych elektronicznie. Biorąc pod uwagę przedstawione okoliczności sprawy oraz powołane przepisy prawa należy uznać, że planowany sposób przechowywania oraz archiwizowania przez Wnioskodawcę faktur wyłącznie w formie elektronicznej będzie spełniał wymogi stawiane przez przepisy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, zarówno dla dokumentów otrzymanych pierwotnie w formie papierowej (zeskanowanych), jak i otrzymanych w formie elektronicznej”.
• w interpretacji indywidualnej z 23 sierpnia 2018 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.432.2018.1.MN, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że: „(...) obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych”.
• w interpretacji indywidualnej z 8 maja 2018 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.168.2018.1.KB, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że: „(...) przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie papierowej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich i ich poboru zapewniającego możliwość odczytu obrazu oraz zapewnienia możliwości przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.”
• w interpretacji indywidualnej z 9 sierpnia 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.320.2023.4.KF, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że: „(...) W związku z powyższym, przechowując faktury w sposób przedstawiony we wniosku, zachowają Państwo (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy i niezaistnieniu przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur, potwierdzających wydatki ponoszone przez Państwa, przechowywanych i archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionej w niniejszej sprawie procedury.”

Mając na uwadze przedstawioną powyżej argumentacje oraz stanowiska organów podatkowych Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w świetle ustawy o VAT, w szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT dopuszczalne jest archiwizowanie / przechowywanie Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT: W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniami niemającymi zastosowania w przedmiotowej sprawie).

Z kolei w świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 i pkt 2 lit. a) ustawy o VAT: Kwotę podatku naliczonego stanowi: 1) suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi, 2) w przypadku importu towarów - kwota podatku wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego.

Natomiast w świetle art. 86 ust. 10 ustawy o VAT: Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Natomiast art. 86 ust. 10b ustawy o VAT wskazuje, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego co do zasady powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Analiza powyższych przepisów wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi w sytuacji, gdy spełnione zostaną określone warunki tj. (i) odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług, (ii) nabywane towary i usługi w odniesieniu do których został naliczony podatek są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, (iii) w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, oraz (iv) podatnik otrzymał fakturę dokumentującą zakup lub w przypadku importu towarów dokument celny. Poza wskazanymi powyżej przesłankami pozytywnymi dającymi prawo do odliczenia VAT naliczonego, konieczny jest również brak wystąpienia przesłanek negatywnych określonych przez ustawodawcę w art. 88 ustawy o VAT.

Po spełnieniu powyższych warunków, w ocenie Spółki, będzie ona uprawniona do odliczenia kwoty VAT wynikającej z otrzymanych Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach ogólnych. Zdaniem Spółki, sposób późniejszego przechowywania faktur zakupowych, dokumentów celnych oraz innych Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego dokumentujących dokonane zakupy pozwoli na przyjęcie konkluzji, że Spółka spełnia wszystkie warunki uprawniające do odliczenia podatku naliczonego. W ocenie Spółki, nie ma przy tym znaczenia, że Dokument zakupowy, który zgodnie z przepisami daje prawo do odliczenia podatku naliczonego będzie następnie przechowywany przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, przy zastosowaniu określonej w stanie faktycznym procedury elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych.

Spółka pragnie również wskazać, że analiza przepisów ustawy o VAT przedstawiona przez Wnioskodawcę w ramach uzasadnienia do pytania nr 1 wskazuje, że przepisy ustawy o VAT nie określają, w jakiej formie faktury zakupowe, dokumenty celne oraz inne Dokumenty zakupowe, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego muszą być przechowywane. Co więcej, z analizy ww. przepisów należy wywieść, iż podatnik ma dowolność co do wyboru formy przechowywania Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego - tj. może zdecydować się na archiwizację wyłącznie w formie elektronicznej.

Skoro bowiem podatnicy uprawnieni są (po spełnieniu dodatkowego warunku odnoszącego się do zapewnienia dostępu do dokumentów, o którym mowa w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT) do przechowywania poza terytorium kraju otrzymanych przez siebie faktur (oraz analogicznie dokumentów celnych i innych dokumentów, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego) w formie elektronicznej, przy czym przepis nie ogranicza swojej dyspozycji wyłącznie do faktur (analogicznie dokumentów celnych i innych Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego) otrzymanych również w takiej formie, to analogicznie należy wnioskować, że faktury, dokumenty celne oraz inne Dokumenty zakupowe, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego, mogą być w formie elektronicznej przechowywane także w sytuacji, gdy zostały otrzymane w formie papierowej, a dopiero następnie nadano im formę elektroniczną dla potrzeb archiwizacji.

W konsekwencji, zdaniem Spółki, skoro ustawa o VAT jest podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie zawartości, formy i sposobu przechowywania faktur papierowych (innych papierowych Dokumentów zakupowych) i ustawa ta dopuszcza wprost możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej (analogicznie również innych Dokumentów zakupowych), to nie powinno budzić wątpliwości, iż w takiej formie dozwolone jest przechowywanie Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego, otrzymanych przez podatnika w formie papierowej.

Na poparcie swojego stanowiska Spółka pragnie wskazać, iż także sądy wielokrotnie orzekały, że przechowywanie egzemplarzy papierowych faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne i nie narusza prawa wspólnotowego. W powyższej kwestii wypowiadał się również Naczelny Sąd Administracyjny (dalej: „NSA”):

• w wyroku z 7 marca 2013 r., o sygn. I FSK 681/12 NSA przywołał ugruntowane już orzecznictwo odwołujące się do sytuacji przedstawionej w opisie stanu faktycznego / zdarzenia przyszłego i stwierdził: „(...) w sytuacji gdy ustawodawca krajowy nie skorzystał z opcji przewidzianej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE, nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur. Istotne jest bowiem przede wszystkim to, by zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści przechowywanych faktur”.
• w wyroku z 3 listopada 2009 r., o sygn. I FSK 1169/08 sąd uznał: „Naczelny Sąd Administracyjny nie podziela zapatrywania Sądu I instancji o istnieniu w dyrektywie 112 bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie w jakiej są wysyłane. Jedyne co można w tej materii wywnioskować z dyrektywy to to, że kopia faktury może być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej. (...) Rozważania powyższe prowadzą do wniosku, że nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne”.

W świetle powyższego, nie powinno budzić wątpliwości, że opisana przez Spółkę procedura elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawa. Spółka pragnie również podkreślić, że - jak wskazano w uzasadnieniu do pytania nr 1 niniejszego wniosku - opisany przez nią system przechowywania Dokumentów zakupowych (w tym faktur, dokumentów celnych oraz innych Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego) w formie elektronicznej lub w systemie mieszanym (tj. częściowo w papierze, a częściowo w formie elektronicznej) pozwoli na bezzwłoczne udostępnienie ich organom podatkowym i organom kontroli skarbowej, a także pozwoli na ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych Dokumentach zakupowych w wersji elektronicznych. W konsekwencji, tak zarchiwizowane Dokumenty zakupowe będą wystarczającym dowodem w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej/celno-skarbowej.

Podsumowując, w opinii Wnioskodawcy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur zakupowych, dokumentów celnych oraz innych Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego, otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych, na zasadach ogólnych, tj. przy założeniu związku danego wydatku z działalnością opodatkowaną VAT (dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego) oraz braku wystąpienia przesłanek wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w wydanych interpretacjach indywidualnych, przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 sierpnia 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.320.2023.4.KF, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 4 marca 2019 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.62.2019.1.MK, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 stycznia 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.672.2018.3.PR.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania 3

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT: Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Natomiast art. 86 ust. 10b ustawy o VAT wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego co do zasady powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Jak wynika z przedstawionego w ramach niniejszego wniosku opisu rozważanych przez Spółkę rozwiązań, w przypadku skanowania Dokumentów zakupowych przez Usługodawcę, może mieć miejsce sytuacja, że Dokumentacja zakupowa będzie przekazywana przez kontrahentów Spółki bezpośrednio do Usługodawcy (tj. z pominięciem Spółki) jako podmiotu upoważnionego przez Spółkę do odbioru Dokumentacji zakupowej w imieniu i na Jej rzecz. Spółka powiadomi swoich kontrahentów o zmianie adresu, na jaki powinni dostarczać m.in. faktury za nabyte przez Spółkę towary i usługi.

Mając na uwadze powyższe należy wskazać, iż podmiotem odpowiedzialnym za odbiór Dokumentów zakupowych w tym faktur w imieniu i na rzecz Spółki może być Usługodawca. Usługodawca bowiem jako podmiot wspierający Spółkę we wdrożeniu procesu elektronicznej archiwizacji Dokumentów zakupowych będzie podmiotem upoważnionym do odbioru i dalszego przetwarzania otrzymanej dokumentacji, tj. jej skanowania wraz z (...).

Kwestia momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego oraz termin jego realizacji w przypadku otrzymywania dokumentacji przez działający w imieniu i na rzecz podatnika podmiot wspierający go we wdrożeniu rozwiązań w zakresie elektronicznej archiwizacji dokumentów była przedmiotem analizy w ramach wydanych interpretacji indywidualnych.

Przykładowo w interpretacji indywidualnej z 19 czerwca 2013 r., sygn. IPTPP2/443-256/13-2/PR, Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi wskazał, że: „Dla powstania prawa do odliczenia i terminu jego realizacji decydujące znaczenie ma data otrzymania faktury. W przedmiotowej sprawie upoważnionym przez Wnioskodawcę do odbioru faktur będzie podmiot zewnętrzny, a zatem otrzymanie faktur przez ten podmiot wywołuje skutki prawnopodatkowe dla Zainteresowanego. (...) W przedmiotowej sprawie należy stwierdzić, iż momentem otrzymania przez Wnioskodawcę faktury jest jej odbiór przez podmiot zewnętrzny posiadający upoważnienie do odbioru faktur. W przypadku, gdy prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, to data odbioru faktury przez podmiot zewnętrzny jest datą powstania prawa do odliczenia przez Wnioskodawcę podatku naliczonego. Wskazane natomiast przez Wnioskodawcę techniczne rozwiązania dotyczące rejestrowania otrzymanych dokumentów (poprzez ich skanowanie) nie mogą decydować o ustaleniu terminu otrzymania faktury przez podatnika”.

Powyższe stanowisko zostało potwierdzone przykładowo w interpretacjach indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 stycznia 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.672.2018.3.PR. oraz z 4 marca 2019 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.62.2019.1.MK.

Mając na uwadze powyższe, dla celów określenia momentu powstania prawa do odliczenia VAT naliczonego w ramach opisanego rozwiązania, tj. w odniesieniu do korzystania z usług Usługodawcy, w ramach których papierowe Dokumenty zakupowe byłyby dostarczane przez dostawców Spółki bezpośrednio do Usługodawcy (celem ich skanowania wraz (...)), za dzień otrzymania faktury zakupowej w rozumieniu art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT należałoby uznać dzień wpływu przedmiotowej faktury do Usługodawcy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361) zwanej dalej ustawą:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Stosownie do art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Wszelkie dane jakie powinna zawierać faktura wymienione zostały w art. 106e ust. 1 ustawy.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Stosownie do § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określono przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument księgowy zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1)kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2)elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3)Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

1)wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2)otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Wątpliwości Spółki dotyczą ustalenia, czy dopuszczalne jest archiwizowanie (przechowywanie) Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej bez konieczności ich przechowywania w formie papierowej.

Odnosząc się zatem do wątpliwości Spółki w pierwszej kolejności należy przeanalizować, czy sposób przechowywania Dokumentów zakupowych jest zgodny z przepisami ustawy o VAT.

W odniesieniu do ww. wątpliwości należy również wskazać, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).

Z opisu sprawy wynika, że w ramach prowadzonej działalności Spółka otrzymuje Dokumenty zakupowe tj. faktury dokumentujące nabycie towarów i usług, faktury korygujące, duplikaty faktur, załączniki do faktur, paragony z NIP oraz inne dokumenty zakupowe, w tym dokumenty potwierdzające nabycie towarów i usług przez pracowników Spółki w ramach obowiązków służbowych, które są otrzymywane w formie papierowej.

Spółka rozważa stworzenie tzw. archiwum elektronicznego, w którym przechowywane będą zeskanowane papierowe wersje Dokumentów zakupowych, jak i Dokumentacja zakupowa otrzymana elektronicznie. Skanowanie Dokumentów zakupowych wraz z procesem ich (…) zlecone zostanie podmiotowi zewnętrznemu tj. Usługodawcy.

Zeskanowane wersje ww. dokumentów przekazane Spółce przez Usługodawcę weryfikowane będą przez Spółkę w ramach ustalonej procedury a następnie archiwizowane w archiwum elektronicznym (np. na dysku sieciowym, w tzw. chmurze lub Repozytorium). Dokumenty zakupowe mogą zostać również zeskanowane przez Spółkę we własnym zakresie na zasadach wskazanych powyżej. Dokumentacja zakupowa archiwizowana będzie według jednolitych standardów, w tym samym archiwum.

W ramach procesu archiwizacji zapewnione zostaną przez Spółkę kontrole biznesowe dokonywane przez pracowników odpowiedzialnych merytorycznie. Dokonywana będzie autoryzacja Dokumentu zakupowego dotycząca zgodności np. z umową lub zamówieniem oraz że ww. Dokument rzeczywiście pochodzi od kontrahenta. Dokumenty zweryfikowane i zaakceptowane zostaną przekazane do działu księgowości.

Treści zamieszczone w elektronicznej wersji Dokumentów zakupowych nie będą w żaden sposób odbiegać od treści zawartych w ich papierowych odpowiednikach. Uniemożliwiona będzie ingerencja w ich treść przez cały okres od momentu zarchiwizowania w formie elektronicznej do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zeskanowane ww. Dokumenty będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych w nich zawarty. Powyższe pozwoli Spółce na zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności archiwizowanych Dokumentów zakupowych.

Elektroniczne wersje Dokumentów zakupowych przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka przechowywać będzie Dokumentację zakupową w formie elektronicznego archiwum na serwerach znajdujących się na terytorium Polski lub poza jej granicami. Zapewniony zostanie jednak dostęp naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej, Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej lub innemu organowi na żądanie do ww. Dokumentów oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania Dokumentów zakupowych poza terytorium kraju Spółka umożliwi ww. organom dostęp on-line do faktur.

Spółka planuje utylizację papierowych wersji Dokumentów zakupowych po dokonaniu powyższych działań.

Jak już wspomniano powyżej prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro do faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, paragonów oraz innych dokumentów z fakturami zrównanych przechowywanych w archiwum elektronicznym na zasadach opisanych powyżej, zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, oraz Spółka umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie (również on-line), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, przy jednoczesnym niszczeniu papierowych oryginałów po zastosowaniu przez Spółkę rzetelnych procedur w ramach kontroli biznesowej, to opisany sposób ich przechowywania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Stanowisko Spółki, w zakresie pytania nr 1, uznaję za prawidłowe.

Wątpliwości Spółki, dotyczą także prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z Dokumentów zakupowych przechowywanych jedynie w formie elektronicznej przy założeniu związku danego wydatku z działalnością opodatkowaną VAT (dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego) oraz braku wystąpienia przesłanek wskazanych w art. 88 ustawy.

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy. W myśl tego przepisu:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi

1) suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi;

2) w przypadku importu towarów - kwota podatku:

a) wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,

b) należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a,

c) wynikająca z deklaracji importowej, w przypadku, o którym mowa w art. 33b,

d) wynikająca z decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2-3 i art. 34;

3) zryczałtowany zwrot podatku, o którym mowa w art. 116 ust. 6;

4) kwota podatku należnego z tytułu:

a) świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca,

b) dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 podatnikiem jest ich nabywca,

c) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 9,

d) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 11;

5) (uchylony)

6) różnica podatku, o której mowa w art. 30c ust. 2;

7) u podatnika, o którym mowa w art. 16, kwota stanowiąca równowartość 22% kwoty należnej z tytułu dostawy nowego środka transportu, nie wyższa jednak niż kwota podatku zawartego w fakturze stwierdzającej nabycie tego środka lub dokumencie celnym, albo podatku zapłaconego przez tego podatnika od wewnątrzwspólnotowego nabycia tego środka.

Zgodnie z treścią art. 86 ust. 8 ustawy:

Podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą:

1) dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami;

2) (uchylony)

3) dostawy towarów, o której mowa w art. 43 ust. 1 pkt 16.

Z treści art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy wynika, że podatnik podatku od towarów i usług, który dokonuje dostawy towarów lub świadczenia usług poza terytorium kraju, zachowuje prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, przy spełnieniu określonych warunków. Przepis ten powinien być rozumiany w ten sposób, że upoważnia do odliczenia podatku naliczonego nie tyle w sytuacji, gdy podatnik podatku od towarów i usług wykazuje podatek należny z tytułu wykonywania na terytorium kraju czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, ale gdy wykazuje fakt dostawy towarów lub świadczenia usług, które z uwagi na przepisy dotyczące miejsca świadczenia opodatkowane są poza terytorium kraju.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Ponadto, zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy:

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

a) (uchylona)

b) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,

c) usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Podkreślić jednocześnie należy, że prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie, niezależnie od tego, czy serwery, na których przechowywane są faktury znajdują się w Polsce lub poza jej terytorium. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Należy zatem stwierdzić, że w stosunku do Dokumentów zakupowych tj. faktur lub dokumentów z nimi zrównanych, które otrzymane w wersji papierowej będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, Spółka nie utraci nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w związku z dokonanymi zakupami towarów i usług, zgodnie z art. 86 ust. 1 i następne ustawy. Przy czym istotne jest, aby otrzymywane przez Spółkę ww. Dokumenty, nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, co będzie oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.

Tym samym, stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 2 uznaję za prawidłowe.

Wątpliwości Spółki odnoszą się również do możliwości uznania, że dla celów określenia momentu powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego w ramach opisanej procedury za dzień otrzymania faktury zakupowej w rozumieniu art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy będzie dzień wpływu faktury do Usługodawcy.

W myśl art. 86 ust. 10 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Stosownie do art. 86 ust. 10b ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w:

1) ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny;

2) ust. 2 pkt 4 lit. c - powstaje zgodnie z ust. 10, pod warunkiem że podatnik:

a) (uchylona),

b) uwzględni kwotę podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów w deklaracji podatkowej, w której jest on obowiązany rozliczyć ten podatek;

3) ust. 2 pkt 4 lit. a, b i d - powstaje zgodnie z ust. 10, pod warunkiem że podatnik uwzględni kwotę podatku należnego z tytułu tych transakcji w deklaracji podatkowej, w której jest on obowiązany rozliczyć ten podatek.

Powyższe oznacza, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy, można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

• powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,
• doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,
• podatnik jest w posiadaniu (otrzymał) faktury dokumentującej tę transakcję.

Zgodnie z art. 86 ust. 10c ustawy:

Przepis ust. 10 stosuje się odpowiednio do całości lub części zapłaty uiszczanej przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi.

Na mocy art. 86 ust. 11 ustawy:

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

W myśl art. 86 ust. 13 ustawy:

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej:

1) za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, albo

2) za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, po okresie rozliczeniowym, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego

- nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

W kontekście ww. przepisów należy stwierdzić, że termin odliczenia podatku VAT naliczonego uzależniony jest m.in. od powstania obowiązku podatkowego z tytułu czynności będącej źródłem podatku naliczonego. Zatem jeżeli obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności powstanie u dostawcy towarów czy usług, to u podatnika będącego odbiorcą tej czynności, po spełnieniu również innych warunków wynikających z ustawy, powstanie także prawo do odliczenia, którego źródłem jest ta właśnie czynność. Jednocześnie, aby podatnik mógł skorzystać z prawa od odliczenia podatku VAT musi posiadać dokument (fakturę), z którego to prawo wynika.

W sytuacji gdy podatnik nie zrealizował prawa do odliczenia podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy (art. 86 ust. 10 ustawy), obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego można dokonać w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy). Natomiast gdy podatnik nie dokona odliczenia to ma prawo dokonania takiej czynności poprzez skorygowanie deklaracji za okres, w którym to prawo powstało, jednak nie później niż w ciągu 5 lat licząc od początku roku w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego (art. 86 ust. 13 ustawy).

Podkreślić należy, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie definiują pojęcia „otrzymania”. W związku z tym, w pierwszej kolejności sięgnąć należy do znaczenia słownikowego tego pojęcia. W myśl Słownika Języka Polskiego „otrzymanie” oznacza dostanie czegoś, bycie odbiorcą czegoś. Otrzymującym jest osoba, której dana rzecz została przedłożona.

Zatem otrzymanie faktury jest czynnością faktyczną. Data jej rzeczywistego odbioru, co do zasady, decydować będzie o terminie, w którym Spółka będzie miał prawo do rozliczenia podatku w niej wykazanego.

W związku z powyższym, kluczową kwestią jest określenie podmiotu upoważnionego do odbioru faktury (w szerszym kontekście) jak również momentu otrzymania faktury w kontekście osób ją odbierających. W niewielu bowiem przypadkach faktury są odbierane przez samych podatników (w przypadku podatników - osób fizycznych), czy też są odbierane przez osoby działające w charakterze organów danego podatnika. Przyjąć należy, że otrzymaniem faktury jest jej odebranie przez jakąkolwiek osobę, działającą w tym zakresie w imieniu i za wiedzą podatnika. I tak przykładowo, fakturą otrzymaną będzie faktura odebrana przez pracownika spółki - podatnika, czy też przez członka rodziny podatnika - osoby fizycznej. Zatem błędnym byłoby założenie, że otrzymanie faktur następuje dopiero wówczas, gdy faktury wpłyną do siedziby firmy (miejsca prowadzenia przez nią działalności), jeśli wcześniej zostały one odebrane przez upoważnioną do tego osobę lub jej przedstawiciela.

Powyższy pogląd podziela Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 19 października 2006 r., sygn. I FSK 83/06, w którym to Sąd stwierdza, że moment otrzymania faktury:

„(…) musi uwzględniać cel, któremu służy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług, a także specyfikę prowadzenia działalności przez danego podatnika. Dlatego pod pojęciem „otrzymania faktury przez podatnika” należy rozumieć wszelkie sytuacje gdy pracownik albo osoba występująca w imieniu podatnika otrzymała taką fakturę i nadała jej odpowiedni bieg, przekazując do właściwej komórki prowadzącej rozliczenia podatkowe.”

Ponadto Sąd wskazał, że:

„Jeśli (…) podatnik przedstawiał w stanowisku co do zebranych materiałów dowodowych sposób działania wielooddziałowej spółki, jaką jest P., podnosząc, że jej pracownicy pracują na terenie całego kraju, gdzie odbierają faktury od wystawców, przekazując je następnie do siedziby spółki i wywodził, że daty wpływu oznaczane w tej siedzibie na fakturach stanowią daty dokumentujące wewnętrzny obieg faktur w spółce, a nie daty otrzymania faktur przez spółkę (jej pracownika), to kwestia ta powinna zostać przed wydaniem decyzji przez ten organ wyjaśniona, przy wykorzystaniu takich środków dowodowych, na jakie pozwalają przepisy Ordynacji podatkowej. Nie można bowiem przy tego rodzaju działalności przyjmować domniemania, że podatnik otrzymał fakturę dopiero gdy zarejestrowano ją w księgowości. (…). Twierdzenie podatnika o otrzymywaniu faktur przez pracowników lub osoby wykonujące określone prace na rzecz spółki od wystawców tych faktur było logiczne w świetle podawanej przez niego specyfiki działalności spółki, a także inwestycji prowadzonej przez spółkę w Z., zaś okoliczność, że w księgowości w siedzibie spółki opatrywano faktury określoną datą nie świadczyła jeszcze o tym, że te faktury nie były już wcześniej w posiadaniu spółki.”

Z opisu sprawy wynika, że może mieć miejsce sytuacja, w której Dokumenty zakupowe dotyczące Spółki będą przekazywane przez kontrahentów bezpośrednio do Usługodawcy tj. z pominięciem Spółki. Usługodawca będzie podmiotem upoważnionym przez Spółkę do odbioru Dokumentacji zakupowej w imieniu i na rzecz Spółki. Spółka, w takiej sytuacji, powiadomi swoich kontrahentów o zmianie adresu na jaki powinni dostarczać m.in. faktury za nabyte przez Spółkę towary i usługi.

Kwestia pełnomocnictwa została uregulowana w przepisach art. 98 - art. 109 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1610 ze zm.), zwanej dalej Kodeksem cywilnym.

Zgodnie z art. 95 § 1 i § 2 Kodeksu cywilnego:

Z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych albo wynikających z właściwości czynności prawnej, można dokonać czynności prawnej przez przedstawiciela.

Czynność prawna dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego.

W myśl art. 96 Kodeksu cywilnego:

Umocowanie do działania w cudzym imieniu może opierać się na ustawie (przedstawicielstwo ustawowe) albo na oświadczeniu reprezentowanego (pełnomocnictwo).

Stosownie do art. 98 Kodeksu cywilnego:

Pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu. Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności.

Zgodnie z art. 99 § 1 i § 2 Kodeksu cywilnego:

Jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie.

Pełnomocnictwo ogólne powinno być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie.

Jak wynika z ww. przepisów Kodeksu cywilnego, pełnomocnictwo - to jednostronne oświadczenie osoby (mocodawcy), na mocy którego inna osoba (pełnomocnik) staje się upoważniona do działania w imieniu mocodawcy. Zatem każda czynność wykonana przez pełnomocnika w imieniu mocodawcy i w zakresie udzielonego pełnomocnictwa wywoła skutki bezpośrednio w sferze prawnej mocodawcy.

Uwzględniając powyższe, stwierdzić należy, że czynnością faktyczną w zakresie momentu otrzymania Dokumentu zakupowego przez Spółkę, w sytuacji wpływu ww. Dokumentu do Usługodawcy, będzie jego odbiór przez Usługodawcę na podstawie upoważnienia udzielonego przez Spółkę do tej czynności. Spółka będzie mieć prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, pod warunkiem powstania obowiązku podatkowego w odniesieniu do nabytych towarów i usług, faktycznego ich nabycia oraz otrzymania faktury przez Usługodawcę - jako czynności faktycznej - dokumentującej tę transakcję.

W konsekwencji, za dzień odebrania Dokumentu zakupowego należy uznać dzień wpływu do Usługodawcy faktury lub dokumentu z nią zrównanego. Spółka będzie miała prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadku odebrania Dokumentu zakupowego przez Usługobiorcę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym Usługodawca otrzymał ww. Dokument, przy zachowaniu pozostałych warunków wskazanych w ustawie o podatku od towarów i usług.

W związku z tym, stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 3 uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Jesteśmy ściśle związani z przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Ponadto, pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną przedstawiamy jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje, jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwa do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).