Arkusze spisu z natury jako druki ścisłego zarachowania – uregulowania, kontrola zużycia, forma elektroniczna

Brak bezpośrednich przepisów ogólnych powoduje, że jednostki mają trudności z formalnym uregulowaniem i standaryzacją postępowania z arkuszami spisu z natury. W praktyce pojawiają się wątpliwości:

• czy arkusze spisu z natury należy traktować jako druki ścisłego zarachowania i jaka jest podstawa prawna ich ewidencjonowania,

• czy można sporządzać arkusze w formie elektronicznej, np. w arkuszach kalkulacyjnych lub systemach inwentaryzacyjnych,

• w jaki sposób dokumentować spisy z natury w jednostkach stosujących różne metody spisu dla różnych składników majątku, np. aktywa trwałe komputerowo, a zapasy materiałów ręcznie.

Arkusze spisowe są znormalizowanymi drukami służącymi do udokumentowania faktu przeprowadzenia inwentaryzacji rzeczowych składników majątkowych metodą spisu z natury. Ujmuje się w nich informacje na temat ilości i wartości aktywów trwałych i obrotowych będących rzeczywiście na stanie jednostki w czasie przeprowadzania spisu.

Arkusze spisowe stanowią dokumenty księgowe własne wewnętrzne jednostki w rozumieniu art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor).

Aby zapewnić rzetelność przeprowadzanego spisu z natury, druki arkuszy spisowych powinny być objęte szczególnymi zasadami ewidencji i kontroli, odpowiednimi dla druków ścisłego zarachowania, czyli różnych formularzy stosowanych w jednostkach organizacyjnych, objętych ewidencją i kontrolą.

Formularze zaliczane do druków ścisłego zarachowania podlegają ewidencji i kontroli przez cały czas posiadania ich przez jednostkę, czyli od chwili zakupu, przez okres ich przechowywania przed wydaniem do zużycia, wykorzystywania przez bezpośrednich użytkowników, aż po zwrot kopii wykorzystanych druków i ich archiwizację. Arkusze spisu z natury są w tym zakresie wyjątkiem, ponieważ nie muszą być poddane szczególnej kontroli i ewidencji już bezpośrednio po zakupie, a stają się drukami ścisłego zarachowania dopiero z chwilą ich ponumerowania przed bezpośrednim wydaniem użytkownikom.