Co zrobić w sytuacji, gdy termin dostawy towaru nie jest zgodny z datą sprzedaży wynikającą z faktury

Przede wszystkim należy wyjaśnić, że:

• przez dostawę towarów rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania nimi jak właściciel,
• usługą jest każde świadczenie niebędące dostawą towarów,
• przez wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT) rozumie się przeniesienie na nabywcę prawa do rozporządzania nimi jak właściciel, w wyniku której towary są wywożone z terytorium kraju na terytorium innego państwa członkowskiego UE,
•  obowiązek podatkowy na zasadzie ogólnej z tytułu dostawy towarów na terytorium kraju oraz z tytułu świadczenia usług na terytorium kraju powstaje z chwilą przeniesienia na nabywcę prawa do rozporządzania towarami jak właściciel dokonania dostawy towarów, a przypadku usług z chwilą ich wykonania.

Faktura dokumentująca dostawę towarów lub świadczenie usług w swojej treści powinna m.in zawierać:

• datę jej wystawienia,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.

Zgodnie z ogólną zasadą fakturę należy wystawić najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów lub wykonano usługę.

Poniżej odpowiedzi na poszczególne pytania.

Ad 1). To na nas jako na podatnikach VAT ciąży obowiązek oraz ryzyko wystawiania faktur z zachowaniem terminów ich wystawienia. Z tego też względu jeżeli fakturę wystawimy na 60 dni przed planowanym dniem dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, to z upływem 60. dnia mamy do czynienia z tzw. pustą fakturą, jeżeli nie wykonaliśmy naszego świadczenia. Nie dokumentuje ona bowiem jakiegokolwiek świadczenia. Z tego też względu po naszej stronie nie powstał obowiązek podatkowy z tytułu dostawy towarów lub wykonania usług. Należy jednak mieć na uwadze to, że jeżeli osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, którą otrzyma jej adresat, z wykazaną w niej kwotą podatku, co do zasady jest obowiązana do jego zapłaty. Stąd też aby uchronić się od obowiązku zapłaty tegoż podatku należy najpóźniej z upływem 60. dnia od wystawienia faktury (w naszym przypadku w kwietniu 2024 r.) wystawić fakturę korygującą do zera.

Podobnie będzie jeżeli wystawimy fakturę z 60-dniowym wyprzedzeniem, którą otrzyma jej adresat, podczas gdy sama transakcja nie dojdzie do skutku. W takim przypadku, aby uchronić się przed obowiązkiem zapłaty podatku wynikającego z wprowadzonej do obrotu pustej faktury, należy wystawić fakturę korygującą do zera.

Ad 2). W przepisach ustawy VAT nie została zamieszczona regulacja, z której by wynikało, że każda dostawa może być rozłożona w czasie (tzw. dostawa ciągła), kiedy to fakturę należałoby wystawić po jej zakończeniu. Z przepisów tych wynika natomiast bezwzględny obowiązek wystawienia faktury najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonaliśmy dostawy towarów na rzecz podatnika prowadzącego działalność gospodarczą.

Odnosząc to do wspomnianej w pytaniu dwuetapowej dostawy towarów należy powiedzieć, że skoro dostawą towarów jest przeniesienie prawa do rozporządzania nimi jak właściciel, i skoro w przepisach ustawy VAT nie ma regulacji odnoszącej się do wystawiania faktur z tytułu wieloetapowych dostaw towarów dokonywanych w kolejnych miesiącach, tym samym najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonaliśmy dostawy, należy wystawić fakturę dokumentującą dostawę dokonaną w tym miesiącu.

W związku z tym fakturę z tytułu dostawy towarów, która miała miejsce w marcu można było wystawić w lutym. Również i fakturę za dostawę towarów w kwietniu można było wystawić w lutym, jeżeli dostawa nastąpiła w ciągu 60 dni od dnia jej wystawienia. Jeżeli natomiast kwietniowa dostawa miała miejsce po upływie tych 60 dni, to (o czym wspomniałem wyżej) powinniśmy skorygować fakturę wystawioną w lutym, a na okoliczność dostawy kwietniowej wystawić fakturę najpóźniej do 15 maja.

Ad 3). Przez WDT rozumie się wywóz towarów z terytorium kraju na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego UE. Obowiązek podatkowy z tego tytułu powstaje z chwilą wystawienia faktury, którą co do zasady należy wystawić najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po dostawie WDT.

Przy dostawie WDT, dla której stawka podatku VAT wynosi 0%, prawo do jej stosowania przysługuje pod warunkiem, że przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej (pliku JPK_V7) za okres rozliczeniowy, w którym powstał obowiązek podatkowy posiadamy dowody, że towary będące przedmiotem WDT zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego UE.

Jeżeli przed upływem wspomnianego wyżej terminu nie posiadamy dowodów, że towary zostały wywiezione z terytorium kraju do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego UE, to w takim przypadku tej dostawy WDT nie wykazujemy w rejestrze VAT oraz w pliku JPK_V7 za ten okres. Dostawę tę wykazujemy w rejestrze VAT za następny okres rozliczeniowym, jeżeli do upływu terminu na złożenie pliku JPK_V7 za ten następny okres posiadamy dowody potwierdzające wywóz towarów z terytorium kraju do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego UE.

Jeżeli przed upływem terminu do złożenia pliku JPK_V7 za ten następny okres rozliczeniowy także nie posiadamy dowodów potwierdzających wywóz towarów z kraju do innego państwa członkowskiego UE, to w takim przypadku dostawę tę wykazujemy w rejestrze VAT i w pliku JPK_V7 jako dostawę krajową opodatkowaną stawką podatku VAT właściwą dla danego towaru.

Odnosząc to do pytania o wystawienie faktury przed dokonaniem dostawy WDT z 60-dniowym wyprzedzeniem, to uważam, że skoro taką dostawą jest wywóz towarów z kraju do innego państwa członkowskiego UE, tym samym nie jest możliwe wystawienie faktury z wyprzedzeniem, ponieważ towary nie zostały wywiezione z kraju, w związku z czym faktura nie dokumentuje transakcji WDT. 

Przez eksport towarów rozumie się dostawę towarów wysyłanych lub transportowanych z terytorium kraju poza terytorium UE, jeżeli ich wywóz jest potwierdzony przez właściwy organ celny określony w przepisach celnych. Obowiązek podatkowy z tytułu eksportu towarów powstaje z chwilą faktycznego wywozu towarów poza granice celne UE.

W przypadku eksportu fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym towary zostały wywiezione poza obszar celny UE. Możliwe jest również wystawienie faktury najwcześniej na 60 dni przed faktycznym wywozem wywozem towarów poza obszar celny UE. Jednakże w takim przypadku faktura nie wywołuje skutków prawnych, ponieważ nie dokumentuje ona eksportowej dostawy towarów.

Ad 4). Przychodem z działalności są przychody należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane. Za datę uzyskania przychodu uważa się dzień wydania towaru albo dzień wystawienie faktury albo dzień otrzymania należności (w zależności od tego, co nastąpi pierwsze).

Jeżeli więc faktura wystawiona przed wydaniem towaru, którą otrzymał kontrahent, będzie zobowiązywała go do zapłaty wynikającej z niej należności na naszą rzecz, to w takim przypadku mamy do czynienia z podatkowym przychodem należnym.

Marian Szałucki

doradca podatkowy