Jak ująć w księgach zakup dostępu do usługi online

Jako jednostka budżetowa, która nie jest czynnym podatnikiem VAT zakupiliśmy dostęp do usługi online na okres 3 lat w kwocie 15 000 zł za całość. Jak ująć to w księgach rachunkowych? W roku 2025 mamy do zapłacenia kwotę w wysokości 2500 zł, reszta płatna w latach następnych. Dodam, że nie mam w polityce konta 640. Wstępnie wrzuciłam to wszystko w koszty w roku 2025, ale podczas księgowania wyskakuje mi komunikat, że koszty przekroczyły plan wydatków. Czy ująć to zobowiązanie w RB-Z, bo zobowiązanie jest, ale nie jest jeszcze wymagalne?