Fakturowanie sprzedaży na rzecz podmiotów zagranicznych i przez podmioty zagraniczne w KSeF

Coraz częściej mamy do czynienia z fakturami wystawianymi przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF). W 2026 r. w ten sposób będzie wystawiana przez podatników większość faktur. Pojawiają się w związku z tym pytania o zasady obowiązujące w przypadku sprzedaży na rzecz podmiotów zagranicznych oraz przez podmioty zagraniczne. W artykule omówione zostały zarówno obecnie obowiązujące w tym zakresie zasady, jak i zasady, które będą obowiązywać od 1 lutego 2026 r.

KSeF służy do wystawiania dokumentów uznanych za faktury według ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). Dlatego nie wystawimy za pomocą tego systemu dokumentów wewnętrznych, np. faktur wewnętrznych, które są często sporządzane, aby rozliczyć transakcje zagraniczne, takie jak WNT czy import. Dokumenty te muszą być nadal wystawiane poza systemem.

1. Jak obecnie można wystawiać i przekazywać faktury podmiotom zagranicznym, gdy korzystamy z KSeF

W obecnym stanie prawnym wystawianie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF jest zawsze dobrowolne, a dostarczanie takich faktur przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy (art. 106na ust. 2 ustawy o VAT).

Fakturami ustrukturyzowanymi przy użyciu KSeF dokumentowana może być również sprzedaż na rzecz podmiotów zagranicznych. Nie obowiązują w tym zakresie żadne szczególne regulacje. Dokumentowanie takiej sprzedaży fakturami wystawianymi przy użyciu KSeF odbywa się zatem na zasadach ogólnych. Oznacza to, że również w tym zakresie wystawianie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF jest dobrowolne, a dostarczanie takich faktur przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy.

Zauważyć przy tym należy, że rejestracja podatnika w KSeF wymaga posiadania polskiego NIP. Wyłącza to możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF przez podmioty zagraniczne, które nie posiadają nadanego polskiego NIP.