Obieg i kontrola dokumentów finansowo-księgowych

Polityka rachunkowości to dokument, który funkcjonuje w każdej jednostce. Jest elementem rachunkowości wymaganym przez przepisy ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor). W „Rachunkowości Budżetowej” nr 3/2024 rozpoczęliśmy cykl dotyczący polityki rachunkowości i opisaliśmy podstawowe zasady rachunkowości, następnie omówiliśmy temat dokumentacji, jaką należy stworzyć, aby wprowadzić w swojej jednostce politykę rachunkowości, metody wyceny aktywów i pasywów i zasady ustalania wyniku finansowego, zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz zakładowy plan kont, który jest niezbędnym elementem polityki rachunkowości. W „Rachunkowości Budżetowej” nr 10/2024 opisaliśmy systemy służące ochronie danych. W bieżącym numerze skupimy się na zasadach obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.

Podstawą zapisu w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, które powinny być rzetelne, to znaczy zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne i wolne od błędów rachunkowych.

Obowiązek dokumentowania zapisów w księgach rachunkowych wynika z art. 20 ust. 1–5 uor. W świetle art. 20 ust. 5 uor, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach. Zapisy takie mogą również wystąpić w wyniku wprowadzenia do ksiąg rachunkowych dokumentów elektronicznych będących dowodami księgowymi.

Zasady przeprowadzania i dokumentowania kontroli dokumentów księgowych są ustalane w „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych”. Ustalając sposób postępowania w zakresie kontrolowania dokumentów księgowych, kierownik jednostki powinien uwzględnić specyfikę jej działalności, wielkość jednostki oraz liczbę zatrudnionych w niej pracowników.