Jak szkoła powinna rozliczyć zakup książek bez faktury VAT

Szkoła zamówiła książki w sklepie internetowym. Podczas składania zamówienia wybrano płatność przelewem. Książki zostały do szkoły przysłane w połowie grudnia, niestety do dnia dzisiejszego nie otrzymaliśmy faktury. Nie możemy skontaktować się z firmą, która te książki nam przesłała. Nie odbierają telefonów, ani nie odpisują na maila. Mamy jedynie mail z potwierdzeniem dokonania zamówienia, w którym znajdują się dane firmy i numer ich rachunku bankowego. Obawiamy się, że faktury od nich możemy równie dobrze nie dostać nigdy, albo też mogą nam ją przysłać w następnym roku, wraz z wezwaniem do zapłaty (termin płatności na pewno już minął). Zbliża się koniec roku, chcielibyśmy rozliczyć się z tą firmą i zapłacić za otrzymane książki. Jak powinniśmy postąpić w tej sytuacji, aby nie narazić się na zarzut przekroczenia dyscypliny budżetowej? Czy szkoła może dokonać płatności za otrzymany towar, nie posiadając dowodu zakupu w postaci wystawionej na nas faktury VAT? Szkoła nie dokonuje odliczeń VAT od faktur zakupu.