Jak dokonać korekty dokumentów rozliczeniowych ZUS w przypadku nadpłaty wynagrodzenia

Z wynagrodzenia za pracę można odliczyć pracownikowi w pełnej wysokości kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który zatrudniony nie zachował prawa do wynagrodzenia (art. 87 § 7 Kodeksu pracy). W przypadku takiego odliczenia:

• nie jest wymagana zgoda pracownika (co potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 11 października 1994 r., I PRN 81/94, OSNP 1995/5/65),
• nie występują ograniczenia odnoszące się do potrąceń z pensji, np. w postaci kwoty wolnej,
• nie koryguje się listy płac ani dokumentacji rozliczeniowej ZUS.

Inaczej jest w sytuacji, gdy pracownik otrzymał zawyżoną należność, np. z powodu błędnych wyliczeń pracodawcy.

Nadpłata wynagrodzenia z powodu pomyłki pracodawcy. W sytuacji nadpłaty wynagrodzenia pracownikowi postępowanie podmiotu zatrudniającego powinno wyglądać następująco:

Krok 1. Przeliczenie listy płac, na której uwzględniono nadpłacone świadczenie, i ustalenie kwoty, która powinna zostać zwrócona przez podwładnego.

Krok 2. Wystąpienie do osoby, której nadpłata dotyczy, o jej zwrot (np. na konto firmowe) lub o zgodę na piśmie na jej potrącenie na liście płac – dokonując takiego potrącenia należy pamiętać, że nie może ono:

• przekraczać 1/2 wynagrodzenia netto oraz
• naruszać kwoty wolnej od potrąceń wynoszącej 100% ustawowej płacy minimalnej netto.

Krok 3. Dokonanie korekty deklaracji oraz raportów rozliczeniowych.

Krok 4. Rozliczenie zwrotu nienależnie pobranego przez pracownika świadczenia zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Co ważne, gdyby pracodawca podjął decyzję o zaniechaniu ubiegania się o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia, wówczas nie byłoby podstaw ani do przeliczania listy płac, ani do korygowania dokumentów rozliczeniowych. W takich okolicznościach należałoby uznać, że pracodawca w miesiącu zawyżenia wynagrodzenia wypłacił pracownikowi dodatkowe świadczenie za pracę, podlegające zarówno opodatkowaniu, jak i oskładkowaniu.

Wyznaczanie kwoty do zwrotu przez pracownika. Pracownik zwracający nadpłaconą mu pensję powinien oddać kwotę netto nadpłaty, powiększoną o różnicę między zaliczką podatkową wyliczoną pierwszorazowo od pensji uwzględniającej nadpłatę premii a zaliczką na podatek obliczoną od płacy już skorygowanej.

Nie chodzi tu więc o zwrot kwoty brutto zawierającej składki na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne.

Taki wniosek można wysnuć z treści art. 41b ustawy o pdof, zgodnie z którym jeżeli podatnik dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, to przy ustaleniu wysokości bieżącej zaliczki na podatek pracodawca odejmuje od dochodu kwotę dokonanych zwrotów, łącznie z pobranym podatkiem (zaliczką).

A zatem wyznaczenie kwoty, jaką powinna zwrócić osoba, która otrzymała zbyt wysokie wynagrodzenie, w pierwszej kolejności wymaga przeliczenia listy płac, tak by uwzględnić prawidłową (nie zawyżoną) wysokość pensji. Dzięki temu możliwe będzie ustalenie różnic w kwotach netto i zaliczkach na podatek przed korektą i po niej.

Korygowanie dokumentów ZUS. Nadpłata pensji, której zwrot wymaga zgody pracownika, powoduje konieczność skorygowania dokumentów rozliczeniowych ZUS, co polega na wykazaniu w nich prawidłowej podstawy składek. Korektę należy sporządzić za miesiąc, w którym pracodawca wypłacił wynagrodzenie w zawyżonej wysokości.

Komplet korygujących dokumentów rozliczeniowych powinien składać się z:

• raportu ZUS RCA, w którym pracodawca rozliczy składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od prawidłowych podstaw wymiaru składek,
• deklaracji ZUS DRA, w której pracodawca zamieści dane dotyczące wszystkich osób ubezpieczonych (tj. zarówno tych, za które zostały prawidłowo rozliczone składki i świadczenia w poprzednim komplecie dokumentów, jak i osoby, za którą został sporządzony raport korygujący).

W wyniku sporządzenia i przesłania do ZUS omawianej korekty powstanie nadpłata składek na:

• ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
• Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i FGŚP (jeśli pracodawca miał obowiązek naliczyć je od kwoty nienależnego wynagrodzenia).

Nadpłacone składki ZUS zaliczy z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek. Jeśli pracodawca nie ma żadnych zaległości składkowych ani bieżących zobowiązań do zapłaty, ZUS zaliczy nadpłatę na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik złoży wniosek o jej zwrot.

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

wyrok SN z 11 października 1994 r. (I PRN 81/94, OSNP 1995/5/65)