Obowiązki księgowe związane z zakończeniem roku w jednostce budżetowej

Zakończenie roku w jednostkach budżetowych związane jest z licznymi przygotowaniami i wdrożeniem wielu procedur. Jest to proces wielowymiarowy, który wymaga zachowania pewnych zasad wprowadzonych przez ustawodawcę, gwarantujących rzetelność i wiarygodność zgromadzonych danych, na podstawie których będzie możliwe prawidłowe zamknięcie ksiąg rachunkowych oraz rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki w sprawozdaniu finansowym.

Organizacja prac związanych z zakończeniem roku

Zasady prowadzenia i zamykania ksiąg rachunkowych zostały opisane w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor). Zgodnie z art. 24 uor, księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.

• księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty;
• księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych;
• księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:
• udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych,
• zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,
• w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych,
• zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych;