Czy pełnomocnictwo z wygasłym certyfikatem elektronicznym jest prawidłowe
PROBLEM
Wpłynęła oferta wykonawcy będącego spółką z o.o. Wykonawca załączył do oferty pełnomocnictwo udzielone 4 października 2023 r. i podpisane elektronicznie z taką datą przez upoważnioną osobę. Otwarcie ofert nastąpiło 16 lipca 2024 r. Podczas weryfikacji podpisu pojawił się taki komunikat: "Certyfikat zweryfikowano warunkowo pozytywnie - Certyfikat wygasł. Brak znacznika czasu uniemożliwia stwierdzenie, czy podpis elektroniczny był ważny w momencie jego składania". Czy takie pełnomocnictwo należy uznać za prawidłowe? Czy wezwać do uzupełnienia?
RADA
W razie braku możliwości samodzielnego zweryfikowania ważności certyfikatu na dzień podpisania pełnomocnictwa, należy zwrócić się do wykonawcy o złożenie na podstawie art. 128 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, wyjaśnień co do terminów obowiązywania certyfikatu podpisu elektronicznego i jego ewentualnego okresu zawieszenia.
UZASADNIENIE
Oceniając sytuację przedstawioną w pytaniu należy przede wszystkim odnieść się do treści art. 18 ustawy z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, który mówi:
Art. 18
1. Podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczna weryfikowane za pomocą certyfikatu wywołują skutki prawne, jeżeli zostały złożone w okresie ważności tego certyfikatu.
2. Podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczna złożone w okresie zawieszenia certyfikatu wykorzystywanego do jego weryfikacji nie wywołują skutków prawnych. Informacja o zawieszeniu certyfikatu jest udostępniana w ramach usługi informowania o statusie certyfikatu.
3. Po uchyleniu zawieszenia certyfikatu, skutek prawny podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej weryfikowanych tym certyfikatem złożonych w trakcie zawieszenia następuje z chwilą uchylenia tego zawieszenia.
Sam fakt wygaśnięcia certyfikatu nie oznacza, że pełnomocnictwo zostało wystawione nieprawidłowo. Istotne jest by na dzień opatrzenia dokumentu podpisem elektronicznym istniał ważny certyfikat podpisu. Najczęściej ze szczegółowego raportu weryfikującego podpis da się odczytać, czy w dniu złożenia podpisu certyfikat był ważny (np. dokonując weryfikacji przez stronę www.weryfikacjapodpisu.pl). W sytuacji jednak, gdyby nie można było odczytać tych informacji, należy zwrócić się do wykonawcy na podstawie art. 128 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych o złożenie wyjaśnień dotyczących ważności certyfikatu podpisu elektronicznego i potencjalnego zawieszenia jego ważności w tym czasie. Gdyby okazało się, że na dzień złożenia podpisu certyfikat nie był ważny lub był zawieszony, należy wezwać wykonawcę na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp do złożenia prawidłowo wystawionego pełnomocnictwa.
Na marginesie, jakkolwiek bez zbadania tego dokumentu trudno się stanowczo wypowiadać co do jego prawidłowości, to jednak doświadczenie podpowiada, że podpis mógł być złożony prawidłowo. Tego typu informacja o warunkowym zweryfikowaniu certyfikatu, który już wygasł, zdaje się sugerować, że w październiku 2023 r. certyfikat był ważny, ale po 9 miesiącach od tego czasu upłynęła już ważność certyfikatu.
art. 18 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 422),
art. 128 ust. 1, ust. 4 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 z późn. zm.).
Piotr Wiśniewski
specjalista prawa zamówień publicznych
POTRZEBUJESZ POMOCY?