Jak dokonać zwrotu środków dla pracownika za zakupy dokonane na rzecz szkoły

Jesteśmy publiczną szkołą ponadpodstawową, której organem prowadzącym jest powiat. Chcemy ,,odejść" od transakcji gotówkowych. Niestety, nie wszyscy kontrahenci chcą wystawiać faktury, których formą płatności jest przelew. Czy prawidłowe jest dokonywanie zwrotu środków pieniężnych na konto bankowe pracownika, jeżeli za wiedzą dyrektora jednostki dokonał zakupów na rzecz szkoły, płacąc swoją prywatną kartą płatniczą? Czy w szkole publicznej można dokonać pracownikowi zwrotu środków pieniężnych na jego konto bankowe za dokonane przez niego zakupy na rzecz szkoły (została wystawiona faktura: nabywca: powiat, odbiorca: szkoła, za które zapłacił swoją prywatną kartą płatniczą)? Jakie w tym zakresie wprowadzić regulacje wewnętrzne? Jeżeli nie ma takiej możliwości, to jakie przepisy tego zakazują?