Prawo do odliczenia VAT z faktur z nazwą skróconą zarejestrowaną VAT-R i NIP-8 - Interpretacja indywidualna z dnia 25 czerwca 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL1-2.4012.266.2025.1.SN

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

11 maja 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 11 maja 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy:

· prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych przez Państwa kontrahentów oraz wystawiania faktur, zawierających Nazwę Skróconą bez zobowiązania do wystawiania faktur korygujących lub not korygujących w zakresie Państwa nazwy (pytanie oznaczone we wniosku nr 1),

· prawa do odliczenia podatku naliczonego w sytuacji, gdy na otrzymanych przez Państwa fakturach umieszczono inną nazwę skróconą od Nazwy Skróconej zawartej w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R i NIP-8 – lecz na podstawie innych danych zawartych w fakturze, takich jak adres oraz numer identyfikacji podatkowej jest możliwa identyfikacja Spółki, bez konieczności korygowania Państwa nazwy za pomocą noty korygującej (pytanie oznaczone we wniosku nr 2).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

A. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej również: „Spółka”, „Wnioskodawca”) prowadzi działalność gospodarczą w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, prowadzącym działalność gospodarczą.

Pełna nazwa Spółki to „A. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” (dalej „Nazwa Pełna”), a skrócona nazwa Spółki zgodnie z regulacjami art. 160 § 2 Kodeksu spółek handlowych, to „A. sp. z o.o.” lub „A. spółka z o.o.” – zgodnie ze wskazanym przepisem, w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu „spółka z o.o.” lub „sp. z o.o.” w miejsce oznaczenia „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”.

Jednocześnie Spółka w zgłoszeniu aktualizacyjnym NIP-8 oraz w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R, jako nazwę skróconą wskazała „A. sp. z o.o.” (dalej: „Nazwa Skrócona”).

Nazwa (firma) jaka jest natomiast ujawniona w rejestrze przedsiębiorców KRS to „A. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Wnioskodawca podkreśla, że nie ma technicznej możliwości ujawnienia w rejestrze przedsiębiorców KRS Nazwy Skróconej w brzmieniu: „A. sp. z o.o.”.

Nie wszyscy kontrahenci mają możliwość zmieścić Nazwę Pełną Wnioskodawcy w używanych przez siebie programach komputerowych (pole na wpisanie firmy jest ograniczone pewną ilością znaków).

Nie wszyscy kontrahenci Spółki dysponują również wiedzą na temat prawidłowego brzmienia Nazwy Pełnej Wnioskodawcy.

W związku z powyższym zdarza się, iż nazwa Spółki na otrzymywanych fakturach zostaje skrócona. Skrócenie nazwy najczęściej odbywa się w następujący sposób: „A. sp. z o.o.” lub „A. spółka z o.o.”, tj. kontrahenci posługują się dopuszczoną przez Kodeks Spółek Handlowy nazwą skróconą Wnioskodawcy.

Zakresem niniejszego Wniosku objęte są faktury zakupu otrzymane od kontrahentów, które zawierają prawidłowy NIP Spółki i jej adres.

Ponadto, niniejszy Wniosek dotyczy zakupów, które pozostają w związku z działalnością opodatkowaną VAT Spółki.

Pytania

1.Czy Wnioskodawca może korzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych przez kontrahentów Wnioskodawcy oraz samemu wystawiać faktury, zawierające Nazwę Skróconą nie będąc jednocześnie zobowiązanym do wystawiania faktur korygujących lub not korygujących w zakresie nazwy Wnioskodawcy?

2.Czy w sytuacji, gdy na otrzymanych przez Wnioskodawcę fakturach umieszczono nazwę skróconą Wnioskodawcy (tj. A. spółka z o.o.) inną od Nazwy Skróconej zawartej w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R i NIP-8, lecz na podstawie innych danych zawartych w fakturze, takich jak adres oraz numer identyfikacji podatkowej jest możliwa identyfikacja Spółki, Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z przedmiotowych faktur bez konieczności korygowania nazwy za pomocą noty korygującej?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1

Wnioskodawca może korzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych przez kontrahentów Wnioskodawcy oraz samemu wystawiać faktury, zawierające Nazwę Skróconą nie będąc jednocześnie zobowiązanym do wystawiania faktur korygujących lub not korygujących w zakresie nazwy Wnioskodawcy.

Ad 2

W sytuacji, gdy na otrzymanych przez Wnioskodawcę fakturach umieszczono nazwę skróconą Wnioskodawcy (tj. A. spółka z o.o.) inną od Nazwy Skróconej zawartej w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R i NIP-8, lecz na podstawie innych danych zawartych w fakturze, takich jak adres oraz numer identyfikacji podatkowej jest możliwa identyfikacja Spółki, Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z przedmiotowych faktur bez konieczności korygowania nazwy za pomocą noty korygującej.

Uzasadnienie stanowiska w zakresie pytania 1

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2a, są obowiązani do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego albo organu właściwego na podstawie odrębnych przepisów. Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.

Ustęp 2b tego artykułu stanowi natomiast, iż zgłoszenie identyfikacyjne podatników wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego zawiera dane:

1)objęte treścią wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym, z wyłączeniem rejestru dłużników niewypłacalnych, przekazywane automatycznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego;

2)uzupełniające: skróconą nazwę (firmę), wykaz rachunków bankowych, adresy miejsc prowadzenia działalności, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej, dane kontaktowe, w przypadku osobowych spółek handlowych i podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców na zasadach określonych dla spółek osobowych – dane dotyczące poszczególnych wspólników, w tym ich identyfikatory podatkowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Ze względu na to, iż faktury VAT są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika i pełnią szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku od towarów i usług, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury.

Zgodnie z art. 106e ustawy o VAT, faktura powinna zawierać m.in. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy.

Tym samym należy uznać, iż dane dotyczące podatnika, znajdujące się na otrzymywanych przez niego fakturach VAT, m.in. pełna lub skrócona nazwa firmy, co do zasady, winny być znane organom podatkowym.

Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 ustawy o VAT.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest nie tylko od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, ale również od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Art. 88 ustawy o VAT zawiera zamknięty katalog przypadków, w których faktury nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego. Brak pełnej nazwy podatnika nie został wskazany w tym przepisie, jako przypadek, który pozbawia podatnika prawa do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego. Wskazany w art. 88 ustawy o VAT brak prawa do odliczenia podatku VAT dotyczy faktur, dla których wykazane w fakturze kwoty są niezgodne z rzeczywistością lub stwierdzają czynności pozorne.

Tym samym, należy stwierdzić, iż fakt zapisania na fakturze nazwy firmy w formie skróconej nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego, który wykazany został w takiej fakturze.

Wnioskodawca podkreśla, że stosowany na fakturach skrót nazwy Wnioskodawcy „sp. z o.o.” jest ogólnie znanym skrótem stosowanym w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, jest on także dopuszczalny ustawowo (art. 160 § 2 KSH) oraz nie powoduje jakichkolwiek wątpliwości co do tożsamości nabywcy.

Ponadto, stosowane przez kontrahentów na fakturach elementy nazwy Wnioskodawcy, nie są pomyłką w nazwie Wnioskodawcy, lecz są zgodne z elementami wskazanymi przez Wnioskodawcę w złożonym dokumencie NIP-8 oraz VAT-R dotyczącym Nazwy Pełnej i Nazwy Skróconej Wnioskodawcy.

Tym samym w przypadku, gdy Wnioskodawca otrzyma fakturę zakupu z Nazwą Skróconą, a zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, zakupione towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz nie wystąpią wyłączenia z art. 88 ustawy o VAT, wtedy Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego i nie będzie on zobowiązany do wystawiania not korygujących do otrzymanych od kontrahentów faktur zakupu.

W związku więc z dokonaniem przez Spółkę odpowiednich zgłoszeń w zakresie Nazwy Skróconej Wnioskodawcy na formularzach NIP-8 oraz VAT-R, stosowanie przez Wnioskodawcę na własnych fakturach sprzedaży oraz na wystawianych przez dostawców fakturach zakupu nazwy skróconej Wnioskodawcy A. sp. z o.o. będzie prawidłowe, bowiem w sposób jednoznaczny pozwoli organom podatkowym i innym uczestnikom obrotu gospodarczego identyfikację firmy Wnioskodawcy. W przypadku faktur zakupu Wnioskodawca będzie miał prawo doliczenia podatku VAT z tak wystawionych faktur i nie będzie zobowiązany do wystawiania do nich faktur lub not korygujących.

Podobnie wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 4 czerwca 2013 r., znak IPTPP1/443-218/13-3/MW, który stwierdził, iż „(...) w sytuacji, gdy zarówno nazwa skrócona, jak i pełna nazwa Spółki zostały wykazane w zgłoszeniu rejestracyjnym/identyfikacyjnym, to wystawione przez Spółkę oraz jej kontrahentów faktury zawierające nazwę skróconą podaną w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R są prawidłowe (...)”.

Podobne stanowisko zajął także przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w indywidualnej interpretacji podatkowej z 29 maja 2013 r., znak ITPP1/443-208/13/IK, a także Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 4 czerwca 2013 r., znak IPTPP1/443-218/13-3/MW, który stwierdził, iż „(…) w sytuacji, gdy zarówno nazwa skrócona, jak i pełna nazwa Spółki zostały wykazane w zgłoszeniu rejestracyjnym/identyfikacyjnym, to wystawione przez Spółkę oraz jej kontrahentów faktury zawierające nazwę skróconą podaną w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R są prawidłowe (...)”. Taką wykładnię przepisów przyjął także Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w indywidualnej interpretacji podatkowej z 29 maja 2013 r., znak ITPP1/443-208/13/IK. Analogiczne stanowisko przedstawił Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 21 czerwca 2017 r., znak 0115-KDIT1-1.4012.162.2017.1.AJ.

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy, w związku z dokonaniem odpowiednich zgłoszeń w zakresie Nazwy Skróconej Wnioskodawcy, Spółka może korzystać w obrocie gospodarczym przy wystawianiu faktur z Nazwy Skróconej zgłoszonej w dokumencie NIP-8 i VAT-R, nie będąc jednocześnie zobowiązanym do wystawiania faktur korygujących.

Wnioskodawca może także korzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych przez kontrahentów Wnioskodawcy zawierających skróconą nazwę Wnioskodawcy, zgłoszoną w dokumencie NIP-8 i VAT-R, bez konieczności wystawiania not korygujących. Jeżeli zakupione towary lub usługi mają związek z czynnościami opodatkowanymi podatkiem od towarów i usług i nie zachodzą wyłączenia z art. 88 ustawy o VAT, to otrzymane od kontrahentów faktury ze wskazaną Nazwą Skróconą Wnioskodawcy, stanowią podstawę do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego.

Uzasadnienie stanowiska w zakresie pytania 2

Należy zauważyć, że błąd w nazwie nabywcy (tj. umieszczenie na fakturze nazwy skróconej innej od Nazwy Skróconej zawartej w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R i NIP-8) przy jednoczesnym prawidłowym numerze NIP Spółki i prawidłowym adresie jest jedynie wadą techniczną, niewyłączającą możliwości prawidłowego określenia nabywcy towaru, a jednocześnie pozostającą bez znaczenia dla wysokości zobowiązania podatkowego.

Również w tym wypadku stosowany na fakturach skrót nazwy Wnioskodawcy „spółka z o.o.” jest ogólnie znanym skrótem stosowanym w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, jest on także dopuszczalny ustawowo (art. 160 § 2 KSH) oraz nie powoduje jakichkolwiek wątpliwości co do tożsamości nabywcy.

Nie można zatem stwierdzić, że wystawienie faktury z nazwą skróconą inną niż ujawnioną w formularzach NIP-8, czy też VAT-R pozbawia Wnioskodawcę prawa do odliczenia kwoty podatku naliczonego z niej wynikającego.

Jak wynika z przytoczonych w pierwszym pytaniu regulacji prawnych, prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest nie tylko od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, ale również od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony, jednakże nie wymienia opisanej we wniosku nieprawidłowości jako przesłanki negatywnej powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (oczywiście w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Wnioskodawca jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym, a zakupy towarów i usług udokumentowane fakturami będącymi przedmiotem wniosku, są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych.

Wobec powyższego stwierdzić należy, że w sytuacji, gdy na otrzymanych przez Wnioskodawcę fakturach umieszczono nazwę skróconą Wnioskodawcy inną od nazwy skróconej zawartej w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R, lecz na podstawie innych danych zawartych w fakturze, takich jak adres oraz numer identyfikacji podatkowej jest możliwa identyfikacja Spółki, Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z przedmiotowych faktur, pod warunkiem spełnienia przesłanek wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług.

Zastosowanie opisanej wyżej nazwy odbiorcy na fakturach nie powoduje błędu skutkującego koniecznością wystawienia not korygujących, gdyż nie wpływa to na prawidłowość tych dokumentów.

W związku z powyższym faktury te mogą stanowić podstawę do obniżenia kwot podatku należnego o kwoty podatku naliczonego z nich wynikające.

Powyższe stanowisko zostało potwierdzone w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 4 maja 2017 r., sygn. 0113-KDIPT1-1.4012.65.2017.1.MW.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawowe zasady wystawiania faktur uregulowane zostały w przepisach ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775), zwanej dalej ustawą.

Faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku od towarów i usług, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury.

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Elementy, które powinna zawierać faktura, określa art. 106e ustawy.

Stosownie do art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy:

Dane zawarte na fakturze muszą przede wszystkim umożliwiać jednoznaczną identyfikację stron transakcji gospodarczej, zarówno po stronie nabywcy, jak i sprzedawcy.

Ponadto, jak stanowi art. 106k ust. 1 ustawy:

Zatem treść ww. przepisu oznacza możliwość korygowania m.in. pomyłek w sposobie określenia nabywcy, np. błąd w nazwie, adresie lub numerze identyfikacyjnym. Wskazuje to, że w tym trybie mogą być prostowane jedynie pomyłki dotyczące tego konkretnego podatnika. W sytuacji, gdy nabywca otrzyma fakturę zawierającą błędy tylko w niektórych elementach nazwy, wówczas może je skorygować notą korygującą.

Na podstawie art. 106k ust. 3 pkt 3 ustawy:

Z przywołanych przepisów wynika, że w sytuacji, gdy nabywca otrzyma fakturę zawierającą błędy w elementach nazwy m.in. sprzedawcy lub nabywcy, może je skorygować notą korygującą.

Zgodnie z art. 106k ust. 4 ustawy:

Stosownie do art. 106j ust. 1 ustawy:

Z powyższych przepisów wynika, że fakturę wystawia sprzedawca, będący podatnikiem podatku od towarów i usług, w celu udokumentowania dokonanej sprzedaży towarów lub świadczonych usług. Faktura jest więc dokumentem stwierdzającym wystąpienie u podatnika okoliczności powodujących powstanie obowiązku podatkowego. Przepisy te określają elementy, które powinna zawierać faktura. Dane zawarte na fakturze muszą przede wszystkim umożliwiać jednoznaczną identyfikację stron transakcji gospodarczej, zarówno po stronie nabywcy, jak i sprzedawcy.

W myśl art. 160 ustawy z dnia 15 września 2000 r. (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 18 ze zm.) Kodeks spółek handlowych:

Zatem, co do zasady, celem wypełnienia dyspozycji wynikających z powołanych przepisów, w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną dane identyfikacyjne stanowią przede wszystkim nazwa pełna oraz nazwa skrócona. W fakturze ww. podatnicy powinni umieszczać nazwę pełną lub nazwę skróconą podaną w zgłoszeniu identyfikacyjnym oraz w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R.

Art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 237 ze zm.) stanowi, że:

Stosownie do art. 5 ust. 2b ww. ustawy:

Natomiast w myśl art. 5 ust. 3 ww. ustawy:

Ust. 4 wyżej powołanego artykułu stanowi, że:

Stosownie do art. 96 ust. 1 ustawy:

Wzór dokumentu VAT-R zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie podatku od towarów i usług określony został rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 9 marca 2020 r. w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją podatników w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. 2023 r. poz. 55).

Regulacje zawarte w § 1 ww. rozporządzenia określają wzór zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie podatku od towarów i usług, stanowiący załącznik nr 1 do rozporządzenia (VAT-R). W części B1 tego zgłoszenia – „Dane identyfikacyjne”, w poz. 12 należy podać nazwę pełną, natomiast w poz. 13 nazwę skróconą podatnika.

Zatem, co do zasady, celem wypełnienia dyspozycji wynikających z powołanych przepisów, w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną dane identyfikacyjne stanowią przede wszystkim nazwa pełna oraz nazwa skrócona.

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy. W myśl tego przepisu:

Z cytowanego wyżej art. 86 ust. 1 ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego.

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ponadto należy zauważyć, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Ten ostatni przepis określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jednakże z przesłanek wskazanych w art. 88 ustawy nie wynika, że występuje ograniczenie prawa do odliczenia podatku naliczonego w przypadku, gdy faktura dokumentująca sprzedaż towarów lub usług zawiera skróconą nazwę sprzedawcy lub nabywcy.

Z opisu sprawy wynika, że prowadzą Państwo działalność gospodarczą w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, będącej czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Państwa pełna nazwa to „A. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” („Nazwa Pełna”), a skrócona nazwa zgodnie z regulacjami art. 160 § 2 Kodeksu spółek handlowych, to „A. sp. z o.o.” lub „A. spółka z o.o.”.

W zgłoszeniu aktualizacyjnym NIP-8 oraz w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R, jako nazwę skróconą wskazali Państwo „A. sp. z o.o.” („Nazwa Skrócona”).

Nazwa (firma) jaka jest natomiast ujawniona w rejestrze przedsiębiorców KRS to „A. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Nie mają Państwo technicznej możliwości ujawnienia w rejestrze przedsiębiorców KRS Nazwy Skróconej w brzmieniu: „A. sp. z o.o.”.

Nie wszyscy kontrahenci mają możliwość zmieścić Państwa Nazwę Pełną w używanych przez siebie programach komputerowych. Nie wszyscy kontrahenci dysponują również wiedzą na temat prawidłowego brzmienia Państwa Nazwy Pełnej.

Zdarza się, iż Państwa nazwa na otrzymywanych fakturach zostaje skrócona. Najczęściej odbywa się to w następujący sposób: „A. sp. z o.o.” lub „A. spółka z o.o.”, tj. kontrahenci posługują się dopuszczoną przez Kodeks Spółek Handlowy nazwą skróconą Wnioskodawcy.

Zakresem niniejszego Wniosku objęte są faktury zakupu otrzymane od kontrahentów, które zawierają prawidłowy NIP Spółki i jej adres. Wniosek dotyczy zakupów, które pozostają w związku z działalnością opodatkowaną VAT Spółki.

Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności dotycząprawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych przez Państwa kontrahentów oraz wystawiania faktur, zawierających Nazwę Skróconą (A. sp. z o.o.) nie będąc jednocześnie zobowiązanym do wystawiania faktur korygujących lub not korygujących w zakresie Państwa nazwy (pytanie oznaczone we wniosku nr 1).

Odnosząc się do powyższych wątpliwości w pierwszej kolejności stwierdzić należy, iż w celu jednoznacznej identyfikacji podatkowej podatnik powinien posługiwać się taką nazwą, jaką wskazał w zgłoszeniu rejestracyjnym w zakresie podatku od towarów i usług, bądź zgłoszeniu aktualizacyjnym zmieniającym nazwę. Koniecznym jest zatem, by dane dotyczące podatnika podawane na fakturach były zgodne z danymi identyfikacyjnymi wskazanymi w tych zgłoszeniach.

Ponadto wskazać należy, że celem wystawienia faktury VAT jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, pełni ona bowiem szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze. Jeżeli natomiast faktura zawiera pomyłki dotyczące jakiejkolwiek pozycji lub po jej wystawieniu zaistniała którakolwiek przesłanka z art. 106j ust. 1 ustawy, powinna ona zostać skorygowana w ten sposób, aby odzwierciedlała faktycznie dokonaną transakcję między ściśle określonymi podmiotami gospodarczymi.

Z opisu sprawy wynika, że w zgłoszeniu w zgłoszeniu aktualizacyjnym NIP-8 oraz w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R, jako nazwę skróconą wskazali Państwo Nazwę Skróconą w brzmieniu A. sp. z o.o.

Mając na uwadze opis sprawy oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, że w przedmiotowej sytuacji, gdy Nazwa Skrócona umożliwiająca jednoznaczną identyfikację została wykazana w zgłoszeniu rejestracyjnym dla celów podatku VAT i jest znana organowi podatkowemu, to posługiwanie się nią na fakturach wystawianych przez Państwa jest/będzie prawidłowe.

Zatem skoro uproszczona nazwa Spółki (Nazwa Skrócona w postaci A. sp. z o.o.) została wykazana w zgłoszeniu rejestracyjnym, to prawidłowym jest/będzie posługiwanie się nią na wystawionych przez Państwa fakturach VAT, bez konieczności ich korygowania w zakresie Państwa nazwy.

Odnosząc się natomiast do Państwa wątpliwości związanych z prawem do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych przez Państwa kontrahentów, zawierających Nazwę Skróconą (A. sp. z o.o.) wskazać należy, że faktury muszą być wystawione zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego w tym względzie.

Jak już wskazano wyżej, prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze. A contrario, nie będzie można uznać za prawidłową faktury, gdy sprzecznie z jej treścią wykazuje ona zdarzenie gospodarcze, które w ogóle nie zaistniało bądź zaistniało w innych rozmiarach albo między innymi podmiotami. Elementy formalne faktury, wymagane przez art. 106b ust. 1 ustawy, mają wyłącznie znaczenie dowodowe. Jedynie braki merytoryczne faktury mogą wywołać skutek materialny w postaci zmian w przedmiocie lub podstawie opodatkowania, a także doprowadzić do niewłaściwego określenia wysokości podatku.

Jednocześnie z powołanych powyżej przepisów prawa wynika, że rozliczenie podatku naliczonego na zasadach określonych w art. 86 ust. 1 ustawy uwarunkowane jest tym, aby nabywane towary i usługi były wykorzystywane przez zarejestrowanego, czynnego podatnika VAT w ramach działalności gospodarczej do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

W analizowanym przypadku, faktury otrzymywane przez Państwa będą zawierały Nazwę Skróconą firmy, zawartą w zgłoszeniu aktualizacyjnym NIP-8 oraz w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R, prawidłowy NIP Spółki i jej adres. Ponadto są Państwo czynnym podatnikiem podatku VAT, a wniosek dotyczy zakupów, które pozostają w związku z Państwa działalnością opodatkowaną podatkiem VAT.

Wobec powyższego stwierdzić należy, że mają/będą mieli Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego z wystawionych przez Państwa kontrahentów faktur zawierających Nazwę Skróconą firmy, z uwagi na spełnienie przesłanek wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z art. 88 ustawy.

Podsumowując, mogą/będą mogli Państwo korzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych przez Państwa kontrahentów oraz mogą/będą mogli Państwo wystawiać faktury, zawierające Nazwę Skróconą bez zobowiązania do wystawiania faktur korygujących lub not korygujących w zakresie Państwa nazwy.

Zatem Państwa stanowisko odnoszące się do pytania oznaczonego we wniosku nr 1 jest prawidłowe.

Kolejna Państwa wątpliwość dotyczy prawa do odliczenia podatku naliczonego w sytuacji, gdy na otrzymanych przez Państwa fakturach umieszczono nazwę skróconą A. spółka z o.o – inną od Nazwy Skróconej zawartej w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R i NIP-8 – lecz na podstawie innych danych zawartych w fakturze, takich jak adres oraz numer identyfikacji podatkowej jest możliwa identyfikacja Spółki, bez konieczności korygowania Państwa nazwy za pomocą noty korygującej (pytanie oznaczone we wniosku nr 2).

W tym miejscu należy zauważyć, że nie wszystkie braki faktur wykluczają możliwość zweryfikowania prawidłowości ustalenia podatku. Błąd w nazwie nabywcy (tj. umieszczenie na fakturze niepełnej nazwy podatnika lub nazwy skróconej innej od nazwy skróconej zawartej w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R), przy jednoczesnym prawidłowym numerze NIP Spółki i prawidłowym adresie jest jedynie wadą techniczną, niewyłączającą możliwości prawidłowego określenia nabywcy towaru/usługi, a jednocześnie pozostającą bez znaczenia dla wysokości zobowiązania podatkowego.

Nie można zatem stwierdzić, że wystawienie faktury w przedmiotowy sposób pozbawia/pozbawi Państwa prawa do odliczenia kwoty podatku naliczonego z niej wynikającego.

Jak wynika bowiem z przytoczonych wyżej regulacji prawnych, prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest nie tylko od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, ale również od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony, jednakże nie wymienia ww. nieprawidłowości jako przesłanki negatywnej powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (oczywiście w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Jak już wyżej zauważono, są Państwo czynnym podatnikiem podatku VAT, a wniosek dotyczy zakupów, które pozostają w związku z Państwa działalnością opodatkowaną podatkiem VAT.

Zatem w sytuacji, gdy na otrzymywanych przez Państwa fakturach umieszczono nazwę skróconą inną od Nazwy Skróconej zawartej w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R, lecz na podstawie innych danych zawartych w fakturze, takich jak adres oraz numer identyfikacji podatkowej możliwa jest identyfikacja Spółki, mają/będą mieli Państwo prawo do odliczenia podatku naliczenia z przedmiotowych faktur, z uwagi na spełnienie przesłanek wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z art. 88 ustawy.

W przedmiotowej sytuacji nie występuje/nie wystąpi błąd skutkujący koniecznością wystawienia not korygujących, gdyż nie wpływa on na prawidłowość tych dokumentów. W związku z tym, faktury te mogą/będą mogły stanowić podstawę do obniżenia kwot podatku należnego o kwoty podatku naliczonego z nich wynikające.

W konsekwencji, mają/będą mieli Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego również w sytuacji gdy na otrzymanych przez Państwa fakturach umieszczono nazwę skróconą A. spółka z o.o. – inną od Nazwy Skróconej zawartej w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R i NIP-8 – lecz na podstawie innych danych zawartych w fakturze, takich jak adres oraz numer identyfikacji podatkowej jest możliwa identyfikacja Spółki, bez konieczności korygowania Państwa nazwy za pomocą noty korygującej.

Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 również jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

·stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz

·zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa:

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym/zdarzeniem przyszłym, Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym jego przedstawieniem. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej:

W związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (pytań). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniami nie mogą być, zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej, rozpatrzone.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.